+ 31 299 - 411 800 archie@archie.nl

SQL Releases 1.39 en hoger

Archie CRM SQL Build 1.40

Nieuw

Archie CRM toevoegen nieuwe attachment

Tijdens het toevoegen van een nieuw attachment kan in plaats van een bestandsnaam ook een http(s) URL worden opgeslagen. Zo’n URL kun je laten maken door een clouddienst zoals Dropbox, OneDrive of SharePoint. Als je in attachments voor Nieuw hebt gekozen “plak” je de URL in het veld Bestandsnaam (onderin het verkenner-scherm) en slaat het attachment op. Als je daarna in Archie klikt op een attachment dat op deze manier is gemaakt wordt een browser gestart waarin het document wordt geopend.

Cockpit

Archie CRM toon cockpit

De optie “Toon in Cockpit” in Beheer, Standaards, Beeld, Sales heeft ook betrekking op het overzicht “verlopen offertes” in het Archie Dashboard.

 In suspectregels kan het veld Leverdatum gebruikt worden.

In de algemene Cockpit kan bij suspects en/of prospects worden gekozen of de prognose moet worden berekend op basis van de beslisdatum of de leverdatum. Het keuzeveld staat links tussen het overzicht en de totalen. Als in een salesregel geen beslis- of leverdatum is ingevuld wordt de salesdatum gebruikt.

Wanneer aan een Project meerdere prospects zijn gekoppeld en een van deze prospects wordt omgezet naar order of vervallen offerte vraagt Archie of de andere offertes (ook) moeten vervallen. Deze functionaliteit is uitgebreid: in een dialoog kan worden opgegeven dat de Betrokkenheid van de aan de vervallen offerte(s) gekoppelde relatie op “inactief” moet worden gezet. Daarnaast kun je opgeven dat de aan de prospects gekoppelde activiteiten ook moeten worden verwijderd. De activiteiten van de prospect die omgezet wordt blijven bestaan en kun je later zelf archiveren. De activiteiten die verwijderd worden worden niet opgenomen in het Activiteitenlog maar in de Historie wordt wel vermeld dat deze automatisch zijn gearchiveerd.

Smartsearch

In het resultaat van Smartsearch wordt de kleur van een relatie of contactpersoon getoond.

Outmail

De variabele [OPEN] is beschikbaar. Deze variabele wordt gebruikt om aanmaningen te versturen (module Openstaande posten moet actief zijn).

Wanneer je een e-mailbericht opslaat in Archie en daarbij gebruik maakt van de optie Smartsearch worden nu ook zoekresultaten van Projecten getoond. Tijdens het koppelen van een activiteit aan een relatie of project bevat het Smartsearch resultaat eveneens projecten. (Dit gebeurt alleen als de Projectmodule actief is).

MailPlus

In de configuratie kan bij Contactvelden een Doorkiesnummer worden gekoppeld.

Gewijzigd

Uit Social media is de schermtekst Hyves verwijderd.

Openstaande posten

De knop Selecteren is vervangen door de knop Aanmaning. Aanmaningen verstuur je per post (Brieven) of met een e-mailing (als Outmail actief is). Aanmanen verloopt via een workflow die zowel een etiket- als een e-mailbestand kan aanmaken en die het selectiebestand vult met relaties/contacten die aangemaand worden. Als je ervoor kiest om de aanmaningen te versturen per e-mail dan wordt gevraagd om een html-bestand met een lay-out te kiezen. Een voorbeeld van zo’n lay-out kun je downloaden van de Archie website (Downloads SQL). De locatie waar je de lay-out die je download moet opslaan vind je in Outlook via Bestand, Archie, Gebruikersinstellingen, Openstaande posten, Afspraakbevestigingmap. In Outlook kan worden gekozen met welk account de mailing wordt verstuurd. Als je hier kiest voor een account dat geen Exchange account is wordt de berichten niet aan een relatiekaart gekoppeld maar eventueel wel opgeslagen in de Correspondentie. Het rapportage-bericht wordt verstuurd naar het account waar de e-mailing mee is verstuurd.

De helptekst bij het aanmanen die in release candidate 39.0 werd toegevoegd is weer verwijderd. Je kunt nu tijdens het aanmanen op het scherm lezen wat de verschillende opties betekenen. Hieronder vind je een beschrijving van de functionaliteit aanmanen:

Stap 1 – Selectiebestand vullen

Op basis van de betalingstermijn uit de leveringsvoorwaarden van de klant. Indien niet gevuld moet de factuur direct betaald worden. Werkt u op deze wijze, zorg dan dat overal de juiste betalingstermijn is ingevoerd.

