FAQ

FAQ

Hoe kan ik eenvoudig data exporteren?

Via Lijsten is het mogelijk om eenvoudig data te exporteren naar Excel. Via het menu Ga naar, ga je naar lijsten toe en maakt daar een nieuwe lijst aan. Je vult de code in en geeft de lijst een naam die goed te onthouden is. In ons voorbeeld hebben we als code RELFAQEXP gebruikt en als omschrijving Relaties Export. Hierdoor kan de lijst eenvoudig teruggevonden worden als er nog een keer geëxporteerd moet worden.

Exporteren data lijsten

Als je de lijst hebt aangemaakt klik je op het band icoontje en vervolgens op het werkblad om een relatieband aan te maken. In het eerste dialoogvenster klik je op Details

Exporteren lijsten, band aanmaken

En vervolgens op Relaties

Exporteren data, relaties

In het daaropvolgende dialoogvenster klik je op OK

Exporteren lijsten data ok

Als de relatieband aangemaakt is klik je je vervolgens op het icoon met de hoofdletter A en klikt in de relatieband.

Exporteren data, relatieband aanmaken

Je krijgt dan het onderstaande dialoogvenster te zien. Hierin moeten een paar instellingen aangepast worden. Het vinkje bij “Woord automatisch afbreken” en bij “Hoogte automatisch instellen” moet worden weggehaald en bij “Breedte automatisch instellen” moet een vinkje komen te staan.

Exporteren data, memo

Daarna klik je op Archie Variabelen en krijg je een lijst te zien met alle velden die in het gedeelte “Relaties” te vinden zijn. We kiezen in ons voorbeeld voor R01, de instellingsnaam.

exporteren data, lijsten variabelen

Als je R01 geklikt hebt, kan je vervolgens op OK klikken.

Exporteren data lijsten, r01

Op de Relatieband is nu het veld <R01> verschenen.

Zoals in onderstaand voorbeeld te zien is moet de lengte van de velden aangepast worden tot ze net zo groot zijn als de veldnamen. De procedure van het velden toevoegen herhaal je totdat je alle velden hebt staan die je wilt exporteren. Met behulp van de pijltjestoetsen kan je ze netjes naast elkaar zetten. In ons voorbeeld hebben we gekozen voor de variabelen R01 – Instelling naam regel 1, R09 – Plaats huisadres en R07 – Landcode huisadres.

Exporteren data, lengte aanpassen

Als je de lijst aan je wensen voldoet sla je hem op en gaat vervolgens naar Bestand, Export. 

exporteren data, bestand export

In het dialoogvenster kies je voor Data. In het daaropvolgende menu kan je aangeven wat je precies wilt exporteren. In ons voorbeeld kiezen we voor Etikettenbestand. Je kan hier ook aangeven dat je het hele Relatiebestand wil exporteren of het Selectiebestand dat je hebt aangemaakt.

Exporteren data, keuze data

Als je op OK geklikt hebt kom je in het dialoogvenster bestand opslaan terecht. Je ziet dat de Code die is meegegeven aan de lijst als bestandsnaam gebruikt wordt.

Exporteren data, bestand opslaan

Als je hier op Opslaan klikt, wordt niet alleen het bestand opgeslagen, maar Excel wordt ook gelijk gestart. In het werkblad staan de geëxporteerde velden keurig in kolommen naast elkaar.

Exporteren data, resultaat in Excel

Link naar dit antwoord

 0 

Kan ik email in Outlook aan meerdere relaties koppelen?

Ja, het is mogelijk om een email-bericht in Outlook aan meerdere relaties en contactpersonen te koppelen. Als de Outlookkoppeling is geïnstalleerd zie je rechtsboven, als je een email aanklikt, “Opslaan in Archie”

Email in Outlook koppelen aan meerdere relaties

Als je er op klikt krijg je een pop-up scherm waar je mee in de database kan zoeken naar bedrijven en contactpersonen. In ons gevolg is dat het bedrijf “Adformatie” en Dhr. C. Persoon als contactpersoon.

Email in Outlook koppelen, popup scherm

In Outlook zie je nu dat de email gekoppeld is aan de relatie “Adformatie”. Het kan gebeuren dat je een email aan meerdere relaties wil koppelen. Het enige dat je hoeft te doen is op het plusje te klikken dat bovenaan de tabbladen staat of je kan gewoon nog een keer op Opslaan in Archie klikken.

Email in Outlook koppelen, plusje

Er verschijnt wederom een pop-up scherm waar we nu voor de relatie “Adformatie Buitenland” hebben gekozen en als contactpersoon Mevrouw C. Persoon.

