Outlook Koppeling

De koppeling tussen Archie CRM en Outlook noemen we de Outlook Mailplus (OMP) koppeling. Hiermee is het mogelijk om inkomende en uitgaande mail, verstuurd of ontvangen via Outlook, in de database van Archie CRM op te slaan.

Hierdoor is het mogelijk om in Archie CRM onder historie en correspondentie te zien welk E-mailcontact er is geweest met uw relaties. Als deze module in uw licentie zit, dan kunt u koppelen aan MS Outlook mail.

Voor installatie van deze koppeling verwijzen we u naar de online handleiding, te bereiken via Archie menu Help - Modules - Outmail.

Als in MS Outlook de link om het mailtje op te slaan in Archie ontbreekt en als ook alle Archie knoppen in het menu zijn verdwenen, dan heeft MS Outlook waarschijnlijk de Archie invoegtoepassing uitgeschakeld. Als MS Outlook vastloopt kan het gebeuren dat de invoegtoepassingen van derde partijen uitgeschakeld worden.

Om te controleren of dat het geval is gaat u in MS Outlook naar Bestand – Opties

 

Ga vervolgens naar Invoegtoepassingen.

 

 

Onderin bij Beheren kiest u voor Uitgeschakelde Items en klikt u op de Start-knop. Selecteer de Archie Outmail Add-in, de AEOutmail.dll en klik op de knop Inschakelen. Sluit het venster en herstart MS Outlook.

 

Stap 1

Archie CRM inclusief de Outmail module en de juiste versie van MS Outlook moeten geïnstalleerd zijn. Zorg dat alle gebruikers die met Outmail gaan werken bekend zijn in het toegangscodebestand van Archie Systeembeheer (AEAdmin.exe).

Stap 2

Configureren van Archie Outmail in MS Outlook

Configureren kunt u doen, door in Archie via het menu Beheer (Standaards - E-mail) op de link "Configuratie Archie Add-In MS Outlook" te klikken. Het configureren lukt alleen als MS Outlook niet actief is en zal enkele seconden in beslag nemen. 

Vervolgens krijgt u een scherm waarin u dient te kiezen voor de optie Outmail Activeren en Volgende.
Archie gaat nu de koppeling registreren in Outlook en als dit gelukt is kunt u voor Voltooien kiezen.

 

Let op: Wanneer in Archie Systeembeheer de initialen van een gebruiker gewijzigd worden, moet deze opnieuw als gebruiker worden geregistreerd via MS Outlook menu Extra (Opties, Archie Outmail).

Als iedereen binnen uw organisatie met Outmail werkt in plaats van Archie Mail, dan kan dit in Archie Systeembeheer (aeAdmin.exe) via de hyperlink Standaard user settings bij E-mail in één keer voor iedereen ingesteld worden. Wel moet de koppeling door elke Archie gebruiker in Archie geregistreerd worden in Beheer Standaards. Als u de Protect+ module van Archie heeft en Archie zo ingesteld heeft dat de gebruikers kunnen inloggen met hun Windows Credentials, is het ook mogelijk om de registratie automatisch te laten verlopen. Daarover later meer.

E mail adres

Hier vult u het e-mailadres van de Archie gebruiker in.

Stap 3

Na de registratie start u MS Outlook. U komt dan automatisch in de configuratie wizard van Outmail. U kiest vanuit het overzicht met Archie gebruikers de juiste gebruiker en tikt de daarbij behorende Archie toegangscode in (of het Windows wachtwoord als u met de Protect+ module werkt). Hierna is Outmail klaar voor gebruik.

Automatische uitrol voor systeembeheerder

Als u een compleet automatische uitrol en registratie wilt hebben van de Outmail module moet u in het bezit zijn van de Archie Protect+ module. Een onderdeel van die module is dat u Archie gebruikers kunt koppelen aan de Windows gebruikers via de Active directory. Archie gebruikers kunnen dan met hun Windows gebruikersnaam en password inloggen in Archie. Ook Outmail maakt hier dan gebruik van en kan dan de Windows gebruiker koppelen aan de Archie gebruiker.

