Hoe kan ik eenvoudig activiteiten en afspraken plannen?
Met de functietoets [F9] open je direct de planner vanuit vrijwel alle onderdelen van Archie. In de planner zie je direct welke interne of externe afspraken jij of je collega’s hebben. Door de initialen van collega(‘s) in te typen, krijg je een overzicht van de afspraken van de door jou gekozen collega(‘s).
Archie Activiteit maken van een Outlook mail?
As je van een email in Outlook een activiteit gaat maken, dan wordt deze automatisch gekoppeld in Archie CRM als de Outlook Activiteitenkoppeling actief is. De tekst van de email wordt meegenomen en kan in Archie CRM, met toevoeging van eventuele nieuwe tekst, gearchiveerd worden bij de betreffende relatie.
Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als er een klacht is binnengekomen waar een overleg over gepland moet worden. Kan ook zijn dat er een offerte is binnengekomen waar over vergaderd moet worden.
Hieronder wordt uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat via het icoontjes menu dat meestal, Office 2016, linksonder staat.
Outlook maakt nu een activiteit van de mail.
Kies een datum als het geen tijdsafspraak moet worden vink dan het vakje “Duurt de hele dag” aan.
Koppel de activiteit aan een relatie in Archie (Hiervoor moet de Archie CRM Outlook koppeling geïnstalleerd zijn)
Als je niet koppelt wordt de activiteit na de synchronisatie tussen Outlook en Archie CRM (een paar minuten later) aan je persoonlijke kaart gekoppeld.
Kies voor opslaan.
Hoe kan ik in één keer meerdere activiteiten aanmaken voor een groep contactpersonen?
Als u meerdere activiteiteiten in uw planner wilt toevoegen om bijvoorbeeld een groep contactpersonen te bellen, kunt u dat op de volgende manier doen. Maak een selectie van de contacten die u aan een belafspraak wil koppelen. Kies OK
.Kies voor Opvolgen
Kies Activiteiten en zoek de eigenaar van de planner erbij. Geef aan hoeveel afspraken er gemaakt dienen te worden. Voer de datum – aanvang- duur en soort afspraak in en kies voor OK.
Bij de vraag doorgaan kiest u voor JA.
Wat kun je doen met Activiteiten?
U kunt op het lege zoekscherm in Relaties… de activiteiten oproepen via het menu Activiteiten (Activiteiten algemeen), of door op het icoon “Activiteiten” onderin het scherm te klikken.
Onder het overzicht kunt u aangeven wat u wilt zien:
• de activiteiten van één of meerdere gebruikers. U kunt de activiteiten van alle gebruikers zien door het vinkje in het vak voor “Gebruiker(s)” weg te halen.
• alle activiteiten, activiteiten van een bepaalde soort (Bellen, Bezoeken etc…) of alleen de interne/externe activiteiten
• de activiteiten van een bepaalde datum
• de lopende of gearchiveerde activiteiten. Als u kiest voor het activiteitenlog wordt de archiveringsdatum in het overzicht getoond.
Als u in het datumveld op het kalendericoon klikt verschijnt de kalender. In een geopende “Kalender” kan direct een dag of maand worden geselecteerd en een volgend of vorig jaar. Als er al activiteiten staan gepland op een datum wordt het dagnummer blauw gekleurd in de kalender weergegeven. De “Kalender” is ook voorzien van een “Hint”. Door de cursor op die datum te plaatsen, wordt als hint een overzicht getoond met de al geplande afspraken op die betreffende dag.
In het overzicht is de omschrijving van een activiteit een onderstreepte hyperlink. Als u één van die hyperlinks aanklikt komt u direct bij de betreffende relatiekaart en activiteit. Als u een ander veld aanklikt in het overzicht verschijnt een venster met daarin de initialen van degene die de activiteit heeft toegevoegd. Ook ziet u wanneer dat gebeurt is. Als er historie aan de activiteit is gekoppeld wordt deze ook getoond.
Onder in het overzicht kunt u via iconen:
• een nieuwe activiteit aanmaken.
• een activiteit wijzigen.
• activiteiten verwijderen of archiveren.
• het activiteitenoverzicht afdrukken.
• een activiteit openen in het scherm “Activiteiten”
• alle relaties selecteren waar een activiteit aan is gekoppeld die in het overzicht “Activiteiten Algemeen” staan.
• met het activiteitenoverzicht naar MS Excel (alleen indien u geautoriseerd bent voor het Exporteren van gegevens) In het overzicht worden ook de straat en postcode van het huisadres meegenomen naar MS Excel.
• doorschakelen naar Filter, Planner, GeoMap of Rapportage.
Wanneer in het overzicht alleen de Activiteiten van uzelf staan is het mogelijk om een aantal van hen te selecteren en in één keer te verwijderen of archiveren. Tijdens het archiveren van meerdere activiteiten tegelijkertijd, wordt geen Workflow (Campagne en Respons wegschrijven) toegepast. In de historie worden, boven de, tijdens het archiveren ingetikte tekst, alle Activiteiten getoond van die relatie die tijdens de aktie zijn gearchiveerd.
In het overzicht treft u de volgende kolommen aan:
Pijlen
Indicatie of het een interne of externe activiteit betreft.
In.
Initialen Archie gebruiker.
Dag
Dag van de activiteit.
Datum
Datum van de activiteit.
Dgn
Hier wordt aangegeven hoever de activiteit in de toekomst of in het verleden ligt.
Van
Begintijd van de activiteit.
Tot
Eindtijd van de activiteit.
Icoon
Een afbeelding die de soort activiteit weergeeft (bellen, documentatie sturen e.d.).
Omschrijving
Korte omschrijving van de activiteit.
C
Eventueel de code van de campagne (beurs, advertentie, mailing etc…), waaruit de activiteit voortkomt.
Relatie
De code en instellingsnaam waarbij de activiteit is gepland.
Plaats
De vestigingsplaats van de relatie.