Email in Outlook koppelen, koppelscherm

Als je nu in Outlook kijkt zie je dat er een tabblad is bijgekomen met de gekoppeld relatie “Adformatie Buitenland” en de contactpersoon.

Email in Outlook koppelen, gekoppelde relatie

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe kan ik in één keer meerdere activiteiten aanmaken voor een groep contactpersonen?

Als u meerdere activiteiteiten in uw planner wilt toevoegen om bijvoorbeeld een groep contactpersonen te bellen, kunt u dat op de volgende manier doen. Maak een selectie van de contacten die u aan een belafspraak wil koppelen. Kies OK

Meerdere activiteiten, groep contactpersonen

.Kies voor Opvolgen

Meerdere activiteiten, opvolgen

Kies Activiteiten en zoek de eigenaar van de planner erbij. Geef aan hoeveel afspraken er gemaakt dienen te worden. Voer de datum – aanvang- duur en soort afspraak in en kies voor OK.

Meerdere activiteiten, planner

Bij de vraag doorgaan kiest u voor JA.

Meerdere contactpersonen, doorgaan

Link naar dit antwoord

 0 

Kan ik een activiteit bevestigen via e-mail of brief?

Wanneer u een afspraak (intern of extern) maakt met een Contactpersoon bij een relatie, en er is in de activiteit een begintijd opgenomen, dan kunt u een afspraakbevestiging printen of mailen. In die afspraakbevestiging kunnen de gegevens uit de activiteit geplaatst worden. Na het toevoegen van een afspraak (intern of extern) met een begintijd wordt automatisch gevraagd of een afspraakbevestiging gemaakt moet worden. Als u die vraag bevestigend beantwoordt, volgt de vraag of de aanhef formeel of informeel moet zijn. Deze vraag wordt overgeslagen als er geen voornaam bekend is van de Contactpersoon.

Als u kiest voor het printen van een afspraakbevestiging zal Archie direct etiketten aanmaken van de aan de activiteit gekoppelde Contactpersonen en zoekt, afhankelijk van de soort afspraak (in- of extern), naar de eerste brief in het algemene brievenbestand die overeenkomt met de soort afspraak. Archie zoekt naar de brief met de code “<” bij een interne afspraak en naar de brief met de code “>” bij een externe afspraak. U komt vervolgens direct in het printstatusscherm en u kunt de brief printen. Als u een andere brief wilt versturen ter bevestiging van de afspraak, dan kunt u het afdrukscherm met [Annuleren] verlaten en met de knop [Terug] naar het voorliggende scherm om de andere brief op te zoeken. Archie onthoudt per gebruiker welke brief gekozen werd en zal bij een volgende keer per gebruiker standaard de brief kiezen, die het laatst gebruikt werd.

In de brief kunt u B-variabelen opnemen waardoor de gegevens van de activiteit in de brief afgedrukt kunnen worden.

Het is eveneens mogelijk de afspraakbevestiging direct per E-mail te verzenden. Zie daarvoor de uitleg bij .

Speciale variabelen in de brief voor afspraakbevestiging

Tijdens het intypen van de brieftekst kunt u de lijst met variabelen opvragen met [F1].

<B01>                                      Datum van de afspraak, formaat afhankelijk van de door u gekozen standaard taal in Windows, bijvoorbeeld 20/06/11, of 06/20/11.

<B02>                                      Datum van de afspraak met maandomschrijving, bijvoorbeeld 20 juni 2011.

<B03>                                      Dagnummer uit de datum van de afspraak “19”.

<B04>                                      Maand uit de datum, “juni”, of “June”.

<B05>                                      Jaar uit de datum van de afspraak “2011”.

<B06>                                      Dag uit de datum, “maandag”, of “Monday”.

<B07>                                      Tijd van de afspraak.

<B08>                                      Naam van de Archie gebruiker zoals opgegeven bij Systeembeheer…(Gebruikers) in het veld “Naam”.

<B09>                                      Aanspreekvorm (meneer, mevrouw etc.) van de Archie gebruiker. Deze aanspreekvorm haalt Archie op uit de titulatuurtabel met behulp van de titulatuurcode die in Archie Systeembeheer (Gebruikers) in het veld “Titulatuur” is opgenomen.

<B10>                                      Contactpersonen, die aan de afspraak gekoppeld zijn.

<B11>                                      Namen van de Archie gebruikers, die gekoppeld zijn aan de activiteit.

<B12>                                      Omschrijving van de afspraak.

<B13>                                      Tijdsduur van de afspraak.

