SQL Releases 1.43 en hoger

SQL 1.44.2

Nieuw

De Amee plug-in die tussen 0:00 en 6:00 privacygevoelige contactgegevens (zie Tools, GDPR privacyregels) en volledige relaties/contactpersonen (zie hierboven) verwijdert wordt actief als je Amee update naar versie 44.2. Eerder is gemeld dat dit al in versie 44.1 het geval zou zijn.

Bug fixes

Tools

GDPR. De optie “Contactpersonen bewaren” gaf een fout als iets was ingevuld bij het veld voor LW datum.

BOCP

Er kon een “no files found” dialoog ontstaan tijdens importeren van attachments als het te importeren bestand niet (meer) bestond.

SQL 1.44.14

Nieuw

Amee. In het ClientAcces logbestand is het IP adres toegevoegd.

Gewijzigd

De MFCP uploader gebruikt een andere directory, de voorheen gebruikte directory werd periodiek geschoond door de Cleanup manager van Windows en dit kon problemen opleveren. De uploader gebruikt nu de directory:
\Users\%gebruikersnaam%\AppData\Local\Archie Europe bv\ArchieAttachments\%archie_licentie%\…\*.*

(Aanvullende informatie: de uploader wordt gebruikt in situaties waar de MFCP-directory niet direct benaderbaar is, bijvoorbeeld als de directory in een cloud staat).

Bug fixes

Zoeken en openen van attachments bij Sales kon een foutmelding geven.

In Help, Info werkte de link naar Geonames.org niet meer.

Er ontstond een foutmelding als de postcodemodule voor Belgie actief was en er een postcode werd ingetikt.

SQL 1.44.1 - verschijningsdatum 23-7-2018

Nieuw

Het etiketbestand kan worden geëxporteerd naar een XLSX bestand.

GDPR module

De meest recente handleiding wordt met deze update in pdf-formaat meegeleverd.

In Archie Tools is de mogelijkheid beschikbaar om relaties/contactpersonen die in quarantaine staan definitief te verwijderen. De gegevens zullen vervolgens tussen 0:00 en 6:00 automatisch uit de database verwijderd worden door een Amee plug-in. Als er veel relatiekaarten verwijderd moeten worden zal deze actie in meerdere nachten worden uitgevoerd.
NB Relaties/contacten die handmatig in quarantaine zijn gezet worden nog niet door de maintenance run verwijderd.

Update: In tegenstelling tot wat eerder gemeld is zal de Amee plug-in die tussen 0:00 en 6:00 privacygevoelige contactgegevens (zie Tools, GDPR privacyregels) en volledige relaties/contactpersonen (zie hierboven) verwijdert nog niet actief worden als je Amee update naar versie 44.1.

BOCP. GDPR toestemming kan worden geïmporteerd.

Gewijzigd

Admin. In de OAP configuratie kunnen initialen en e-mailadres van een OAP gebruiker niet meer gewijzigd worden.

Bug fixes

Bij de export van numerieke MPM velden naar XLSX werden deze niet herkend als numerieke waarde.

Tools. In het onderdeel Opschonen werden offertes die omgezet waren naar order niet verwijderd.

Outmail. Bij beantwoorden van een bericht kwam bij het sluiten van het originele
bericht de volgende melding soms voor:  “De eigenschappen van het bericht zijn gewijzigd.
Wilt u uw wijzigingen voor dit bericht opslaan?”

SQL RC 1.43.5 - verschijningsdatum 21 juni 2018

Gewijzigd

Tools

GDPR. In Archie Tools tot en met versie 1.43.3 werd de Organisatie, waar de eerste regel van de naam leeg was, ook in quarantaine geplaatst als de enige gekoppelde Contactpersoon aan die Organisatie in quarantaine werd geplaatst. Dit is in sommige situaties niet wenselijk en dat is nu teruggedraaid. De Organisatie wordt in dat geval niet in quarantaine geplaatst. Zijn er al bewaarruns gedraaid met versies van voor 1.43.4, dan moet u die runs opnieuw draaien.

