Aandachtsmonitor in gebruik

Gebrek aan aandacht kan leiden tot afnemende 'zakelijke' vriendschap en klantverlies. Sommige relaties krijgen mogelijk te veel, te weinig of helemaal geen aandacht. De Aandachtsmonitor kan het met een druk op de knop boven tafel te krijgen.

Contacten

De monitor laat zien welke contacten er met een groep klanten tijdens een bepaalde periode zijn geweest. Hij maakt inzichtelijk welke medewerker wanneer, hoe en waarover contact gehad heeft met klanten. Of dat nu een telefoongesprek, e-mail of ontmoeting op een beurs is. Alle contactdata met een groep relaties is nu volledig transparant voor iedereen met de juiste machtiging.

De monitor toont hoelang er geen, weinig of juist te veel contact is geweest. Als dat relevant is controleert hij ook of de mate aandacht overeenstemt met de omzet die de klant genereert.  Doordat je ook ziet of er informatie bij de klant is bijgewerkt, neemt de sociale controle onder de medewerkers op een positieve manier toe. Het leidt tot betere invoer in de database waardoor deze in waarde toeneemt.

Als contactmoment worden geteld alle toevoegingen in Historie, Notities, Correspondentie (e-mails In/Uit), Sales (incl. Suspects en excl. Facturen) en service calls die in de Helpdesk zijn vastgelegd. 

Contactmomenten

De Aandachtsmonitor is ook handig als een medewerker bij een ander bedrijf gaat werken. Er hoeft niet gegraven te worden in de database om te kijken met welke klanten er contact geweest is. De monitor geeft een nauwkeurig overzicht van de contactmomenten zodat een nieuwe medewerker makkelijk ingewerkt kan worden.

Klantmanagement

Het management kan realtime zien welke aandacht de Sales-, Marketing en Service afdelingen geven aan een groep relaties en de individuele werknemer ziet precies wat er met zijn of haar relaties gebeurd is. Ideaal als je een paar dagen weg bent geweest of terugkomt van vakantie. In een paar minuten ben je op de hoogte van alle mutaties in je klantengroep.

 De Aandachtsmonitor geeft direct antwoord op vragen als:  

  • Heeft mijn collega nog met mijn klant gebeld?
  • Wanneer heeft de serviceafdeling een contactmoment gehad?
  • Is het probleem opgelost?
  • Wat stond er in de laatste email van de binnendienst aan de klant?
  • Is er gereageerd op een mailing?
  • Wordt er voldoende aandacht besteed aan mijn topklanten?
Aandachtsmonitor in gebruik

De Aandachtsmonitor bevindt zich in dezelfde tabgroep als het Algemene activiteitenoverzicht in het zoekscherm. Via het menu 'Ga naar' kun je vanaf het zoekscherm het tabblad in beeld brengen.


aanmon01

Onder in het tabblad stel je in welke relaties je wilt zien en van welke gebruiker of groep gebruikers je de contactmomenten wilt zien.

aanmon02

Gebruikers(s)  De gebruiker, groep gebruikers of alle gebruikers (vinkje uit)
Periode  Gebruik een lange periode (1 jaar of meer) om een goed overzicht te krijgen van het contactmomentenverloop en relatieverdeling in de mate van "veel" of "weinig" aandacht. Gebruik een korte periode als je wilt zien wat er op een bepaalde dag, week of maand is gebeurd. Bijvoorbeeld om te weten wat er tijdens je vakantie met je relaties is gebeurd.
Selectiebestand  Selecteer eerst weloverwogen de relaties die je wilt volgen. De resultaten zijn het meest interessant als je een groep kiest die overeenkomende kenmerken hebben. Bijv. je topklanten, beinvloeders of relaties die je graag wilt behouden.
B-Groep Indien je regelmatig een vaste groep wilt volgen, voorzie die dan eerst van een B-Groep. Bijv. je eigen klanten en relaties.

N.B.  De actie Bereken start een herberekening. De uitkomst wordt onthouden en de volgende keer dat het tabblad wordt geopend, wordt dit resultaat getoond. Rechts bovenin het tabblad staat datum en tijd van de vorige berekening.

aanmon03


Het resultaat van een berekening geeft per relatie het totaal aantal contactmomenten in de betreffende periode van de gekozen gebruikers. De codes en namen in dit voorbeeld zijn om privacyredenen onleesbaar gemaakt.

aanmon04

1e kolom      Kleurcode van de relatie
Code   Relatiecode (R05) (hyperlink naar relatie)
Naam   Instellingsnaam (R01)
Tot.    Totaal aantal contactmomenten (hyperlink naar overzicht)
dgn     Aantal dagen vanaf nu dat er geen contact is geweest met de relaties. Bijv. Bij code AT is het laatste contact 18 dagen geleden
6e kolom  Kleurcodes van rood naar geel. Rood is geen aandacht, geel is zeer veel.

 


Voorbeeld

In het voorbeeld zijn 16 relaties gemeten. Het grid staat nu gesorteerd op het aantal contactmomenten (kolom Tot.) en de eerste in het grid heeft 488 contactmomenten en de laatste twee in het grid 0.

aanmon05
De relaties worden verdeeld naar rato van het aantal contactmomenten in de gekleurde vakken. Daar zien we dat 2 relaties helemaal geen aandacht hebben gehad en dat er 5 veel aandacht hebben gehad en 2 zeer veel.

aanmon06

Een hint op de aantallen geeft het bereik (in aantal contactmomenten) aan. Een klik op het aantal opent een dialog met de relatie en naw-gegevens zodat je ziet welke relaties het betreft.