Op basis van de factuurdatum + een aantal dagen.

Als men een B-Groep opgeeft, worden relaties waar deze B-Groep aan gekoppeld is niet aangemaand.

Als er een openstaande post aangemaand moet worden dan worden alle openstaande posten van die relatie in de brief of in de e-mail opgenomen.

Stap 2 – De juiste contactpersoon

Als men een K-Groep opgeeft wordt de contactpersoon geselecteerd waaraan als laatste deze K-Groep is gekoppeld.

Als er geen contact aanwezig is met die K-Groep, wordt de contactpersoon geselecteerd waar de laatste factuur naar toe is gegaan. Ook als men geen K-Groep opgeeft, wordt de contactpersoon geselecteerd waar de laatste factuur naar toe is gegaan.

Na deze stappen is het mogelijk dat er geen contact geselecteerd is.

Stap 3 – Etiketten maken

Er worden nu etiketten gemaakt van het selectiebestand. Als er geen contactpersoon geselecteerd is wordt de titulatuurcode gebruikt die daarvoor opgegeven is.  

Stap 4 – E-mailbestand maken

Van de etiketten wordt een e-mailbestand gemaakt.

Als er een contactpersoon geselecteerd is, wordt gekeken of daar een geldig e-mailadres aanwezig is. Geldig op basis van de mogelijk ingevoerde string en op basis van “Alleen bij deze relatie”. Er wordt niet gekeken naar de setting “geen e-mailingen”.

E-mailadressen worden alleen gezocht in Tel/Fax/E-mail, dus niet in de vrije velden en het algemene e-mailadres.   
Als er een geldig e-mailadres is wordt dit toegevoegd op het e-mailbestand en wordt het etiket verwijderd.

Als er geen geldig e-mailadres is van die persoon, zal deze niet toegevoegd worden op het e-mailbestand. Het etiket blijft bestaan. De overgebleven etiketten kunnen gebruikt worden om die relaties op een andere manier te benaderen. 

Outmail/Outcalendar

Als een e-mailing is verstuurd wordt het rapportage-bericht verstuurd naar het account waarmee de mailing is verstuurd. In eerdere versies werd de rapportage verstuurd naar het standaard account.

De nieuwe opslag van wachtwoorden wordt ondersteund.

AEcubicle is verouderd en niet meer opgenomen in het installatiebestand van versie 40.1.

MailPlus

De Mailplus configuratie heeft een nieuwe interface gekregen.

De functionaliteit van MPimport.exe is nu beschikbaar in Archie Admin. MPimport.exe kan worden verwijderd uit de Archie directory.

Bug fixes

Het datumfilter in Ease kon resultaten tonen die niet binnen het opgegeven bereik lagen.

In het datumfilter van Ease kon een verkeerde datum worden opgegeven.

In Relatie, Sales, Gescoorde offertes werden ten onrechte ook de alternatieve offertes getoond die niet gescoord waren. Deze alternatieve offertes kun je eventueel bekijken in de Order die is ontstaan vanuit de gescoorde offerte.

Outmail/Outcalendar

Aida kon in sommige gevallen meerdere keren actief zijn in een Terminal Server omgeving (Windows 2008).

Een bericht kon soms niet worden gekoppeld aan een relatiekaart.

Tijdens de registratie van Outcalendar werd een registersleutel met onlogische naam gemaakt.

BOCP

Als je twee Sales-imports achter elkaar liet uitvoeren en gebruik maakte van de optie om offertes te laten controleren dan kon het voorkomen dat ook orders werden gecontroleerd.

Archie CRM SQL Build 1.39 revisie 2

Gewijzigd

Samenvoegen van relatiekaarten. Als een contactpersoon aan twee relatiekaarten is gekoppeld en je voegt die twee relaties samen dan worden de K-groepen die de contact had bij de relatie die na de samenvoegactie wordt verwijderd meegenomen naar de relatie die blijft bestaan. In vorige versies van Archie werden deze K-groepen niet meegenomen naar de relatie die overbleef.

Archie wachtwoorden worden opgeslagen in een nieuwe en veiligere versleuteling. De eerste keer dat een gebruiker inlogt met deze versie van Archie wordt het wachtwoord geconverteerd. In oudere Archie versies kan daarna niet meer worden ingelogd.