GDPR. Als opgegeven is dat een organisatie of contactpersoon bewaard moet blijven als er binnen het ingestelde aantal jaar historie is toegevoegd, dan werden de historieblokken die ontstaan waren uit het koppelen van uitgaande mail beschouwd als recente historie. Dit was niet correct. Alleen gekoppelde binnenkomende mail mag geteld mag worden. Historie bij een contactpersoon wordt nu ook genegeerd als die historie bij een andere organisatie ontstaan is.

Bug fixes

Als je in Beheer Tabellen Contacten een reden Opt-In/Out ging toevoegen werd altijd een Opt-In opgeslagen. Nu kan je ook kiezen voor Opt-Out.

Zoeken met Ease en dan doorklikken op een gevonden attachment gekoppeld aan een project
ging niet goed.

Tijdens Afspraakbevestiging versturen via Outlook werd een verkeerde map geopend.

SQL RC 1.43.3 - verschijningsdatum: 5 juni 2018

Bug fixes

Als de GDPR module actief was ontstond er een foutmelding tijdens zoeken naar Serienummers, Attachments of Helpdeskmeldingen.

Er ontstond een foutmelding als de GDPR module actief was en een relatie werd gewijzigd waar nog geen contacten aan gekoppeld waren.

SQL RC 1.43 - verschijningsdatum: 1 juni 2018

Nieuw

De GDPR module is beschikbaar. (verwijderen bijzondere persoonsgegevens, beperken van invoer van bijzondere persoonsgegevens, snel en eenvoudig een GDPR-dossier kunnen afdrukken of mailen naar een contactpersoon etc… ).

Sinds 25 mei 2018 is de GDPR (General Data Protection Regulation) ofwel de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking getreden. Hierdoor bent u verplicht kritischer te kijken welke persoonsgegevens u in uw databases heeft. U moet kunnen aantonen dat u alleen die persoonsgegevens verwerkt die u nodig heeft voor een goede bedrijfsvoering.

Daarnaast vraagt de GDPR/AVG om dataminimalisatie. Dat wil zeggen, bewaar alleen datgene wat u echt nodig heeft. Heeft u “Bijzondere Persoonsgegevens” zoals geloof, etniciteit, geboortedata of profielfoto’s in uw database dan gelden er nog strengere regels. Meestal heeft u expliciete toestemming nodig van de betreffende persoon of u dient ze rechtswege te verwerken.

Daarnaast moet er in de meeste gevallen een centraal register aangelegd worden waarin u bijhoudt welke persoonsgegevens u verwerkt en waar deze worden opgeslagen.

In de Archie database kan van alles staan. Geboortedata, profielfoto’s, gezinssamenstelling, vakanties, hobby’s etc. Zaken waarmee de Privacy Autoriteit moeite heeft als u geen gerechtvaardigd belang kunt aantonen of expliciete toestemming heeft van de betreffende personen. Dit zijn gegevens die door de jaren heen zijn opgebouwd in allerlei velden en tabbladen. Het schonen daarvan is handmatig een onbegonnen zaak.

Om dit probleem in Archie op te lossen is de GDPR Helper ontwikkeld. Software waarmee u de database kunt schonen en waarmee u alleen de personen en gegevens bewaart die u in uw centrale register heeft benoemd.

Als u beschikt over de GDPR Helper module dan vindt u deze in het programma Archie Tools (aeTools.exe in de map waarin ook Archie.exe staat). Als u het programma start ziet u de link GDPR, van waaruit u allerlei acties kunt uitvoeren en zogenaamde privacyregels kunt instellen.

Ook ziet u daar een link Handleiding. Lees deze aandachtig door zodat u het geheel goed kunt inrichten.

Een onderdeel van de GDPR Helper is dataminimalisatie. Via de link GDPR Database onderhoud kunt u hele groepen relaties vanwege de nieuwe wetgeving uit Archie verwijderen. Ze worden niet direct uit Archie verwijderd, maar worden eerst in quarantaine geplaatst. Ze kunnen dan nog teruggezet worden wanneer er iets ten onrechte is verwijderd.

Organisaties en Contactpersonen die in quarantaine zijn geplaatst zijn in Archie voor “normale gebruikers” niet meer zichtbaar zijn. Ook niet in Selecties, Lijsten en Analyses. In Archie Systeembeheer kan per gebruiker de GDPR autorisatie aangezet worden. Een gebruiker die deze autorisatie heeft ziet de quarantaine records wel. Deze worden dan in een rood lettertype in Archie getoond.