De indeling van de kleuren wordt ook in het bovenstaande grid weergegeven (naast de kolom dgn).

aanmon07

Chronologisch overzicht

Als je in het grid op de hyperlink totaal aantal contactmomenten (kolom Tot.) klikt zie je een chronologisch overzicht met alle contactmomenten.

N.B. Hier worden ook zaken in getoond die niet als contactmoment worden geteld, maar die wel hebben plaatsgevonden zoals bijv. Facturen.

Als contactmomenten worden van Sales de volgende zaken geteld:

  • Suspect toegevoegd
  • Suspect omgezet naar Offerte
  • Offerte toegevoegd
  • Offerte omgezet naar order
  • Order toegevoegd
  • Offerte omgezet naar vervallen offerte

De Omzet is alleen beschikbaar voor gebruikers die toegang hebben tot de Salesmonitor.

Als de contactmomenten van een relatie worden geopend worden zowel bovenstaande zaken uit het activiteitenlog getoond en ook alles wat er op salesgebied is gebeurd.

aanmon08

aanmon09
Vanuit dit venster kun je met de Plus [+] en [-] toets door de onderliggende relaties bladeren.
Op deze contactmomenten kun je inzoomen door op de omschrijving (hyperlink) te klikken.

Met de Plus [+] en Min [-] toets kun je vervolgens door de inhoud historie, correspondentie, e-mails, orders, etc. klikken.

aanmon10
Rechtsonder geeft de hyperlink “Summary” een totaaloverzicht. Het rode, donkergrijze en lichtgrijze gebied uit het achterliggende tabblad geeft het percentage "weinig", het blauwe gebied "gemiddeld" en het groene en gele gebied "veel". 

aanmon11
Via de knop Beeld kun je de totalen in beeld brengen van de Historie, Correspondentie en Helpdesk.

aanmon12
aanmon13

Historie  7e kolom, het aantal toegevoegde/gewijzigde blokken
dgn  Aantal dagen vanaf nu dat er historie is toegevoegd/gewijzigd
Correspondentie Toegevoegde/verzonden e-mails en/of correspondentie
dgn  Aantal dagen vanaf nu dat er correspondentie is toegevoegd
(gereserveerd) - alleen beschikbaar in Sales weergave
(gereserveerd) - dgn Sales
Helpdesk Aantal toegevoegde Service Calls
dgn   Aantal dagen vanaf nu dat er een Service Call is toegevoegd


N.B. Deze totalen zijn al in de Contactmomenten verwerkt. De berekeningen blijven ongewijzigd.

Sales weergave

Via de knop Beeld is de Sales weergave aan te roepen. De Salesview is alleen beschikbaar voor gebruikers die toegang hebben tot de Salesmonitor.

aanmon14

Deze optie geeft een herberekening van de verdeling van aandacht. De monitor berekent de gemiddelde omzet per contactmoment en past de indeling dienovereenkomstig aan.

Een relatie met veel aandachtsmomenten en relatief weinig omzet wordt ingedeeld bij "mogelijk te veel" aandacht en een relatie met weinig aandachtsmomenten en veel omzet bij "mogelijk onvoldoende". Het management en de sales kunnen nu in een oogwenk  vaststellen of de hoeveelheid aandacht moet worden bijgesteld.

aanmon15

Alle omzet   

In deze kolom wordt het totaal van de orders en facturen in de opgegeven periode weergegeven (op basis van ingestelde Initialen en Periode). De Omzet is alleen beschikbaar voor gebruikers die toegang hebben tot de Salesmonitor.

Gewijzigd in Revisie 3: via de knop Beeld kan worden opgegeven of Orders, Facturen of Orders + Facturen moeten worden geteld.

dgn    Aantal dagen vanaf nu dat er een suspect, offerte of order is toegevoegd


N.B. Hier wordt dus alleen gekeken naar commerciële kansen en order intake, facturen zijn uitgesloten bij de berekening van "dgn".

aanmon16

Verdeling

De verdeling wordt vastgesteld door aantal contactmomenten af te zetten tegen de omzet.

De relaties kunnen worden opgeroepen door op de gekleurde vakken te klikken. De muis op de gekleurde vakken geeft een hint die het omzetbereik aangeeft per contactmoment.

Op de regel "Omzet" wordt het totaal weergegeven en per vak hoeveel omzet zich in dat segment bevindt. Daaronder het percentage van het segment op basis van omzet.

Relaties zonder contactmomenten en zonder omzet worden uitgesloten van de verdeling en zijn te vinden links in het scherm bij “Uitgesloten relaties”.

De hyperlink Summary geeft een overzicht van de berekeningen en indeling in de drie gebieden “mogelijk onvoldoende”, “gemiddeld” en “mogelijk te veel” aandacht.

aanmon17
aanmon18

Met het trechter icoon selecteer je 1 of meerdere relaties uit het grid.

Met de Geomap plaats je de relaties uit het grid of een deel daarvan (bijv. alleen de relaties met weinig aandacht) in de Geomap.

N.B. De Geomap hanteert zijn eigen kleuren, er is geen samenhang met de kleur van de relatie in het grid.

Met de Excel-knop breng je alle of de geselecteerde relaties naar Excel.


Terug naar patchinformatie

Deze site maakt gebruik van cookies voor analytische doeleinden. Door op akkoord te klikken gaat u akkoord met de plaatsing en gebruik van cookies.
Klikt u niet op akkoord, dan worden de cookies gedurende uw bezoek aan deze website geblokkeerd. Meer over ons privacybeleid vindt u hier.