Relatiebeheer professioneler met Archie

CultuurWerkt! (voorheen BCA, Bedrijfs Cultureel Abonnement) maakt culturele evenementen, zoals concerten, toneel en films, aantrekkelijk voor bedrijven en hun medewerkers doordat zij als abonnee korting krijgen. Aan de marketing- en salesafdeling van CultuurWerkt! de taak om vraag en aanbod optimaal op elkaar af te stemmen. Daarvoor gebruiken ze Archie.

Sommige mensen krijgen van huis uit mee hoe leuk het is om naar het theater te gaan, anderen zijn er in hun jeugd nooit geweest en ervaren een drempel. CultuurWerkt! probeert die drempel te verlagen door theater- of concertbezoek aantrekkelijk te maken voor een brede doelgroep via een bedrijfsabonnement. Daarbij krijgen medewerkers financieel voordeel als ze kaarten bestellen, maar minstens zo belangrijk als de korting is het effect dat collega’s elkaar stimuleren om samen te gaan. Bovendien profiteren familie en vrienden mee, want medewerkers mogen maximaal acht kaarten per voorstelling boeken. Jaarlijks kunnen abonnementshouders korting krijgen op ongeveer 750 voorstellingen in tientallen verschillende categorieën: van een pianoconcert tot de Zwarte Cross; van klassiek ballet tot Circus Herman Renz; en van het Rijksmuseum tot cabaret.

CultuurWerkt tean
Afstemming vraag en aanbod

Barry Jager is als sales manager verantwoordelijk voor de verkoop van abonnementen, zijn collega Ilka Schreurs houdt zich als marketing manager voornamelijk bezig met het aanbod. Beide werken intensief samen. “Het succes van CultuurWerkt! zit in een goede afstemming van vraag en aanbod. We houden rekening met de geografische spreiding van de bedrijven die een abonnement hebben afgesloten en met het type medewerker. Bij een logistieke dienstverlener of een bouwbedrijf werken voornamelijk mannen, bij een call center juist veel vrouwen. Zij houden van verschillende dingen en daar stemmen we ons programma op af”, vertelt Schreurs.

Ruim drie jaar geleden nam Jager het initiatief om op zoek te gaan naar een alternatief voor Filemaker Pro, waar de organisatie tot dat moment mee werkte. “Daar konden we eigenlijk alleen de NAW-gegevens en facturatie in kwijt, het relatiemanagement deden we in Outlook”, vertelt hij. Jager had bij eerdere werkgevers al ervaring met CRM en wist hoeveel winst er te behalen was door een professioneler relatiebeheer. Na een intensief selectiepakket viel de keus op Archie. “De software is gebruiksvriendelijk en het is een betrouwbaar bedrijf”, vat Jager samen. Schreurs vult aan: “Wat ik heel belangrijk vind is dat je Archie kunt vormen naar je eigen werkwijze. Bij veel andere CRM-software moet je je maar voegen in het keurslijf dat de softwarebouwer heeft ontworpen. Archie biedt de vrijheid om je eigen proces te handhaven.”

"Wat ik heel belangrijk vind, is dat je Archie kunt vormen naar je eigen werkwijze."

CultuurWerkt! heeft nogal wat noten op zijn zang qua functionaliteit. Jager: “We zijn natuurlijk maar een klein bedrijf, maar we hebben wel drie verschillende doelgroepen die we bedienen: de bedrijven die een abonnement afsluiten, de medewerkers die gebruikmaken van de korting, en de culturele partijen die hun kaarten op deze manier willen aanbieden. Het bijzondere aan onze organisatie is dat wij de wensen van deze drie partijen bij elkaar moeten brengen. We verkopen geen kant-en-klaar product, maar moeten ons product continu afstemmen op de wensen van de eindklant. De meeste pakketten ondersteunen dat slecht. In Archie is alles heel overzichtelijk, waardoor je sneller verbanden ziet.”

