Transparantie en geöliede processen met Archie

Vendor is leverancier van producten die je in toiletten tegenkomt: van toiletpapier en handdoekautomaten tot zeepdispensors en luchtverfrissers. Voor de binnen- en buitendienst is Archie vandaag de dag leidend. "Archie zorgt voor transparantie en geöliede processen", zegt manager Commerciële Binnendienst Peggy Huijbregts.

Lang handelde Vendor alle commerciële administratie af in Word, Excel en Outlook. Daardoor ontbrak gedetailleerd inzicht in commerciële processen. Directielid Hans Krijger, verantwoordelijk voor dienstverlening en procesoptimalisatie, had het gevoel dat het bedrijf een forse verbeterslag kon maken. “We willen de focus leggen op excellente dienstverlening. Dat betekent dat je je klanten heel goed moet kennen. En dat lukt niet als je klantinformatie versnipperd opslaat”, zegt hij.

Fortop energycontrol

Vendor had net een implementatie van Microsoft Dynamics ERP achter de rug. Deze software kent een CRM-suite, maar er zouden teveel maatwerkaanpassingen gedaan moeten worden om deze software geschikt te maken. “En als we iets niet meer willen, dan is het wel maatwerk”, zegt Bart van Erk, ICT- en facility manager bij Vendor.

Flexibel en gebruiksvriendelijk

Alle reden om op zoek te gaan naar een CRM-pakket. Vendor benaderde meerdere leveranciers, stelde een shortlist samen en koos op basis van enkele demo’s voor Archie. Krijger: “De software is heel flexibel in te richten. Archie is daarnaast erg gebruiksvriendelijk en je kunt het heel makkelijk koppelen aan andere pakketten.”

Vendor automatiseerde in eerste instantie alleen het salesproces met Archie. Huijbregts: “We wilden onze werkwijzen zo min mogelijk veranderen, en dat kon gelukkig. We werken veel met sjablonen, die je volledig naar je eigen idee kunt inrichten. We hebben onze buitendienstmedewerkers hier nauw bij betrokken, want zij gebruiken Archie het meest intensief. Ons uitgangspunt is steeds geweest dat Archie hen optimaal moet ondersteunen en hun administratieve lasten moet verminderen.”

Door de eerste fase beperkt te houden, duurde de implementatie slechts drie maanden. De samenwerking met Archie verliep al die tijd bijzonder soepel, zegt Van Erk. “Wij hebben ons beiden volledig aan de afspraken en de planning gehouden. Het hele traject liep eigenlijk feilloos. Als wij intern in een oeverloze discussie dreigden te belanden over hoe we iets zouden inrichten, dan voelde de projectleider van Archie haarfijn aan hoe hij een beslissing kon forceren. Hij dacht ook goed mee. Zo hebben we al onze bestaande processen binnen de standaard kunnen digitaliseren, zonder maatwerk. Dat is best bijzonder.”

"Als het niet in Archie staat, dan is het niet gebeurd."

Alle klantinformatie op één plaats

Het grootste voordeel van de nieuwe situatie is dat alle informatie over klanten op één centrale plaats staat. Huijbregts: “Onze filosofie is nu: als het niet in Archie staat, dan is het ook niet gebeurd. Dat maakt het werk voor zowel de binnen- als de buitendienst veel eenvoudiger. Ze hoeven onderling niets meer heen en weer te mailen en hoeven nooit meer naar informatie te zoeken.”

Krijger is vooral blij dat het salesproces nu is gestandaardiseerd en volledig inzichtelijk is. “We zien hoeveel energie we in een bepaalde klant stoppen en wat daar uiteindelijk uit komt. We kunnen onze pipeline daardoor veel efficiënter beheren en onze focus leggen op de beste klanten in plaats van op de klant die het vaakst belt.”
fortop automation
"Archie ondersteunt ons in excellente dienstverlening."
Transparantie

Is alles dan alleen maar van een leien dakje gegaan? “Natuurlijk niet”, zegt Krijger. “Transparantie is ook eng, want ineens wordt precies inzichtelijk wat iedereen op een dag doet en wat het rendement van die acties is. Gelukkig hebben we duidelijk kunnen maken dat we die informatie alleen gebruiken om medewerkers te coachen, niet om hen te controleren. Een ander gewenningspunt is dat we nu op een uniforme en heel gestructureerde manier werken. Voor mensen die van structuur houden is dat een zegen, maar voor degenen die van nature wat chaotischer zijn is het wennen dat ze nu alles moeten vastleggen.“

 

"We blijven binnen de standaard zonder onze processen te veranderen."


Op dit moment werken bijna 70 mensen met Archie: verkoop binnendienst, buitendienst en servicemedewerkers. Het aantal processen dat met Archie wordt geautomatiseerd groeit nog steeds. Huijbregts: “We zijn klein begonnen en hebben er van lieverlee steeds meer zaken aan toegevoegd, van nieuwe rapporten tot volledig nieuwe processen die we nu met Archie automatiseren, zoals bijvoorbeeld het debiteurenbeheer. We zijn nog lang niet klaar. Bij alles wat we doen vragen we ons af: kunnen we dit proces efficiënter of effectiever maken? Kunnen we onze dienstverlening aan klanten nog verder verbeteren door dit met Archie te automatiseren? De meeste van die ideeën kunnen we zelf doorvoeren. En soms vragen we advies aan Archie. Dan helpen ze je, zonder dat ze een rekening sturen.”

Krijger besluit: “Archie voelt ons heel goed aan, onze beide bedrijven hebben een perfecte klik. Misschien komt dat wel doordat we allebei excellente dienstverlening hoog in het vaandel hebben staan.”

archie software tablet magazijn
Bart van Erk & Hans Krijger (rechts)
Over Vendor

Vendor maakt het verschil bij toiletbezoeken buitenshuis. Het doel van Vendor is 
om van ieder toiletbezoek een happy moment te maken en een positieve beleving te bieden. Daartoe ontwikkelt en produceert het bedrijf met 200 medewerkers een totaalpakket aan artikelen voor het toilet, dat wordt verkocht in meer dan 30 landen. Kijk voor meer informatie op: www.vendor.nl.

 

Deze site maakt gebruik van cookies voor analytische doeleinden. Door op akkoord te klikken gaat u akkoord met de plaatsing en gebruik van cookies.
Klikt u niet op akkoord, dan worden de cookies gedurende uw bezoek aan deze website geblokkeerd. Meer over ons privacybeleid vindt u hier.