Cloud of on-premise CRM: wat past bij jouw organisatie?
Veel organisaties staan vroeg of laat voor de keuze: gaan we voor een cloudoplossing of houden we onze data liever lokaal, met een on-premise CRM-systeem? De opkomst van cloud-software is zo snel gegaan dat veel CRM-aanbieders niet eens meer on-premise software aanbieden. Toch krijgen wij door geopolitieke ontwikkelingen, cyberaanvallen en andere motieven regelmatig vragen van klanten over de mogelijkheden van de Archie CRM on-premisse-oplossing. Wij bieden beide opties aan van: CRM in de cloud en on-premise.
In dit artikel zetten we de verschillen, voordelen en nadelen van beide opties overzichtelijk op een rij. Zo kunt je een weloverwogen keuze maken die past bij jouw organisatie, werkwijze en toekomstplannen.
💡De basis: wat is het verschil?
On-premise betekent dat jouw gegevens en systemen actief zijn op servers die in eigen beheer zijn, vaak fysiek aanwezig in het bedrijfspand of in een eigen datacenter. Je bent dus zelf verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en de beveiliging van deze systemen.
Cloud houdt in dat gegevens worden opgeslagen en beheerd op externe servers van een gespecialiseerde leverancier. Je krijgt via internet toegang tot het systeem, wat veel flexibiliteit en schaalbaarheid biedt. Waar Archie CRM bewust kiest voor een Nederlandse cloud-aanbieder (zodat je weet waar je data staat en aan welke wet- en regelgeving deze voldoet) maken veel andere CRM-aanbieders gebruik van buitenlandse partijen. Dat is niet per se verkeerd, maar het is goed om hier scherp op te zijn bij het maken van je keuze.
Controle over systeem en data met on-premise
Voor sommige organisaties voelt het veiliger om zelf de controle te houden. Zeker wanneer er gewerkt wordt met gevoelige informatie, of wanneer er sprake is van verhoogde externe dreiging. Omdat de cloudmarkt binnen Nederland gedomineerd wordt door buitenlandse bedrijven (bron: CBS) zien we ook een stijgende behoefte naar on-premise.
Bij Archie CRM merken we dat de vraag naar on-premise oplossingen vooral komt vanuit defensie, overheden en zorginstellingen.
Voordelen:
Volledige controle over data en toegang.
Onafhankelijk van internetverbinding.
Geschikt voor zware grafische bestanden en lokale softwaretoepassingen.
Nadelen:
Minder schaalbaar: uitbreiding vereist investering in hardware.
Vereist eigen beheer en specialistische kennis.
Hogere initiële kosten.
Niet automatisch mee in updates
Minder geschikt voor organisaties met veel remote werkers of meerdere vestigingen.
Cloud: overal werken, altijd up-to-date
De cloud is de afgelopen jaren sterk in opkomst. Vooral organisaties die snel willen kunnen opschalen, meerdere locaties hebben of hybride werken ondersteunen, kiezen voor een cloudoplossing.
Voordelen:
Altijd en overal toegang tot systemen en data.
Flexibel op- en af te schalen.
Automatische updates en back-ups.
Vaak lagere instapkosten.
Nadelen:
Vereist een betrouwbare internetverbinding.
Minder controle over locatie en beheer van data.
Afhankelijk van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de leverancier.
Mogelijk minder geschikt voor zeer gevoelige of complexe maatwerksoftware.
Grotere kans op vendor-lock-in: volgens de marktstudie clouddiensten van het ACM klagen gebruikers er over dat het lastig overstappen is na een initiële keuze.
Archie CRM cloud-gebruikers hebben hier overigens geen last van: data uit Archie CRM is eenvoudig mee te nemen naar een andere oplossing.
De belangrijkste verschillen op een rij
| Kenmerk | On-premise | Cloud |
|---|---|---|
| Locatie van data | Op eigen servers, lokaal of in datacenter | Extern, via internet toegankelijk |
| Toegankelijkheid | Alleen op locatie of via VPN | Overal toegankelijk bij goede internetverbinding |
| Schaalbaarheid | Beperkt; uitbreiden vereist investering | Eenvoudig opschalen of afschalen |
| Kostenstructuur | Eenmalige investering + onderhoudskosten | Maandelijkse kosten per gebruiker/gebruikt volume |
| Beveiliging | Volledig in eigen beheer | Afhankelijk van leverancier, vaak geavanceerde beveiliging |
| Onderhoud en updates | Zelf verantwoordelijk | Meestal uitbesteed aan leverancier |
| Internetafhankelijkheid | Werkt ook zonder internet | Vereist stabiele internetverbinding |
| Flexibiliteit voor hybride werken | Beperkt | Uitstekend |
De hybride oplossing: flexibiliteit én zekerheid
Wat veel organisaties over het hoofd zien: je hoeft helemaal niet te kiezen tussen óf cloud óf on-premise. Steeds vaker zien we dat bedrijven kiezen voor een hybride oplossing. Denk aan:
Een cloudomgeving voor mobiele toegang en flexibiliteit.
En tegelijkertijd een lokale server voor kritieke of gevoelige systemen.
Of bijvoorbeeld: data real-time in de cloud, met een lokale back-up op kantoor. Deze aanpak combineert de voordelen van beide modellen, en in het MKB regelmatig toegepast.
Welke oplossing voor CRM past bij jouw organisatie?
“Dat hangt uiteraard af van de situatie. Wij zien dat wet- en regelgeving, de gevoeligheid van de data of de behoefte aan beheer over systemen en data drijfveren zijn voor de keuze voor on-premise.
Cloud of hybride oplossingen hebben bij veel bedrijven de voorkeur als het gaat om flexibiliteit, schaalbaarheid en op afstand kunnen werken. Wat je ook kiest: het belangrijkste is dat je de voor- en nadelen goed tegen elkaar afweegt. Om je daarbij te helpen, kun je onze checklist gebruiken!”
Evelyn Zandstra, Manager Marketing & Communicatie Archie CRM
✅CRM-keuzechecklist: cloud of on-premise?
Beantwoord de vragen met ja of nee. De toelichting helpt je richting de juiste keuze.
Tip: Tel je meer ‘ja’ bij de eerste 8 vragen? Dan is on-premise CRM waarschijnlijk de beste keuze. Meer ‘ja’ bij de laatste 2? Dan past een cloud CRM beter. Let op. Deze checklist is slechts bedoeld om je op weg te helpen in de besluitvorming. Raadpleeg een van onze adviseurs voor een gefundeerd advies.
🧙♂️Dataveiligheid: een belangrijke kanttekening
Als het gaat om dataveiligheid is de daadwerkelijke locatie van de data slechts een van de variabelen die deze veiligheid beïnvloeden. Je kunt data netjes on-premise opslaan maar als de accountmanager vervolgens een usb-stick laat rondslingeren in de trein is er alsnog een data-lek. Een goede training van medewerkers rondom dataveiligheid kan helpen om dataveiligheid goed te borgen.
Lees ook dit artikel voor dataveiligheid-tips: Hoe je CRM data als goud behandelt.
Advies nodig? We denken graag met je mee
Bij Archie CRM hebben we ervaring met zowel cloud-, on-premise- als hybride omgevingen. We adviseren je graag over de beste oplossing voor uw specifieke situatie. Of je nu behoefte heeft aan maximale veiligheid, flexibiliteit of een slimme balans daartussen: we helpen je graag op weg.
Neem vrijblijvend contact met ons op voor een adviesgesprek. Geen gladde verkooppraatjes (nou, misschien een beetje dan), gewoon eerlijk meedenken.
Mét een kop koffie of thee.