De geautoriseerde gebruikers kunnen in Archie een Organisatie/Contactpersoon uit quarantaine halen en ook Organisaties/Contactpersonen in quarantaine plaatsen.
Op een gegeven moment kunt u besluiten de relaties die in quarantaine staan definitief te verwijderen.

Als ze definitief verwijderd zijn kunnen ze niet meer teruggehaald worden.

De definitieve verwijderrun wordt ‘s nachts automatisch door AMEE gestart. Deze wordt alleen gestart als u in de GDPR Helper heeft aangegeven dat de quarantaine records definitief verwijderd kunnen worden.

Nieuw in Archie

De optie Heropmaken bij een offerte is uitgebreid met de mogelijkheid om een kortingspercentage op te geven. Elk artikel (en dienst) in de geopende salesbody krijgt dan die korting toegekend.

Een eventueel eerder opgegeven korting of korting die op basis van een prijslijst of andere kortingsmogelijkheid in de Sales Voorwaarden is ontstaan wordt overschreven.

Staffelkorting wordt niet overschreven, de korting die opgegeven wordt tijdens Heropmaken, wordt berekend over de staffelprijs.

Als je een offerte omzet naar order worden gekoppelde attachments bij die offerte ook gekoppeld aan de “gescoorde offerte”.

Via Lijsten kan de lijst met code ACTLOG gebruikt worden om van Archie gebruikers over een bepaalde periode een overzicht op te vragen met gearchiveerde activiteiten. Hierbij kan opgegeven worden welke activiteitensoorten op het overzicht moeten komen.

Zichtbaar wordt dan bijvoorbeeld welke klant wanneer bezocht is, inclusief bezoekverslag/opmerkingen die zijn ingetikt tijdens het archiveren van de activiteit door de gebruiker.

Vroeger kon dat overzicht alleen opgevraagd worden van 1 Archie gebruiker per keer. Het is nu mogelijk om meerdere gebruikers in 1 overzicht te krijgen. Zo hoeft bijvoorbeeld een Salesmanager maar 1x de lijst op te vragen van zijn/haar team.
 

Gebruikers met Algemene autorisatie 4 kunnen nu in het Algemene activiteitenoverzicht ook meerdere activiteiten van andere gebruikers selecteren en die vervolgens verwijderen of archiveren.

De actie Activiteiten verwijderen in het menu Beheer Database schonen is uitgebreid met een mogelijkheid om te archiveren. Als je op deze manier activiteiten archiveert wordt geen historie toegevoegd.

De tabel SBI 2008 is bijgewerkt naar de versie van 2018.

Aandachtsmonitor

Alle historieblokken die aan de organisatie zijn gekoppeld worden nu geteld. Voorheen werden de historieblokken die ook aan Sales en Helpdesk hingen niet meegeteld. Sommige blokken kunnen nu dubbel geteld worden, maar het meest recente contactmoment kan nu beter bepaald worden.

Outmail/Outcalendar

Als vanuit de opgeslagen Correspondentie een Helpdeskmail beantwoordt wordt, wordt het Helpdesknummer automatisch in het onderwerp gezet en het bericht wordt gekoppeld aan de Helpdeskmelding.

In Outlook via Bestand, Archie, Gebruikersinstellingen, Geavanceerd kan worden ingesteld hoe de kleur van een relatiekaart moet worden weergegeven. De kleur wordt getoond in het relatie overzicht dat getoond wordt als u de mail wilt koppelen.

Ondersteuning voor de GDPR module ingebouwd. Aan relatiekaarten die “in quarantaine” staan kun je geen e-mail of agendaregel koppelen.

Archie CRM BOCP Uniek Kenmerk

BOCP

Als je een uniek kenmerk koppelt kun je nu kiezen om het unieke gegeven in hoofdletters te laten importeren.

Ook is er de mogelijkheid om een uniek gegeven te laten importeren als hash. Dit kan alleen bij velden die groot genoeg zijn om de hash op te slaan.

