Kennis delen en zaken doen met Archie

Startende ondernemers op weg helpen, bedrijven adviseren bij hun vragen rond ondernemen en personeel en het stimuleren van business-to-business. Daaraan werkt Ter Zake Het Ondernemershuis, een samenwerkingsverband tussen het bedrijfsleven, onderwijs, belangenorganisaties en de gemeente Zoetermeer. "Zonder Archie zouden we ondernemers lang niet zo efficiënt kunnen helpen", zegt beleidsmedewerker Economische Zaken Harold Beffers. 

Ontmoeten, kennis delen en zaken doen zijn de pijlers van Ter Zake Het Ondernemershuis. Beffers en zijn collega ondernemerscoach Irma de Graaff zijn verantwoordelijk voor het stimuleren van kleinschalig ondernemerschap via een programma met (persoonlijke) advisering, workshops, events en scholing. "Het draait in ons werk om netwerken, relaties leggen, samenwerken. Dat kan simpelweg niet zonder een goed CRM-systeem", zegt Beffers

Fortop energycontrol
Hij was in de jaren '90 de voortrekker om de geautomatiseerde kaartenbak bij Economische Zaken van de Gemeente Zoetermeer te vervangen door Archie CRM. Dat heeft jarenlang naar grote tevredenheid gefunctioneerd. In 2015 is Archie met andere partijen uitgenodigd om te offreren voor een gemeentebreed CRM-systeem. Beffers: "Het verbaasde me niet dat Archie als winnaar uit de bus kwam. Deze software heeft een goede prijs/kwaliteitverhouding. Het grootste pluspunt is dat het heel flexibel is: je kunt, zonder maatwerk, het pakket toch helemaal naar je eigen wensen inrichten. Naast een desktopversie biedt Archie ook een webversie die de huidige visie van de gemeente op plaatsonafhankelijk werken goed ondersteunt. De flexibiliteit die Archie biedt is uniek.
Als één organisatie naar buiten treden
Hij is blij dat het pakket gemeentebreed beschikbaar is gesteld. "Er zijn diverse afdelingen waar onze relaties contact mee kunnen hebben. In Archie kunnen we vragen en/of afspraken vastleggen, opvolging geven en terugvinden. In contact met een ondernemer is dat zeer prettig en het bespaart beiden tijd. We kunnen op deze manier als één organisatie naar buiten treden.
De accountmanagers van team Economie en de ondernemerscoach van Ter Zake Het Ondernemershuis gebruiken Archie intensief. "We leggen alle contacten die we met ondernemers hebben erin vast", vertelt De Graaff. "Periodiek krijgt het systeem een update met gegevens van de Kamer van Koophandel, zodat het bedrijvenbestand actueel is. De koppeling met Company.Info en het e-mailmarketingpakket van Spotler dragen er verder aan bij dat we onze relaties goed kennenen op maat kunnen bedienen met onze dienstverlening. We organiseren, in samenwerking en in wisselende samenstelling, met externe organisaties voorlichtingsavonden voor starters, workshops, kennissessies en events voor ondernemers. Ook faciliteren wij een aantal ondernemersnetwerken in Ter Zake. Al die contacten kunnen we met Archie ondersteunen."

"Archie helpt ons onze efficiency te vergroten."

Gebruiksvriendelijk
De Graaff werkte, voordat zij op 1 januari van dit jaar de overstap naar Zoetermeer maakte, bij haar vorige werkgeverook met CRM-software. "Dat was een minder toegankelijk systeem, je moest vaker klikken om te komen bj de informatie die je zocht. Archie is juist heel gebruiksvriendelijk en toont veel informatie op één scherm. Harold en ik bepalen zelf hoe we zaken in Archie vastleggen, want de CRM-software moet ons ondersteunen bij onze werkzaamheden. Collega's met toegang tot Archie kunnen ook altijd bij de informatie over onze relaties."
Gebruikers binnen de gemeente zetten Archie in op de wijze die hen het beste ondersteunt. "Bij ons gaat het erom dat we mensen en kansen bij elkaar brengen. Van workshops met interessante ondernemersthema's tot vragen over het bemiddelen van personeel. Dan kunnen we snel schakelen en de nodige gegevens uitwisselen met mensen van het WerkgeversServicepunt Zuid-Holland Centraal en het UWV, welke ook zijn gehuisvest in Ter Zake", zegt De Graaff.
fortop automation
Irma de Graaff: "Zonder Archie kan ik simpelweg mijn werk niet doen."
Koppelingen naar Outlook en e-mailmarketingpakket
Archie heeft naast integratie met Outlook ook koppelingen met Company.Info en Spotler, het e-mailmarketingpakket voor de digitale nieuwsbrieven van Ter Zake. De nieuwsbrief wordt goed ontvangen, weet De Graaff: "We krijgen weinig afmeldingen. Dat betekent dat onze communicatie relevant en van meerwaarde is voor onze doelgroepen. We verkopen ook niet iets, want onze workshops en evenementen zijn gratis toegankelijk voor de bezoeker."

"Het draait in ons werk om netwerken, relaties leggen, samenwerken."

Aan de koppeling met Spotler moet nog wel wat worden gesleuteld, zegt Beffers. "Excelbestanden die we van derden ontvangen kunnen we nu niet inlezen in Spotler en zonodig ontdubbelen met onze Archie-gegevens. Relaties moeten eerst in Archie staan, voordat het e-mailmarketingpakket er wat mee kan. Dat is onhandig, vooral omdat wij voor de e-mailmarketing samenwerken met een externe partij die geen toegang heeft tot Archie. Dat werkt nu omslachtig en kan beter."

"We zijn juist met Archie gaan werken om onze efficiency te verhogen," lacht Beffers. De Graaff vindt dat ze daar goed in slagen. "Ik kan vrijwel alles vanuit Archie doen: e-mails versturen en opslaan, mijn agenda bijhouden en mijn 'to-do list' bijhouden. Zonder Archie kan ik simpelweg mijn werk niet doen."

archie software tablet magazijn
Harold Beffers (links) 
Over Ter Zake Het Ondernemershuis van Gemeente Zoetermeer

Terzake Het Ondernemershuis is een samenwerking van het georganiseerde bedrijfsleven, onderwijs, belangeorganisaties en de gemeente. Ter Zake is dé ontmoetingsplek voor ondernemers, gemeentelijke professionals en onderwijs en stimuleert samenwerken aan een beter economisch klimaat. Dit gebeurt onder meer via kosteloze bemiddeling van gemotiveerd personeel, goed accountmanagement Economische Zaken en een programma voor startende ondernemers en smaill business (www.tzho.nl)

 

 

Deze site maakt gebruik van cookies voor analytische doeleinden. Door op akkoord te klikken gaat u akkoord met de plaatsing en gebruik van cookies.
Klikt u niet op akkoord, dan worden de cookies gedurende uw bezoek aan deze website geblokkeerd. Meer over ons privacybeleid vindt u hier.