Overzicht met Archie voor Brandweertrainingen

Brandweertrainingen Nederland is de front office organisatie voor vijf brandweeroefencentra. Alle medewerkers hebben klantcontact. Om eenvoudig werk van elkaar te kunnen overnemen en het klantproces op een efficiënte manier in te richten werkt de organisatie met Archie. “Ons salesproces is zeer doeltreffend. Door workflow ondersteuning vallen er nooit dingen tussen wal en schip en we weten van elkaar precies waar we mee bezig zijn. Zonder CRM kunnen wij ons werk niet doen.” Een gesprek met Henrike Alberti.

Nederland kent een aantal oefencentra voor brandweer en bedrijfshulpverlening (BHV). Tot begin van deze eeuw werkten die onafhankelijk van elkaar. Ieder centrum had zijn eigen verkoopafdeling en onderling concurreerden ze met elkaar. Om efficiënter te werken en elkaar geen vliegen af te vangen is Regio BHV Nederland opgericht.

Henrike Alberti

Henrike Alberti

Vanuit deze organisatie is later ook Brandweertrainingen Nederland ontstaan. Deze front office-organisatie is verantwoordelijk voor sales en kwaliteitsmanagement van vijf oefencentra voor de brandweer. Office manager en buitendienstmedewerkster Henrike Alberti vertelt: “Wij zorgen ervoor dat de oefencentra zich kunnen concentreren op de trainingen. De rest er omheen regelen wij.” 'De rest is heel wat. Uiteraard sales, maar daarnaast ook kwaliteitsmanagement, zoals bijvoorbeeld de TüV-certificering, het boeken van hotels voor groepen die een meerdaagse training volgen en de boekhouding en facturering.

Vijf opdrachtgevers

De vijf oefencentra zijn nog altijd zelfstandige organisaties, maar ze concurreren niet langer met elkaar nu ze samenwerken via Brandweertrainingen Nederland. Dat is ook niet nodig, weet Alberti. “Alle vijf kunnen ze een basistraining verzorgen. Brandweerkorpsen kiezen voor zo’n basistraining meestal voor het centrum dat het dichtst bij hen in de buurt ligt. Daarnaast heeft ieder centrum zijn eigen specialisatie. Zo heeft het oefencentrum hier in Baak het blussen van gevaarlijke stoffen als specialiteit en is er in het centrum in Vlissingen een ondergronds metrostation nagebouwd. Doordat wij de trainingen van vijf oefencentra aanbieden kunnen we korpsen een totaalpakket leveren.”

Alberti is kort na de start van de organisatie in 2006 al in dienst getreden bij Brandweertrainingen Nederland. In haar vorige baan werkte ze met Archie. “Ik zag al snel dat wij onze efficiency konden verhogen als we een CRM-pakket zouden aanschaffen”, vertelt ze. Eind 2007 vond het selectietraject plaats.

"Zonder Archie CRM kunnen wij ons werk niet doen."

Eén van de belangrijkste criteria aan de software was dat het pakket moest kunnen omgaan met de vijf opdrachtgevers van Brandweertrainingen Nederland. “We willen de vijf oefencentra volledig kunnen splitsen in alle rapportages die we maken. En omdat de meeste klanten bij meerdere oefencentra trainingen afnemen, willen we ook rapportages vanuit het oogpunt van de klant kunnen maken. Zo zijn de meeste CRM-pakketten gewoon niet opgebouwd, die gaan uit van één bedrijf. Daarbinnen kun je dan wel meerdere klantdatabases maken. Maar wij willen het precies andersom: één klantendatabase voor meerdere bedrijven.” Dat is opgelost binnen Archie met de functie Campagnes. Voor Brandweertrainingen Nederland is die naam aangepast in Locaties.

Brandweertrainingen brandweerman
Veel functionaliteit

Een ander belangrijk criterium was de gebruiksvriendelijkheid. En ook daarin blinkt Archie uit, vindt Alberti. Toch bleek een gebruikerstraining wel erg handig te zijn. “Mijn collega en ik hebben in het verleden allebei met Archie gewerkt. Bij die werkgever hebben wij nooit een training gehad. Het pakket werkt zo eenvoudig dat het zich vanzelf wijst. Toch vonden wij het wel nuttig om nu wel een training te volgen. Toen bleek dat het pakket nog veel meer kon dan wij dachten. Die training heeft ons geholpen om uit de software te halen wat erin zit. We maken echt optimaal gebruik van alle voor ons relevante functionaliteit.”

