KLANTCASE

Keyser & Mackay zet volgende stap in datagedreven sales met Archie

Veel bedrijven die werken met SAP of een ander veelomvattend ERP-pakket nemen de beslissing om ook voor CRM terug te vallen op deze suite. Begrijpelijk als je er vanuit IT-architectuur naar kijkt. Maar kort door de bocht als je kijkt naar functionaliteit en flexibiliteit. Daarom besloot Keyser & Mackay om terug te keren bij Archie. “We maken ons klaar om de volgende stap te zetten in datagedreven werken.”

 

Ook toegankelijk zonder in te loggen op het bedrijfsnetwerk

Zeer uitgebreide rapportagemogelijkheden

Meer structuur in de salesfunnel

Over Keyser & Mackay

Keyser & Mackay is een internationaal opererende distributeur van performance chemicals. Dat zijn grondstoffen die een bepaalde eigenschap toevoegen aan een product, bijvoorbeeld ontschuimen, verdikken of bevochtigen. Afnemers zijn fabrikanten van verf, levensmiddelen, kitten, plastics, cosmetica en andere bedrijven die zelf ‘mengen en roeren’, kortweg de formulerende industrie. Keyser & Mackay vertegenwoordigt circa 1500 producten van 100 fabrikanten. Kijk voor meer informatie op www.keysermackay.com.

INDUSTRIE

Groothandel

BEDRIJFSGROOTTE

130 FTE

LOCATIE

Kantoren in zeven Europese landen, hoofdkantoor in Amsterdam

USE CASES

Pijplijn-management; Reporting

PRODUCTEN

Archie CRM

Gerard de Waal - Managing Partner

De hoofdtaak van ERP is ervoor zorgen dat alle backoffice processen goed lopen: dat orders goed worden verwerkt, bestellingen op tijd worden geleverd, facturen juist zijn en op tijd worden betaald. Dat zijn processen die je strak moet inregelen, zonder al teveel variaties op het standaardproces.

Relatiemanagement en sales zijn processen met een veel minder gestructureerd karakter. Als je deze processen softwarematig gaat ondersteunen, heb je geen software nodig die je in een keurslijf duwt, maar die je juist flexibiliteit geeft. Software die begrijpt dat er meerdere wegen naar Rome zijn en die het mogelijk maakt die verschillende wegen te begeleiden met de juiste informatie op het juiste moment.

Zie hier de belangrijkste reden waarom Gerard de Waal, managing partner van Keyser & Mackay, positief reageerde op een telefoontje van Archie. Keyser & Mackay was jarenlang tot volle tevredenheid klant geweest, tot ze kozen voor het integreren van CRM in het ERP-pakket. “We kwamen erachter dat SAP in theorie wel heel veel salesprocessen kan ondersteunen, maar dat het in de praktijk toch zo is dat je veel minder flexibel bent. De software is minder gebruiksvriendelijk en biedt minder opties om van een standaard pad af te wijken.”

“We hebben een lang salestraject dat uit verschillende fases bestaat. In Archie kunnen we de salesfunnel heel gericht monitoren”

Eenvoudige integratie van ERP en CRM

Reden voor Gerard om opnieuw met Archie in zee te gaan. Maar dan wel onder de voorwaarde dat de IT-architectuur niet complexer zou worden. Daarom is de integratie van ERP en CRM simpel gehouden: alle leveringen verlopen via SAP.

Alleen de ‘new business’ binnenhalen gaat via Archie. De koppeling tussen Archie en SAP is eenrichtingverkeer: de gegevens over bestaande klanten worden automatisch in Archie overgenomen. Gegevens over nieuwe klanten en leveranciers moeten handmatig vanuit Archie in SAP worden overgetypt. “Dat is geen punt, want dat zijn er geen honderden per jaar”, zegt Gerard.

Voordelen

Archie biedt enkele duidelijke voordelen ten opzichte van de CRM-module van SAP.

1. Te gebruiken buiten het bedrijfsnetwerk om

“Je kunt Archie ook veilig gebruiken zonder dat je bent ingelogd op het bedrijfsnetwerk. Dat is vooral handig onderweg, als je de Archie smartphone-app gebruikt”, zegt Gerard. “Je werkt dan immers via het mobiele netwerk. Als je even snel iets wilt opzoeken, hoef je niet eerst een VPN-tunnel op te zetten via het Keyser & Mackay-netwerk, maar kun je gewoon de Archie-app openen. Dat maakt het heel gebruiksvriendelijk.”

2. Veel rapportagemogelijkheden

Ook biedt Archie veel meer mogelijkheden om qua rapportages aan te sluiten op wensen van leveranciers. Hij verduidelijkt: “Wij opereren als verlengstuk van leveranciers, als intermediair tussen klant en leverancier. Dat betekent dat wij veel informatie over klanten aan leveranciers terugkoppelen. Naast onze eigen rapportages vullen we daarom ook allerlei rapportages van leveranciers in. In het verleden was dat vaak handwerk omdat er zoveel variëteit zit in wat leveranciers willen weten. Archie is zo flexibel dat we ieder type rapportage kunnen bouwen, ook in de specifieke lay-out die leveranciers wensen. Dat scheelt gewoon veel tijd.”

3. Salesfunnel gericht monitoren

Een derde voordeel dat Gerard eruit wil lichten, is het aanbrengen van meer structuur in de salesfunnel. “Het belangrijkste doel van onze sales is zorgen dat onze producten terechtkomen in nieuwe chemische formuleringen. Dat is een lang traject dat uit verschillende fases bestaat. In de ene fase moeten we proactief zijn, in de andere moeten we juist even een afwachtende rol aannemen. In Archie hebben we nu veel meer zicht op dat traject. We kunnen dat heel gericht monitoren en op het juiste moment de juiste aandacht geven aan de juiste leads. We verwachten dat we daardoor meer opportunities naar commercieel succes kunnen brengen.”

Continu verbeteren

Over de samenwerking met Archie is hij heel tevreden. “We hebben voor hen gekozen omdat we voor Archie een gewaardeerde klant zijn naar wie zij graag luisteren. Er zijn CRM-suites van buitenlandse leveranciers die nog veel rijker zijn aan functionaliteit, maar bij die bedrijven staan we achteraan in de rij als we bepaalde wensen hebben. Terwijl Archie juist blij is met onze feedback omdat ze daarmee hun software kunnen verbeteren. Nog niet al onze wensen zijn uitgevoerd, maar we zijn een eind op weg. Nog een paar maanden en dan hebben we software die ons past als een maatwerkpak, zonder dat daar maatwerk aan te pas komt. Daarmee bereiken we ‘the best of both worlds’: een eenvoudige architectuur én een omgeving die precies past bij onze processen.”

Meer zien?

Ben jij benieuwd hoe Archie eruit ziet als het is ingericht voor jouw bedrijf? Wil jij weten wat er zo uniek is aan de meest gebruiksvriendelijke CRM voor het MKB? Schrijf je dan in voor een demo van 10 minuten.

 

Lees ook eens deze blogs