Archie draagt bij aan omzetgroei RTV Drenthe

Altijd en overal de klantinformatie bij de hand. Dat was de aanleiding voor de commerciële afdeling van RTV Drenthe om Archie XRM te implementeren. Het team kreeg er echter een hele rits aan extra mogelijkheden en functionaliteiten bij. “We hebben meer inzicht in onze klanten, behalen gemiddeld zo’n 15 tot 20 procent tijdwinst en delen kennis beter.” Het resultaat: een forse omzetgroei.

Commercieel manager Fred Többen werkt al zijn hele leven in de media. Hij kent het klappen van de zweep als geen ander en weet dat vrijwel alle media – of het nu dagbladen of tijdschriften zijn of radio, tv en internet – het leeuwendeel van de omzet uit vaste adverteerders halen. Relatiebeheer is dus belangrijk, zeker in de kleine markt waarin RTV Drenthe opereert. “Wij zijn een kleine provincie. Het aantal potentiële adverteerders is beperkt.”

RTV Drenthe team
Synchronisatie met PDA

RTV Drenthe is een publieke omroep. Zo’n 20 tot 25 procent van het budget komt uit reclamegeld. Het grootste deel daarvan zijn radio- en tv-commercials, een klein deel zijn banners op de website en billboarding (“dit programma werd mede mogelijk gemaakt door ...”). RTV Drenthe heeft qua reclame-inkomsten drie bronnen: landelijke omzet die door Omroep Reclame Nederland voor de regionale omroepen wordt gerealiseerd; bovenregionale omzet van de regionale omroepen in Groningen, Friesland en Overijssel; en regionale omzet. Voor deze laatste inkomstenstroom is RTV Drenthe Reclame verantwoordelijk.

Om altijd en overal de klantinformatie bij de hand te hebben, ging het bedrijf op zoek naar een nieuw CRM-pakket. Al snel viel hun oog op Archie XRM. Eén van de standaardfunctionaliteiten is synchronisatie op de PDA. Többen: “We hadden allemaal al een smartphone met daarop Lotus Notes voor e-mail en agenda. We wilden daar ook de klantinformatie op kunnen zien. Onze buitendienstmedewerkers zijn immers de hele dag onderweg.” Archie op de PDA beschikbaar maken was geen enkel punt, maar de koppeling aan Lotus Notes was nog een heet hangijzer. Door nauwe samenwerking tussen de ICT-afdeling van RTV Drenthe en Archie is dat gelukt.

RTV Drenthe Archie CRM
Verademing

Eind 2007 ging RTV Drenthe over op Archie XRM. “Dat was een verademing”, zegt Többen. “We konden ineens alle informatie van een klant koppelen aan zijn klantrecord: de offertes, het uitzendschema, zelfs commercials hangen we aan een klantrecord. Vroeger zweefde al deze data ergens rond. De binnendienstmedewerkers verloren veel tijd met zoeken naar informatie. Het komt vaak voor dat een klant vraagt: ‘kunnen we de commercial van de paasshow van vorig jaar weer gebruiken?’ Vroeger moesten we in verschillende databases op zoek naar de commercial en het uitzendschema. Nu hebben we alle informatie met een druk op de knop bij de hand.”

"We hoeven nooit meer naar informatie te zoeken, want alles is gekoppeld aan een klantrecord."

Ook het maken van DM-acties gaat een stuk sneller dan voorheen. “Vroeger moesten we de NAW-gegevens exporteren naar Excel en dat bestand met de brief samenvoegen, nu doen we dat allemaal in Archie”, zegt Többen. Het selecteren van de adressen die een mailing moeten krijgen gaat ook een stuk sneller.

De resultaten van actiemailingen zijn met Archie prima in beeld te brengen. “In het verleden gebeurde het nogal eens dat, om welke reden dan ook, onze follow-up onvoldoende was. Dan vallen de resultaten ook tegen. Mailingen worden in Archie nu automatisch voorzien van een activiteit, die in de planner wordt getoond. Deze activiteit zal dus op de een of andere manier ‘moeten’ worden opgevolgd”, zegt Többen. In maart 2008 heeft RTV Drenthe Reclame zijn eerste grootschalige verkoopactie op deze nieuwe manier opgezet en de respons was beduidend hoger dan welke eerdere verkoopactie dan ook.

