Bestaat jouw softwarelandschap uit tools van verschillende leveranciers? Een flauwe vraag want het antwoord daarop is natuurlijk ‘ja’. Bedrijven in het MKB gebruiken gemiddeld tientallen softwareprogramma’s. Grotere organisaties zelfs meer dan 150 (bron: Explodingtopics). Hoe krachtig CRM software ook is, door CRM koppelingen met andere tools ontstaan er nieuwe mogelijkheden om effectiever en klantgerichter te werken. In dit artikel nemen we een duik in de voordelen van CRM integraties. (We proberen daarbij het woord ‘synergie’ te vermijden.)

CRM integraties

Wat is een CRM-integratie?

CRM software zoals Archie CRM beschikt over veel functionaliteit ter ondersteuning van marketing-, sales- en serviceprocessen. Het is voor klantgerichte organisaties vaak zelfs het hart van de organisatie. Om hier optimaal van te profiteren kan CRM gekoppeld worden met systemen die andere processen afdekken. Daar zorgt een CRM-integratie voor.

Two-way of One-way

Een CRM-integratie is dus de koppeling tussen de CRM-software en andere tools. Dit kan op verschillende manieren. Je kunt applicaties data met elkaar laten uitwisselen via een two-way integratie of een one-way integratie. Bij two-way integratie kunnen beide tools data raadplegen en wegschrijven. Bij een one-way integratie kan slechts een van de tools dat.

Een voorbeeld:

De contactdata van klanten worden automatisch gesynchroniseerd met die van een e-mailtool. Als er iets verandert in de CRM database, verandert dit ook in de e-mailtool. Aanpassingen op de database in de e-mailtool worden echter niet automatisch doorgevoerd in het CRM systeem. In dit voorbeeld is een one-way integratie gerealiseerd.

Zodra aanpassingen vanuit de e-mailtool ook in de CRM database aangepast worden, spreek je van een two-way integratie.

API

Vaak worden dit soort koppelingen gerealiseerd via een API (Application Programming Interface). Dit is een interface die zorgt voor de informatie-uitwisseling tussen applicaties. Archie CRM biedt via de API standaard koppelingen met veelgebruikte pakketten zoals ERP-software, databaseleveranciers en e-mailmarketingsoftware (een overzicht vind je hier).

Wat zijn de voordelen van een CRM-integratie?

Integraties resulteren in een uitbreiding van de functionaliteit van je software en zorgen er voor dat je niet meer heen en weer hoeft te schakelen tussen verschillende systemen. Een aantal voordelen die die hier uit voortvloeien:

1. Foutreductie

Het werken met meerdere systemen betekent in de praktijk: handmatig gegevens overnemen of data via bestanden exporteren en importeren. Dit zijn extra menselijke handelingen die de kans op fouten vergroten. Door systemen aan elkaar te koppelen, neemt deze kans aanzienlijk af.

2. Tijdsbesparing

Het spreekt voor zich dat het dubbel invoeren van gegevens ook meer tijd kost. Denk aan het invoeren van bedrijfsgegevens in het CRM systeem én in het boekhoudpakket. Een koppeling tussen die systemen biedt uitkomst. Je kunt ook tijd besparen door CRM te koppelen aan een database-leverancier zoals Company.info zodat CRM automatisch gevuld en verrijkt wordt met relevante bedrijfsgegevens.

3. Vloeiende processen

Integraties bieden mogelijkheden voor procesoptimalisaties. Een koppeling tussen CRM en de e-mailmarketingsoftware zorgt voor een vloeiender proces bij het versturen van mailings. Wijzigingen, van bijvoorbeeld het e-mailadres in Archie CRM, worden automatisch doorgevoerd in de database van de e-mailmarketingtool. Hierdoor beschik je dus altijd over een actueel e-mailbestand.

4. Nieuwe mogelijkheden

Er kunnen ook nieuwe toepassingen ontstaan door integraties. We kunnen er niet omheen; software-integraties bieden toch écht synergievoordelen. Om bij het e-mailmarketingvoorbeeld te blijven; door de krachtige segmentatiemogelijkheden van CRM te combineren met de e-mailkracht van een e-mailmarketingtool ontstaan er nieuwe opties voor nieuwsbrieven gericht op specifieke doelgroepen.

5. Extra inzichten

Een veelvoud aan systemen met allemaal hun eigen dashboard betekent ook een versplinterd informatielandschap. Door informatie uit meerdere systemen samen te brengen in een overzicht, beschik je in één oogopslag over relevante stuurinformatie. Dat stelt je in staat sneller te zien hoe de organisatie er voor staat.

CRM integratie api

Voorbeelden van CRM-integraties om direct mee te starten

1. Boekhoudsoftware / ERP

Uiteindelijk komt bij vrijwel iedere organisatie alles samen in de boekhoudsoftware of ERP-omgeving. De integratie met CRM zorgt voor een automatische uitwisseling van bedrijfs- en contactgegevens, orders en artikelen. De accountmanager ziet in CRM bij de relatiekaart de eventuele openstaande posten staan en gaat daarmee goed voorbereid het klantgesprek in. Archie koppelt bijvoorbeeld met Exact, Unit4, SAP, AFAS en Microsoft Dynamics.

2. E-mailmarketingsoftware en Marketing Automation

Deze koppeling kwam eerder in het artikel al even voorbij. E-mailsoftware en Marketing Automation zijn perfecte verlengstukken voor het CRM-systeem. Met deze CRM-integratie stuur je campagnes aan vanuit CRM voor klantgerichte en effectieve marketing. Het gedoe met het importeren en exporteren van lijsten is voorbij. Dat maakt het werk van de marketeer efficiënter een leuker. Archie koppelt bijvoorbeeld met ActiveCampaign, Mailchimp en Spotler.

3. Databronnen

Een CRM-systeem staat of valt bij de kwaliteit van de data. Je kunt bedrijfs- en contactgegevens handmatig zoeken, toevoegen en bijwerken. Je kunt dit proces ook automatiseren en informatie van dataleveranciers gebruiken om CRM te voeden of verrijken. Koppel CRM bijvoorbeeld met Company.info, de Kamer van Koophandel of tools zoals Leadinfo. Deze tool herkent bedrijven die jouw website bezoeken en voegt deze desgewenst toe aan Archie CRM. Gegevens uit Social Media zoals LinkedIn kunnen ook waarde toevoegen aan de CRM database.

4. Business Intelligence

Een van de grootste uitdagingen op dit moment voor organisaties is het verzamelen, verwerken en gebruiken van data om de bedrijfsvoering en de klantreizen te verbeteren. Het CRM-systeem kan daar een centrale rol in spelen. Door CRM te koppelen aan tools als Power BI of Google Analytics creëer je inzichten rondom de klantreis en de performance van campagnes waar je direct op kunt bijsturen.

De connectie

Organisaties staan voortdurend in verbinding met de omgeving. Door nieuwe verbanden te leggen tussen systemen ontstaan mogelijkheden om slimmer en klantgerichter te werken. Archie CRM investeert doorlopend in het uitbreiden van de functionaliteit en het ontwikkelen van nieuwe koppelingen. Daardoor past Archie CRM naadloos in ieder softwarelandschap.

Advies over koppelingen voor jouw organisatie?

Graag gaan we samen met jou op zoek naar kansen voor slimme integraties binnen jouw software-landschap. Neem daarvoor contact op voor een persoonlijk adviesgesprek.