BOCP
Wanneer de BOCP een Relatie samengevoegt en er geen nieuwe waarden worden geïmporteerd wordt de LW: datum van de relatiekaart niet meer aangepast (indien in de Instellingen van de BOCP is ingesteld dat de LW: datum automatisch gevuld moet worden).

WORDxrm
Als je met een salesregel naar MS Word gaat worden ook de vrije velden van die sales meegenomen.

Bug fixes

De nieuwe controle op conflicten in Activiteiten werkte niet op een Oracle database.

Er ontstond een foutmelding wanneer een Faciliteit aan een Activiteit werd gekoppeld en er aan die Activiteit ook een Project was gekoppeld.

Als je een nieuwe Activiteit voor een andere gebruiker maakte en dan ook meteen een Faciliteit koppelde leek het in dat scherm alsof je een activiteit voor jezelf aan het maken was.

In Admin, Multi Purpose stond bij Contacten en Projecten een verkeerde schermtekst boven het veld waar een Groep kan worden opgegeven.

Als je een regel verwijderd had uit de nieuwe tabel met Scoringskansen dan kwam die regel terug als je opnieuw naar de tabel ging.

Als je een regel in de nieuwe Faciliteitentabel wijzigde kon een eventueel gekoppelde Relatie ontkoppeld worden of worden vervangen door een andere Relatie.

De nieuwe filteroptie in Ease was nog niet vertaald in het Engels.

In een etiketlayout zette de variabele K23 een extra spatie tussen de aanspreekvorm en de achternaam als er geen tussenvoegsel was.

Archie CRM SQL Build 1.39 revisie 1

Nieuw

Archie CRM Ease initialen wijzigen

In Ease kunnen initialen en/of een periode worden opgegeven. Ease geeft dan alleen de resultaten van de opgegeven gebruiker(s) en/of de opgegeven periode. Als je geen zoekwoord opgeeft toon Ease alle data die in de opgegeven periode en/of door de opgegeven initialen is gewijzigd of toegevoegd.

In de Detail-band Sales van een Lijst zijn Projectvariabelen beschikbaar (indien Projectmodule actief).

Bug fixes

De Analyse op Multi Purpose gegevens van de Relatie werkte niet meer voor tabbladen waar meer dan één B-groep aan was gekoppeld

Er ontstond een fout als de datum in het Algemene Helpdeskoverzicht handmatig werd gewijzigd.

SQL RC build 1.39

Nieuw

Archie CRM Faciliteiten module

Faciliteitenmodule. Soms wil je niet alleen een activiteit voor Archie-gebruikers inplannen maar bijvoorbeeld ook meteen een bepaalde vergaderruimte en een beamer (faciliteiten) reserveren. Deze module is ontwikkeld om snel te kunnen zien welke Archie-gebruikers of faciliteiten er in een bepaalde periode beschikbaar zijn en dubbele reserveringen te voorkomen. Neem contact op met onze verkoopafdeling voor meer informatie over de faciliteitenmodule.

Wanneer je een (groeps)Activiteit opslaat geeft Archie een melding als er voor (één van de) de betreffende gebruiker(s) al een afspraak is in de opgegeven periode. Je kunt de melding indien gewenst negeren en de afspraak alsnog opslaan*. Als je activiteiten maakt via de actie Opvolgen of in Outlook dan wordt de controle door Archie op mogelijke conflicten niet uitgevoerd. Ook wanneer je een activiteit verplaatst in de tekst-planner geeft Archie geen melding van eventuele conflicten, je kunt die eenvoudig zelf zien. 
*Als het een “faciliteit” betreft kun je een conflicterende afspraak niet opslaan. Faciliteiten ontstaan in de nieuwe faciliteitenmodule, zie hierboven.

In Beheer, Tabellen, Activiteiten is een tabel toegevoegd: Faciliteiten. Deze tabel hoort bij de nieuwe Faciliteitenmodule. Een faciliteit bestaat uit een Code en een Omschrijving. De code bestaat uit maximaal drie zelf te kiezen tekens en Archie zet er tijdens het opslaan automatisch een &-teken voor. Indien gewenst kun je ook nog een Relatie-code opgeven.