RTV Drenthe studio
Stuurinformatie

Többen maakt intensief gebruik van de stuurinformatie die Archie hem ter beschikking stelt. Hij heeft een beter inzicht in de verkoopactiviteiten en resultaten van zowel de binnen- als de buitendienst. Resultaten die beduidend beter zijn omdat er gestructureerder wordt gewerkt. Archie geeft immers aan wanneer een klant moet worden nagebeld. “Er glipt nu niets meer tussendoor”, weet Többen.

"Er is meer rust gekomen in het sales-proces omdat de follow-up goed is georganiseerd."

Bovendien is de kennis die voorheen in de hoofden van de account managers zat nu voor iedereen toegankelijk in Archie. “We delen informatie beter. Dat moet ook met onze rolverdeling. Wij hebben ons gebied niet onderverdeeld in regio’s, in principe kan iedere verkoper met iedere prospect contact hebben. Bovendien werken we met een telemarketeer die alle afspraken inplant. Zij moet natuurlijk wel kunnen zien wat de geschiedenis van die klant is en wanneer wij voor het laatst contact met hem hebben gehad.”

Hoewel RTV Drenthe Reclame al anderhalf jaar met Archie XRM werkt, blijft het bedrijf nieuwe functionaliteiten toevoegen. Nu bijvoorbeeld Word XRM. “Reuze handig voor het maken van offertes”, weet Többen. “80 procent van onze offerteteksten zijn standaard, 20 procent is maatwerk. Nu hoeven we alleen maar de juiste tekstblokken te selecteren en een paar regels zelf te schrijven. Daartoe doet het systeem suggesties. Die verschijnen in een tekstballonnetje. Zo weet je ook zeker dat je geen onderdelen vergeet.”

RTV Drenthe overleg
Tijdsbesparing

Al met al heeft Archie XRM voor een forse tijdsbesparing gezorgd. Niet alleen bij het maken van offertes, ook bij het opzoeken van uitzendschema’s, commercials of correspondentie. Többen schat de tijdwinst op 15 tot 20 procent. “Ja, dat is heel veel, maar we waren voorheen ook echt veel tijd kwijt aan dingen bij elkaar zoeken omdat alles ergens rondzweefde. E-mails, brieven, offertes, reserveringen, uitzendschema’s, commercials, alles zat in een ander systeem. Nu is alles gekoppeld aan een klantrecord. We hoeven nooit meer naar informatie te zoeken.”

We hebben nu meer inzicht in wat we doen, waardoor we veel gestructureerder werken."

De omzet is sinds de implementatie van Archie XRM fors gestegen, maar daar liggen ook andere veranderingen aan ten grondslag. “De invloed van Archie is niet te isoleren, maar ik weet zeker dat de bijdrage groot is geweest”, zegt Többen. “We hebben nu gewoon veel meer inzicht in wat we doen, waardoor we gestructureerder werken. Dat zorgt bovendien voor rust in het proces. Nee, ik zou niet meer terug willen naar de oude situatie.”

Over RTV Drenthe

RTV Drenthe is de regionale omroep van de provincie Drenthe. Naast programma's op radio en tv verzorgt de omroep informatieve diensten op tekst-tv, teletekst en internet. Radio Drenthe is de best beluisterde zender in de provincie. Ook de televisiezender is populair: tussen 18:00 en 19:00 uur staat één op de vijf toestellen in de provincie op TV Drenthe afgestemd. Via internet zijn de radio- en tv programma's wereldwijd te zien en te beluisteren. Kij voor meer informatie op www.rtvdrenthe.nl

 

Deze site maakt gebruik van cookies voor analytische doeleinden. Door op akkoord te klikken gaat u akkoord met de plaatsing en gebruik van cookies.
Klikt u niet op akkoord, dan worden de cookies gedurende uw bezoek aan deze website geblokkeerd. Meer over ons privacybeleid vindt u hier.