"Archie kent een grote diversiteit aan rapportages. Daaruit kun je veel nuttige stuurinformatie halen."

Belangrijk vindt ze de grote diversiteit aan rapportages. “We kunnen eigenlijk iedere dwarsdoorsnede maken die we willen. Aan de oefencentra rapporteren we maandelijks de omzetstand en het type trainingen dat is verkocht. Ook benchmarken we de centra onderling. We maken daarnaast veel rapportages vanuit de klant bekeken: welke trainingen boeken ze, bij welke centra en welke verschuivingen hebben er plaatsgevonden ten opzichte van eerdere jaren? Daaruit kun je veel nuttige stuurinformatie halen”, zegt Alberti.

Ze is blij met de workflow-ondersteuning in het pakket. “Voordat we met Archie werkten had ik een ‘to do list’ op papier. Dat werkt niet, dat is zo onoverzichtelijk. Helemaal als iemand vraagt: kun je morgen even terugbellen? Nu staan alle activiteiten in Archie. Dat is erg overzichtelijk. Bovendien kan iemand mijn werk meteen overnemen als ik ziek ben, om maar een voorbeeld te noemen. En als ik op vakantie ga, dan hoeven we niet een hele overdracht te doen. Ook dan is het voldoende als de collega’s in Archie kijken welke acties er moeten worden ondernomen in de periode dat ik weg ben.”

Brandweertrainingen kantoor Archie CRM
Handig

Een van de meest handige toepassingen is de automatische koppeling van e-mail aan de klantkaart. De software herkent het mailadres en vraagt bij iedere mail die binnenkomt of uitgaat of je de mail wilt koppelen. Alberti: “Voorheen moesten we dat handmatig doen, en dan vergat je dat wel eens. Nu valt er geen enkel mailtje meer tussen wal en schip. Voor ons is dit erg belangrijk omdat wij klanten delen. Zo regelt mijn collega van verkoop binnendienst bijvoorbeeld de hotelboekingen. Ik werk zelf gedeeltelijk als buitendienstverkoper, maar doe ook de boekhouding. Als een klant belt met een vraag over een hotelovernachting en mijn collega is er niet, dan heb ik toch alle informatie bij de hand, inclusief de mailwisseling. We hoeven daardoor zelden tegen klanten te zeggen: ‘dat weet mijn collega en die is er morgen pas weer’.”

"Een heel handige toepassing is de automatische koppeling van e-mail aan de klantkaart."

Omdat Brandweertrainingen Nederland vrijwel sinds de start al met Archie werkt, is het effect van de software niet af te meten uit omzetcijfers of efficiencywinst. Toch twijfelt Alberti geen moment over het nut van de software. “Wij zouden gewoon ons werk niet kunnen doen zonder CRM.” Al liggen de voordelen tegenwoordig op een ander vlak dan in 2007, toen Archie werd geïmplementeerd. “Toen waren er nog 440 brandweerkorpsen in Nederland. Nu kent ons land 25 veiligheidsregio’s waarin brandweer, politie en ambulancediensten samenwerken. Dat betekent dat het sales- en offertetraject aanzienlijk is veranderd. “De veiligheidsregio’s zijn verplicht aan te besteden. De kunst voor ons is om al aan de voorkant van dat traject bij de klant aan tafel te zitten en ze te helpen met het schrijven van het bestek. Het is daarom belangrijk om vroeg behoeftes te onderkennen. Archie helpt ons daarbij.”

Samenvattend is Brandweertrainingen Nederland zeer te spreken over zowel de software als de leverancier. “Archie levert goede ondersteuning. Ze denken met ons mee, bijvoorbeeld bij de inrichting van de software. Voor onze organisatie is deze software perfect”, besluit ze.

Over Brandweertrainingen

Brandweertrainingen Nederland is de front office van vijf brandweeroefencentra verspreid over Nederland met elk hun eigen specifieke specialiteiten. De organisatie is voort- gekomen uit de behoefte vanuit de markt aan trainingsvariatie en -specialisatie. Door samen te werken kunnen deze centra een zeer breed opleidingspakket bieden aan brandweerkorpsen. Kijk voor meer informatie op www.brandweertrainingen.nl

 

Deze site maakt gebruik van cookies voor analytische doeleinden. Door op akkoord te klikken gaat u akkoord met de plaatsing en gebruik van cookies.
Klikt u niet op akkoord, dan worden de cookies gedurende uw bezoek aan deze website geblokkeerd. Meer over ons privacybeleid vindt u hier.