Voorbeeld lay-out afspraakbevestiging

In Brieven… zijn twee brieven opgenomen met code “<” en code “>”. Deze twee brieven kunnen onder andere worden gebruikt voor de afspraakbevestiging.

U kunt naar eigen inzicht de tekst en variabelen aanpassen.

Voorbeeld afspraak extern:

Activiteit: JC vr 22/07/11 12.00 – 13.30 Lunch met directie

Briefbody afspraakbevestiging extern:

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen met <B09> <B08> op <B02> om <B07> uur. Wij bezoeken u op <R06> te <R09>.

wordt

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen met meneer Jaap Conijn op 22 juli 2011 om 13.00 uur. Wij bezoeken u op Schepenmakersdijk 11 te HOORN.

Voorbeeld afspraak intern:

Activiteit: JC vr 22/07/11 09.30 – 10.30 Bespreking offerte

Briefbody afspraakbevestiging intern

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen op <B06> <B03> <B04> a.s. om <B07> uur met <B08>. Wij zijn gevestigd in ….

wordt

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen op vrijdag 22 juli a.s. om 09.30 uur met Jaap Conijn. Wij zijn gevestigd in ….

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe kun je een Selectiebestand bekijken of bewerken?

In Selecties…, Analyse… en via een aantal andere akties kunt u relaties op uw Selectiebestand plaatsen. Met dit bestand kunt u etiketten, lijsten, analyses etc. maken. U kunt in Relaties… via menu Ga naar (Filter), of met het icoon “Filter” uit het iconenpalet de geselecteerde relaties bekijken en bewerken. Nadat u deze aktie gekozen heeft, krijgt u een dialoogscherm in beeld, waarin u kunt aangeven welk filter u wilt zien: het Relatiefilter (uw laatst gemaakte selectie), het B-Groepfilter of het Activiteitenfilter.

Selectiebestand bekijken of bewerken

Als u kiest voor “Relatiefilter”, krijgt u de geselecteerde relaties in een dialoogscherm in beeld. Onderin het scherm ziet u ook de geselecteerde Contactpersonen van de relatie.

Selectiebestand, relatiefilter

Als er meer dan 500 Instellingen zijn geselecteerd wordt in het Relatiefilter een scherm getoond met de aantallen van de geselecteerde gegevens. Vanuit dit scherm kan direct worden gebladerd door de geselecteerden als u op de knop [Huidige selectie] klikt. Door een vinkje te plaatsen bij “Overzicht” wordt eerst het overzicht van de geselecteerde Instellingen getoond.

In het scherm ziet u de kolommen “Code”, “Instelling”, “Plaats” en “Land/Postcode”. Onderin ziet u de Contactpersonen die bij de relatie geselecteerd zijn. U kunt met de pijltjestoetsen door het Selectiebestand scrollen, of een geselecteerde relatie zoeken door (een deel van) een code in te typen. Als u met [Enter] uw keuze bevestigt, roept u de geselecteerde relatie in beeld. Met de door u gekozen relatie uit het Selectiebestand in beeld kunt u met [+] en [-] bladeren door de relaties die op uw Selectiebestand staan. Tijdens het bladeren door de geselecteerde relaties wordt de eerste geselecteerde Contactpersoon actief gemaakt.

Als u een aktie onderneemt waardoor u bij niet geselecteerde relaties terechtkomt of als u wisselt van zoekvolgorde, dan wordt gevraagd of u het Filter wilt afbreken. Als u deze vraag met “Ja” beantwoord, wordt het bladeren op geselecteerden opgeheven.

Met de knop [Terug] op de Icon Toolbar, met de [ESC]-toets of met de menu-optie Bestand (Sluiten) keert u terug naar het overzicht van het Selectiebestand.

In Beheer (Standaards, Beeld, Algemeen) kan de volgorde van het relatiefilter worden ingesteld.

Naast het hierboven beschreven bladeren door uw Selectiebestand kunt u ook in het overzicht een aantal akties ondernemen.

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe voeg ik een gebruiker toe?

Nadat Archie geïnstalleerd is, moeten de Archie gebruikers gedefinieerd worden.

1. Start Archie Systeembeheer (aeAdmin.exe) vanuit de Archie programmadirectory.

2. Type de Gebruikersnaam en Toegangscode in (bijvoorbeeld Gebruiker “SY” en bij de Password “SYSTEM”). U bent nu in Archie Systeembeheer, waar u Archie gebruikers kunt definiëren.

