FAQ

FAQ

Archie CRM uitgaande koppelingen

Inleiding

Met een muisklik op het Uitgaande koppelingen-icoon Uitgaande koppelingen icoon kun je vanuit Archie andere programmatuur starten. Gegevens van de in beeld staande relatie, contact of ander startpunt kunnen doorgegeven worden aan de te starten applicatie. Uitgaande koppelingen kunnen door de Applicatiebeheerder(s) worden gedefinieerd in AEAdmin. Als je in het overzicht van de uitgaande koppelingen op de knop “Help” klikt, kun je meer lezen over de werking en mogelijke andere functionaliteiten.

Definitie

Via het programma AEAdmin.EXE kun je de hyperlink “Uitgaande Koppelingen” aanklikken. Je komt dan in het volgende scherm:

Archie CRM uitgaande koppelingen

Via de knop “Toevoegen” kun je een nieuwe Uitgaande Koppeling toevoegen.

Voorbeeld

1. Start in je browser Google.
2. Vul een op te zoeken stuk tekst in, bijvoorbeeld “Archie Europe bv, Purmerend” en klik “Google zoeken”.
3. Kopieer de volledige tekst die je dan in de adresbalk van je browser ziet.
4. Ga naar “Uitgaande Koppelingen” en klik op “Toevoegen”.
5. Geef de koppeling een naam, bijvoorbeeld “Google”.
6. Plak de gekopieerde URL in het vak bij “Sjabloon”.
7. Selecteer in de tekst de woorden “Archie+Europe+bv”.
8. Toets F1 en zoek in de lijst de Archie-variabele op. In ons voorbeeld is dat <R01>. Vervang de geselecteerde tekst door die variabele.
9. Selecteer het woord “Purmerend” en vervang dat op dezelfde manier met de variabele <R09>.
10. Sla de koppeling op.

Let op!
Als er accenttekens in de tekst of naam staan en die worden als blokjes weergegeven op de site dan kun je dit aanpassen. Ga naar het beheerscherm van uitgaande koppelingen en klik, nadat je de koppeling heb geselecteerd, op geavanceerd. Hierdoor komen er een aantal opties bij. Als je op wijzigen klikt kun je deze aanpassen. De meeste websites maken van URL-codering gebruik, deze staat ook standaard ingesteld. Je kunt proberen om deze uit te zetten of de codering aan te klikken die de betreffende website gebruikt.

Hieronder zijn een aantal voorbeelden van uitgaande koppelingen opgenomen. Deze zijn klaar voor gebruik; dat wil zeggen dat de Archie-variabelen al zijn toegevoegd. Je hoeft de URL’s slechts te kopiëren.

N.B. Hou er rekening mee dat sommige websites hun urls om te zoeken kunnen veranderen. Hierdoor zouden de voorbeelden die hier staan anders kunnen werken.

Veel plezier!

Instelling

Telefoongids
Als er in je database bij een organisatie nog geen telefoonnummer bekend is, kun je via deze koppeling het nummer opzoeken op internet.

https://www.detelefoongids.nl/zoeken/plaats-
<R09;URL>/w-<R01;URL>

Google.nl
Kijk via Google op welke websites meer informatie over de organisatie te verkrijgen is.

https://www.google.nl/search?hl=nl&q=%22<R01>
%22+<R09>&meta=

Google Maps
Zoek de precieze locatie van de organisatie op.

https://maps.google.com/maps?f=q&source=s_q&geocode=&q=<R06;URL>,<R09;URL>,<R09A;URL>,<R08;URL>,<R07;NL>&ie=UTF8&z=16&iwloc=A&hl=nl

BING Luchtfoto’s NL

https://www.bing.com/maps/?v=2&where1=<R06;HTML>%2C%20
<R09;HTML>%2C%20netherlands

Klik vervolgens in de bovenbalk op Road en kies Bird’s eye.

Afbeeldingen van de website
Vraag een overzicht op van alle afbeeldingen op de website van de organisatie.

https://www.google.nl/images?as_q=&hl=nl&btnG=Google+
zoeken&as_epq=&as_oq=&as_eq=&imgtype=&imgsz=&imgw=&imgh
=&imgar=&as_filetype=&imgc=&as_sitesearch=<R30>
&as_rights=&safe=off&as_st=y&biw=1680&bih=987

Locaties van de evt. Holding met classic Google Maps
Vraag een overzicht op van de locaties van alle vestigingen van de Holding waarvan de organisatie deel uitmaakt.

https://maps.google.nl/maps?f=q&source=s_q&hl=nl
&geocode=&q=%22<R01>%22&ie=UTF8&hq=%22<R01>%22
&hnear=&filter=0&update=1&z=8&output=classic
Contact

Google.nl

https://www.google.nl/search?hl=nl&q=%22<K07>+<K14>
%22+OR+%22<K17>+<K01>%22&btnG=Zoeken&meta=

Telefoongids

https://www.detelefoongids.nl/zoeken/plaats-<R09;URL>
/w-<K01;URL>/1/?contentType=residential

Facebook

https://www.facebook.com/search/results.php?q=
<K07;HTML>%20<K14;HTML>

Hyves

https://www.hyves.nl/search/hyver/?searchterms=
<K07;HTML>%20<K14;HTML>

Foto’s

https://images.google.nl/images?hl=nl&q=%22
<K07> <K14>%22&btnG=Afbeeldingen+zoeken&gbv=2

LinkedIn

https://www.linkedin.com/search?pplSearchOrigin=GLHD
&keywords=%22<K07>+<K14>&search=

Vervolgens moet je inloggen, als je dat nog niet bent, om de resultaten te kunnen bekijken.

