Over Giacomini

Julien Nyst is general manager bij Giacomini Benelux. Hij vertelt: “Onze markt is enorm divers en salestrajecten lopen bij iedere offerteaanvraag anders. De ene keer spreken we rechtstreeks met de opdrachtgever, bij andere klanten met de installateur of de architect. En eigenlijk verloopt de levering van de producten vrijwel altijd via de groothandel. Om dit alles goed te managen, gebruiken we Archie CRM.”

Herimplementatie om functionaliteit optimaal te gebruiken

Archie was al in gebruik toen Nyst elf jaar geleden bij Giacomini aantrad als general manager voor de Benelux. “In die tijd werd het systeem gebruikt als veredelde kaartenbak. We haalden lang niet alles eruit wat erin zat”, herinnert hij zich. Samen met de Belgische Archie partner A-Switch heeft Giacomini destijds een herimplementatie gedaan. Hierbij is goed gekeken naar de beschikbare functionaliteit in Archie en hoe deze deze optimaal kan aansluiten bij de processen.

Giacomini werkt met SAP ERP, waar een koppeling mee is. Nyst heeft ongeveer een seconde lang nog gedacht: we zouden ook met SAP CRM kunnen gaan werken. Maar die gedachte ging meteen weer overboord. “Ons Italiaanse hoofdkantoor voert de regie op SAP. Probeer dan maar eens wat aan te passen in dat systeem. Bovendien past de functionaliteit in SAP lang niet zo goed bij onze activiteiten. En dan heb ik het nog niet eens gehad over de prijs.”

Projectmodule koppelt alle betrokkenen aan een project

De belangrijkste onderscheidende functionaliteit in Archie CRM is de projectmodule. Essentieel voor Giacomini, zegt Nyst. “We maken enorm veel offertes; soms rechtstreeks, soms via de groothandel. In veel gevallen moeten we aanvullende informatie bij de klant opvragen om een goede offerte te maken. Het traject van eerste aanvraag tot daadwerkelijke verkoop kan wel drie jaar duren. In die periode veranderen prijzen en verandert soms ook de offerte-opbouw omdat de architect in de tussentijd soms veranderingen doorvoert. Door gebruik van de projectmodule houden wij het overzicht. We koppelen alle contacten aan een project en kunnen precies terughalen wat wanneer met wie is besproken.”

Oplossingsgericht en top support

De configuratie waar Giacomini nu mee werkt, is op hoofdlijnen nog dezelfde als hoe het elf jaar geleden is opgezet. “Alleen is het steeds verder verbeterd”, zegt Nyst. “We onderzoeken continu of we ons werk nog efficiënter kunnen inrichten. Nu heb ik bijvoorbeeld aan A-Switch gevraagd om de prijzen in offertes automatisch aan te passen als onze prijslijsten veranderen. De offertes zijn enorm complexe berekeningen die bestaan uit ontzettend veel orderregels.Met de huidige inflatie veranderen de prijzen zo vaak. Het scheelt ons gewoon enorm veel tijd als we de prijzen automatisch in plaats van handmatig kunnen updaten.”

Goede support

Hij merkt op dit soort momenten hoe groot het voordeel is om met het bedrijf Archie te werken. “Zij zijn gewoon heel benaderbaar. De support is top. Je hoeft nooit lang te wachten op een reactie en ze zijn erg oplossingsgericht.” Die houding lokt alleen maar nog meer aanpassingsverzoeken uit, constateert Nyst. “Omdat ik weet dat Archie snel reageert en het ook fijn vindt dat klanten hen inspiratie bieden voor verbeteringen, is de drempel laag om nieuwe verzoeken in te dienen. Ik heb nu ook gevraagd of we de materiaallijst, die we nu in Excel maken, in Archie kunnen zetten. Want als ik zie welke materialen we voor welke projecten gaan gebruiken, kan ik betere prognoses maken en dus ook tijdig de juiste materialen bestellen. Zeker met de huidige levertijden is dat cruciaal.”

Kortom, zonder Archie zouden de 24 medewerkers van Giacomini hun werk niet kunnen doen. “Nee, voor verreweg de meesten van ons is Archie onze dagelijkse cockpit. De software is essentieel voor ons succes.”