3. U staat op het eerste het tabblad “Gebruikers”. Links ziet u de beschikbare Archie gebruikers, klik er één aan.

4.       Klik in de Icon Toolbar op de knop [Wijzigen] of tik een [W] in.

5.     Voer de naam van de Archie gebruiker in in het veld “Naam”. Toets [F1] in het veld “Titulatuur” of klik op “…” achterin het veld. U ziet nu de titulatuurcodetabel. Kies de titulatuur door op de juiste regel te gaan staan en op [Enter] te drukken, of door op het onderstreept gegeven uit de kolom “Aanhef etiket” te klikken. Toets de initialen in het veld “Initialen”.

N.B.

Let op dat u logische initialen kiest. Bij iedere wijziging in Archie, bij activiteiten, mail, etc… worden de initialen van de gebruiker geregistreerd. Bijvoorbeeld “Dik van Bommel” als “DB”. U heeft voor de initialen maximaal 4 posities tot uw beschikking.

N.B.

Als de Archie gebruiker ook als Contactpersoon is ingevoerd in Archie zelf, dan kunt u door op de 3 puntjes te klikken in het naam-veld de Contactpersoon koppelen. Een eventueel gekoppelde foto van die Contactpersoon in Archie wordt dan getoond.

6.     Toets een Gebruikersnaam in en een Toegangscode in het veld “Password”. Dit zijn de Archie inloggegevens voor deze gebruiker. Als u de beschikking heeft over de Protect+ module kunt u de Archie gebruikers in laten loggen met hun Windows Credentials. U vult dan het WACP-veld met de gebruiker uit de Windows Active directory.

7.     Klik op de knop [Opslaan] of toets [F7]. Herhaal Stap 4 t/m 8 voor de andere nieuwe Archie gebruikers of ga door met stap 9.

8.     Verlaat Systeembeheer.

9.   Start Archie.exe. U krijgt nu weer het Toegangscontrolescherm in beeld. Type uw gebruikersnaam en wachtwoord en bevestig dat met [Enter]. U komt nu in het basisscherm van Archie.

11.   Verlaat Archie door op het kruisje rechtsboven te klikken of met de toetscombinatie [Alt-F4].

Hoe voeg ik een gebruiker toe

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe maak je een Etiket via Instelling of Contact?

Etiketten vormen een belangrijke schakel in de verzorging van uw mailingen. Als u een brief print wordt er voor alle Etiketten, die op dat moment op uw Etikettenbestand staan, een brief geprint. Het aantal etiketten dat is gemaakt, is bepalend voor het aantal brieven dat geprint wordt. U kunt Etiketten laten maken van al uw Relaties of van uw Selectiebestand. Ook kunt u Etiketten aanmaken van een afzonderlijke relatie als u daar even snel een briefje naar toe wilt sturen.

U kunt het dialoogscherm van de etiketten activeren via het etiketten-icoon rechts in het vak achter “Instelling” of “Contact”. U komt vervolgens in het aanmaakscherm. In het dialoogscherm ziet u bij “Huidige etiketten” het eerste etiket van de etiketten die u het laatst heeft gemaakt en die nu nog op uw persoonlijke Etikettenbestand staan.

Een etiket maken in Archie CRM

Onder het venster met Contactpersonen kunt u aangeven of het huis- of postadres moet worden gebruikt en of de briefaanhef formeel (Geachte heer…) of informeel (Beste…) moet zijn. Rechts onderin kunt u aangeven of uw Etikettenbestand moet worden geschoond of niet. Tenslotte geeft u op volgens welke lay-out de etiketten moeten worden aangemaakt. Als u de checkbox Etiket lay-out aanvinkt, wordt er een etiket aangemaakt volgens de etiket lay-out die daarachter vermeld staat. Vinkt u de checkbox niet aan, dan wordt er een etiket gemaakt volgens de lay-out die gekoppeld is aan de landcode van de relatie. Zie Tabellen (Instellingen Landen, kolom Etiket lay-out). Als er meer dan één Contactpersoon is bij de relatie, dan geeft u links in een “Tag”-venster aan van welke persoon of personen een etiket moet worden gemaakt.

Als u de knop [Maken] aanklikt, worden de etiketten aangemaakt.

Etiket maken in Archie CRM, etikettenbestand

Nadat de etiketten zijn gemaakt, krijgt u het hoofdscherm van de etiketten in beeld.

Hier kunt u door de door u aangemaakte etiketten bladeren en er verschillende bewerkingen mee uitvoeren. U kunt ze onder andere printen, met de knop [Ga naar Brieven] meenemen naar Brieven…, waar u een brief kunt maken en printen. Met de knop [Tekstverwerker] kunt u direct naar een externe tekstverwerker schakelen of via [Export] meenemen naar een ander programma, bijvoorbeeld een externe tekstverwerker.

Link naar dit antwoord

 0