Sales

Archie CRM Sales, scoringskans

In Beheer, Tabellen, Sales kan de nieuwe tabel Scoringskans% gevuld worden. Bij het veld Kans% in een Suspect- of Prospectregel kun je vervolgens uit een tabel met opgegeven percentages kiezen. Als je de tabel leeg laat verandert er niks ten opzichte van de oude situatie en moet je zelf een percentage intikken. Ook wanneer je gebruik gaat maken van de nieuwe tabel blijft het mogelijk om in de salesregel zelf een percentage in te tikken.

Contactpersonen

Het Initialenveld van de contactpersoon is vergroot van 18 naar 30 posities. Hierdoor is het mogelijk geworden om personen met een adellijke titel correct in te voeren en aan te schrijven. De titel moet ná de initialen en vóór een eventueel tussenvoegsel worden opgenomen.

Voorbeeld:

In Archie wordt de contactpersoon als volgt ingevoerd:

Achternaam:  Santen
Initialen:         G.C.W. baron van der

De t.a.v. regel op het etiket wordt:

t.a.v. Den Hoogwelgeboren Heer Mr.
G.C.W. baron van der Santen

En de briefaanhef wordt:
Geachte heer Van der Santen,

Archie kent de volgende adellijke titels: prins, prinses, hertog, hertogin, markies, markiezin, graaf, gravin, burggraaf, burggravin, baron, barones, ridder

Cockpit Excel Aanmaken

Archie CRM cockpit Excel bestand aanmaken

In het Excel-bestand dat kan worden gemaakt vanuit de Algemene Cockpit worden de Beslis- en Leverdatum opgenomen in het formaat jjjj-mm-dd.

Openstaande posten

Archie CRM openstaande posten selecteren

De optie Selecteren in de module Openstaande Posten is uitgebreid met de keuze “Verlopen”. Of een factuur verlopen is wordt bepaald met aan de hand van de factuurdatum en de in Voorwaarden opgegeven betalingstermijn.

In de module Openstaande Posten is een helptekst met uitleg over het versturen van aanmaningsbrieven met Archie toegevoegd.

In de module Openstaande Posten is een mogelijkheid toegevoegd om alleen de verlopen posten te tonen.

Beheer

Archie CRM beheer standaards, toon in cockpit

In Beheer, Standaards, Beeld, Sales is het onderdeel “Toon in Cockpit” toegevoegd. Hier kun je door een vinkje te plaatsen zorgen dat in de Algemene Cockpit slechts één suspect of prospect wordt getoond van een Project waar meerdere suspects/prospects aanwezig zijn. Archie toont een regel met de hoogste scoringskans. Let op: standaard staat het vinkje “aan”.

Archie CRM Cockpit, p-groepen

In de Algemene Cockpit kunnen P-groepen worden opgegeven. Archie toont dan alleen sales van projecten met de opgegeven P-groep(en).

Gewijzigd

In het scherm van de module Openstaande posten zijn de selectiecriteria direct zichtbaar.

In het scherm van de module Openstaande posten is een kolom met “dagen verlopen” toegevoegd. Of een factuur verlopen is wordt bepaald aan de hand van de factuurdatum en de in Voorwaarden opgegeven betalingstermijn.

Als de module Protect+ actief is wordt data die gekoppeld is aan een Relatie en een Project alleen nog getoond als een gebruiker geautoriseerd is voor zowel de Relatie als het Project. Het gaat om historie, sales, correspondentie en activiteiten.
Let op! Een uitzondering geldt voor historie die is ontstaan tijdens het Archiveren van een Activiteit die wel aan een Project gekoppeld is maar waar geen Betrokkenheid is opgegeven. Zo’n blok Historie is zichtbaar voor alle gebruikers, ook voor gebruikers die geen autorisatie hebben voor de Relatie en het Project. Als je dit niet wilt zorg je ervoor dat er altijd een Betrokkenheid is tussen de Relatie en het Project (lees meer informatie in bij “Betrokken relaties koppelen” in het hoofdstuk “Extra informatie” van de handleiding onder Help, Projecten in Archie).

Bug fixes

Dubbelklikken in het veld +/- van een regel in de Prijslijstentabel opende een overzicht met K-variabelen.

Via het 7- en 31-dagen overzicht van de Planner kon een gearchiveerde activiteit naar een andere dag worden verplaatst.

Meldingen over incorrect datumformaat worden nu getoond in de taal die in Standaards is ingesteld.

Admin

In het scherm waarin je een Multi Purpose tabblad wijzigt viel een deel van het veld met Activiteitensoorten weg.