De speciale Multi Purposevelden voor Relatie, Contact, Artikel en projectgegevens kunnen nu worden geïmporteerd. Deze functionaliteit is niet beschikbaar bij import vCards.

In de Standaards moet de optie “Uniek kenmerk contact” op “uniek binnen het gehele bestand” zijn ingesteld.

Let op: de velden kunnen pas worden geïmporteerd als de te koppelen relatie, contact, artikel of projectgegevens al via een import in Archie zijn toegevoegd. Importeer dus eerst de diverse data en vul via een tweede importactie de speciale MPM velden.

In de importeerwijze importeer je het unieke kenmerk op het veld dat in Archie wordt gebruikt om bijvoorbeeld een relatie te koppelen. De eventueel gekoppelde velden die aanvullende informatie tonen kun je niet importeren, deze worden in Archie automatisch gevuld.

De Sales leveringsvoorwaarden kunnen nu ook worden geïmporteerd.

In een geopende importeerwijze is de optie Export XLSX beschikbaar. Het Excel bestand met de kolommen van de importeerwijze wordt opgeslagen in de Users-directory van Windows. Deze optie is ingebouwd voor onze coaches zodat dit gebruikt kan worden voor de blauwdruk.

Multi Purposemodule

In een Lijst is de kwaliteit van een Multi purpose variabele om een “bestandsnaam afbeelding” af te drukken of te exporteren naar PDF sterk verbeterd. 

Multi Purpose memovelden kunnen nu ook gebruikt worden in WORDxrm als ze meer dan 512 tekens bevatten.

Outmail/Outcalendar/OMP

Als je een nieuwe Vergadering maakt en opslaat in Archie dan wordt automatisch de actieve relatiekaart voorgesteld.

Als je vanuit Outlook een nieuwe Contactpersoon toevoegt in Archie is het e-mailadres niet meer verplicht.

Als je in Outlook een afspraak maakt is het niet langer verplicht een Archie relatiekaart te koppelen.
In de OAP (koppeling Archie agenda met Outlook) is het niet meer verplicht een organisatie aan te geven, die standaard gebruikt moet worden om de activiteiten die in Outlook zijn toegevoegd, daaraan te koppelen.

In Archie Systeembeheer via de link OAP, Gebruikers kan het veld Organisatie dan leeggelaten worden.

Let op: Wanneer men in dat geval in Outlook een activiteit toevoegt en daar geen Archie relatie aan koppelt, zal deze niet uitgewisseld worden. Is er wel een standaard Organisatie opgegeven in Archie Systeembeheer dan komen activiteiten zonder gekoppelde relatie aan die organisatie te hangen.

Bug fixes

Tijdens opvolgen met een Campagne werd geen rekening gehouden met de gekoppelde Responscodes, maar kon gekozen worden uit alle Responscodes.

Archie startte niet meer op, op Windows XP werkstations.

Als je in de Archie browser bij een projectkaart op de Escape toets drukte ontstond een foutmelding.

Wanneer je uit een Multi Purposetabel alle waarden verwijderde en er dan direct weer eentje toevoegde werd ten onrechte een waarde ingevuld en kon er een fout ontstaan als de nieuwe waarde werd geannuleerd.

Het scherm werd vervormd als na een bezoek aan het Ease scherm één van de onderdelen Brieven, Selecties of Lijsten werd geopend en vervolgens weer afgesloten door middel van de Escape toets.

Arche Systeembeheer

Als je een Multi Purposetabblad verwijderde werden de gedefinieerde “MPM regels” niet opgeruimd.

BOCP

Tijdens een Artikelimport kon RTF-code in de korte omschrijving terecht komen als er geen korte omschrijving werd geïmporteerd.

Outmail/Outcalendar

Diverse verbeteringen doorgevoerd voor beeldschermen met een hoge resolutie.
Afbeeldingen werden soms niet getoond bij het beantwoorden of doorsturen via correspondentie.
De CC en BCC velden werden niet altijd actief bij een nieuw bericht wanneer eerder een e-mailing was verstuurd.

WORDxrm
Als je in een 1:1 Multi Purposetabblad voor WORDxrm koos dan werden niet alle speciale velden voor Contact, Relatie, Project of Artikelgegevens meegenomen naar MS Word.

SQL Releases