 

Om een automatische uitrol te bewerkstelligen gaat u alsvolgt te werk:

- stel in Archie Systeembeheer de WACP (Windows Authentication Connection Pack) in en koppel de Archie gebruikers aan de Windows gebruikers

- voer daar ook het juiste E-mailadres in bij die gebruikers

- ga in Archie Systeembeheer naar Standaard User Settings E-mail en stel "E-mail met" in alszijnde de Outmail module

- neem in het login script voor de gebruikers op : REGSVR32 aeOutmail.DLL

- maak een "outconfig.xml" bestand aan in

voor XP: C:\Document and Settings\Application Data\Archie Europe bv\outlook

voor Vista,Windows 7 en Windows 10 : C:\Gebruikers\....\AppData\Roaming\Archie Europe bv\outlook

met daarin de volgende gegevens:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>

<outconfig>

 <profiles>

   <profile name="Outlook">

     <connection amee="AMEE" userid=""/>

     <folders appointmentconfirmations="FolderName" helpdesk="FolderName"/>

   </profile>

 </profiles>

</outconfig>

AMEE (zie aeAMEE.INI in Archie clientdirectory)

FolderName =        optioneel Folder waar de templates voor de afspraakbevestigingen staan of

optioneel Folder waar de templates voor de helpdeskbevestigingen staan

 

In dat geval heeft uw MS Outlook geen toegang tot de Archie database. U kunt de koppeling herstellen door in MS Outlook naar Bestand te gaan. Kies daar voor de optie Archie en Accountinstellingen.

U gaat vervolgens naar Gebruikersnaam en Toegangscode. Waarschijnlijk zijn deze gegevens niet gevuld. Vul deze dan in. Gebruik daarvoor dezelfde inloggegevens als voor uw Archie.

Als de inloggegevens wel nog waren ingevuld dan kan het zijn dat de configuratie is veranderd. In dat geval gaan we de koppeling herinstalleren.

Verwijder de Archie Outmail Add-In. Doe dit alsvolgt:

Kies Bestand - Opties - Invoegtoepassingen

 Daar gaat u naar COM-invoegtoepassingen en klikt u op de Start-knop. U krijgt een scherm te zien waarop Archie Outmail Add-in staat, selecteer deze en klik op de knop Verwijderen.

Sluit MS Outlook. Vervolgens gaat u in Archie naar Beheer - Standaards - E-mail en klikt u op de link Configuratie Archie Add-In MS Outlook. Activeer Outmail en eventueel Outcalender en doorloop de stappen. Waarschijnlijk wordt er niet om uw Archie inloggegevens gevraagd omdat die nog bestaan. Zoniet, dan voert u uw inloggegevens weer in.

Als u niet geautoriseerd bent om in Beheer - Standaards  - E-mail deze stappen uit te voeren dan kunt u de Archie Add-In in MS Outlook toevoegen.

Ga naar Bestand - Opties - Invoegtoepassingen. Kies bij Beheren voor COM-invoegtoepassingen en klik op de Start-knop. U krijgt een extra scherm te zien kies daarop voor de Toevoegen-knop.  In het scherm dat u te zien krijgt, gaat u naar de schijf waar uw Archie Client staat en selecteer AEOutmail.dll. of de AEOutmail64.dll (vraag uw systeembeheerder welke u moet selecteren) en klik op Openen en bevestig met Ok.

 

 

Ja, het is mogelijk om een email-bericht in Outlook aan meerdere relaties en contactpersonen te koppelen. Als de Outlookkoppeling is geïnstalleerd zie je rechtsboven, als je een email aanklikt, "Opslaan in Archie"

meerdere contactpersonen opslaan in Archie

 Als je er op klikt krijg je een pop-up scherm waar je mee in de database kan zoeken naar bedrijven en contactpersonen. In ons gevolg is dat het bedrijf "Adformatie" en Dhr. C. Persoon als contactpersoon.

In Outlook zie je nu dat de email gekoppeld is aan de relatie "Adformatie". Het kan gebeuren dat je een email aan meerdere relaties wil koppelen. Het enige dat je hoeft te doen is op het plusje te klikken dat bovenaan de tabbladen staat of je kan gewoon nog een keer op Opslaan in Archie klikken.

Er verschijnt wederom een pop-up scherm waar we nu voor de relatie "Adformatie Buitenland" hebben gekozen en als contactpersoon Mevrouw C. Persoon. 

Als je nu in Outlook kijkt zie je dat er een tabblad is bijgekomen met de gekoppeld relatie "Adformatie Buitenland" en de contactpersoon.

 

Deze site maakt gebruik van cookies voor analytische doeleinden. Door op akkoord te klikken gaat u akkoord met de plaatsing en gebruik van cookies.
Klikt u niet op akkoord, dan worden de cookies gedurende uw bezoek aan deze website geblokkeerd. Meer over ons privacybeleid vindt u hier.