CultuurWerkt overleg
Voordelen

Cultuurwerkt! behaalt op veel fronten voordeel uit Archie. Jager: “In de eerste plaats heb ik veel meer inzicht in de pijplijn. Wij hebben ons salesproces gesplitst in drie fases. Ik zie nu precies welke prospect in welke fase zit. Bij bestaande klanten zien we wanneer een contract precies afloopt, zodat we tijdig actie ondernemen. Ook kunnen we klanten nu terugkoppelen hoe intensief hun medewerkers gebruikmaken van het abonnement. Bovendien zorgt Archie voor veel meer rust in het proces: je hoeft zelf niet meer bij te houden wie je wanneer moet terugbellen, je krijgt automatisch een seintje. Dat maakt het ook veel makkelijker werk over te dragen als een collega ziek wordt of op vakantie gaat.” Sales kan nu veel sneller en eenvoudiger informatie aanleveren aan marketing, bijvoorbeeld de oplage van het twee keer per jaar verschijnende magazine waarin de aanbiedingen staan of adressen voor een DM-actie.

Ook de marketingafdeling haalt veel tijdwinst uit Archie, met name bij het maken van adresselecties. Maar minstens zo belangrijk is volgens Schreurs het verbeterde overzicht van culturele partijen: “We hebben de banden flink kunnen aanhalen met partijen die voorheen minder op ons netvlies stonden. Vroeger deden we veel dingen uit ons hoofd, waardoor je al snel bij vaste partijen uitkomt. Nu zien we ook andere, vaak kleinere culturele aanbieders waar we voorheen minder structureel mee samenwerkten. Door dit grotere inzicht lukt het ons nog beter om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen.”

"Met Archie is ons inzicht in de effectiviteit van de verschillende marketinginstrumenten verbeterd."

De marketingacties worden beheerd met de projectenmodule. Bij grote voorstellingen zoals Mary Poppins zijn er meerdere communicatiemomenten, bijvoorbeeld een artikel in het magazine, een DM-actie en een prijsvraag waarbij je vrijkaarten kunt winnen. Waar CultuurWerkt! voorheen in Excel de respons bijhield, zit dit nu allemaal in Archie. “Ons inzicht in de effectiviteit van de verschillende instrumenten is daardoor verbeterd”, weet Schreurs. Al heeft ze ook nog enkele wensen: “Ik zou bijvoorbeeld graag een rekenfunctie in Archie willen hebben. En wat ik ook handig zou vinden is een kaartje waarop met rode stippen wordt aangegeven waar de lokale vestigingen zitten van de bedrijven die klant zijn en met een andere kleur waar de voorstellingen worden gegeven. Dan zie je meteen of je geografische spreiding goed is.”

CultuurWerkt kantoor Archie CRM
Professioneler
De efficiency van zowel de marketing- als de salesmedewerkers is sterk verhoogd en het inzicht is verbeterd. Maar het allerbelangrijkste voordeel vindt Jager dat CultuurWerkt! nu professioneler overkomt naar relaties. “We kunnen de band met onze relaties verstevigen doordat we ze meer kunnen vertellen over hoe intensief hun personeel gebruikmaakt van het abonnement. We kunnen ook beter opvolging geven aan hun wensen. Als ze bijvoorbeeld vragen om input voor hun personeelsblad dan zetten we in Archie die actie direct door naar marketing, in plaats van dat we dat op een geeltje schrijven dat zoekraakt in een stapel papier. Ons relatiebeheer is echt op een hoger niveau komen te liggen.”
Over Cultuurwerkt!

CultuurWerkt!, voorheen BCA, is een initiatief van de stichting Stimulering Kunst & Cultuur. De missie is het stimuleren en beleven van kunst en cultuur binnen het bedrijfsleven door samenwerking met culturele partijen en bedrijven. CultuurWerkt! biedt een platform dat enerzijds medewerkers van bedrijven die lid zijn informeert en hen voordeel en exclusieve extra’s biedt. En dat anderzijds een nieuw bezoekerspotentieel aanboort voor culturele partijen. CultuurWerkt! maakt een groot scala aan culturele evenementen toegankelijker en biedt per jaar korting op ongeveer 750 musicals, films, concerten, toneel, cabaret, festivals, dans, shows, familievoorstellingen, musea en nog veel meer. Kijk voor meer informatie www.cultuurwerkt.nl

 

Deze site maakt gebruik van cookies voor analytische doeleinden. Door op akkoord te klikken gaat u akkoord met de plaatsing en gebruik van cookies.
Klikt u niet op akkoord, dan worden de cookies gedurende uw bezoek aan deze website geblokkeerd. Meer over ons privacybeleid vindt u hier.