Pipl

https://www.pipl.com/search/?FirstName=<K07>
&LastName=<K14>&City=<R09>&State=&Country=<R07>
&CategoryID=2&Interface=

Link naar het antwoord

 0 

Hoe kan ik onderdelen van Archie CRM op slot zetten?

Je kunt brief body’s, brief lay-outs, ondertekeningen, selectiedefinities en lijst lay-outs op slot zetten. Een andere gebruiker kan dan geen wijzigingen aanbrengen. Op die manier beveilig je dus op een handige manier de door jou gemaakte items. Dupliceren is wel mogelijk. Alleen de gebruiker die één van de genoemde items op slot heeft gezet, kan het slot weer verwijderen.

Archie CRM, relatiebeheer op slot zetten

Link naar antwoord

 0 

Wijziging BTW tarief

Per 1 januari 2019 is het lage BTW tarief aangepast. Als het lage BTW tarief voor u van toepassing is dan wordt het huidige tarief van 6% verhoogd naar 9%. Factureert u in Archie? Dan moet u het lage BTW tarief ook in Archie aanpassen. Hier leggen we uit waar u rekening mee dient te houden bij het aanpassen van het BTW tarief in Archie.

Offerte

Als u uw offertes altijd verstuurt exclusief BTW, dan geeft u waarschijnlijk in uw basis lay-out aan dat alle bedragen exclusief 6% of 21% BTW zijn. Dit kunt u wijzigen in 9% of 21% BTW.

Offreert u altijd inclusief BTW dan kunt u in uw lay-out aangeven dat de prijzen gebaseerd zijn op het bedrag inclusief 9% BTW.

BTW codes in Archie

Op 1 januari 2019 dient u alle factuur lay-outs aan te passen naar het juiste (lage) BTW percentage. U zet in de Archie Admin het percentage van de huidige code op 9%. Daarnaast maakt u een extra BTW code aan voor 6%. Deze heeft u nodig indien een factuur van voor 1 januari 2019 gecorrigeerd moet worden.

N.B. Wij adviseren u om met uw accountant te overleggen wat de voorwaarden en regelingen zijn die specifiek voor uw bedrijf van toepassing zijn voor de fiscale afhandeling.

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe kan ik alle uitgevoerde acties bij een relatie zien?

Bij een relatiekaart kun je met de knop ‘Info’ (of via het menu Info) kiezen voor ‘Dossier relatie’. Je krijgt dan op een tabblad een overzicht van alle uitgevoerde acties bij die relatie, zoals bijvoorbeeld toegevoegde Historie of verzonden en binnengekomen Correspondentie. Als je op een hyperlink klikt, wordt de desbetreffende Historie getoond of schakel je door naar de Correspondentie.

Uitgevoerde acties bij een relatie

Link naar antwoord

 0 

Hoe krijg ik snel een overzicht van relatiegegevens uit Archie CRM?

Via de optie Lijsten is het mogelijk overzichten te krijgen van relaties tot verkoop- en projectgegevens.

Indien er een snel overzicht nodig is van bijvoorbeeld relaties, contactpersonen of gearchiveerde afspraken, dan zijn daarvoor twee standaard lay-outs waaruit gekozen kan worden. In deze uitleg wordt getoond hoe zo’n overzicht opgevraagd kan worden.

Instellingen

Ga in de relatiekaart naar Bestand > Afdrukken. Kies voor de juiste selectie in het pop-up scherm dat verschijnt. In dit voorbeeld kiezen we Instellingen:

Overzicht relatiegegevens Archie CRM

Overzicht relatiegegevens instellingen

Vervolgens verschijnt een dialoogvenster met de mogelijke opties waaruit men kan kiezen. (Bij historie en suspects kan een datumbereik worden opgegeven).

Overzicht relatiegegevens afdrukken

Hier wordt ook gekozen voor de gewenste lay-out van de lijst. Vink Lay-out aan en klik op het icoon met de drie puntjes om de lay-out te selecteren. In dit voorbeeld maken wij gebruik van het standaard en zeer uitgebreide overzicht “Archie Report” met code: RELATIE.

Overzicht relatiegegevens lay-out

Nadat dit is geselecteerd en op OK is gedrukt verschijnt er een printdialoog waar de keuze kan worden gemaakt de gegevens af te drukken of te exporteren naar een Pdf-bestand of Excel sheet.

Overzicht relatiegegevens, print dialoog

Via het afdrukvoorbeeld zijn alle gekozen gegevens keurig onder elkaar gerangschikt.

Overzicht relatiegegevens afdrukvoorbeeld

Contactpersonen

Ga in de relatiekaart naar Bestand > Afdrukken. In dit geval kiezen we in het dialoogvenster voor contactpersonen:

Vervolgens verschijnt een lijst met opties die je van de contactpersonen kunt opnemen. Een datumbereik kan hier worden opgegeven bij de optie Historie.

Overzicht relatiegegevens contactpersonen

De standaard lijst die hiervoor gebruikt wordt is “Archie Report” met de code CONTACT. Deze lijst kan, net als bij relaties, afgedrukt of geëxporteerd worden naar een Pdf-bestand of een Excel sheet.

Overzicht relatiegegevens Archie Report

 0 

De offerte wordt maar 1 keer geprint terwijl 2 keer staat ingesteld?

Dit kan te maken hebben met de update naar Windows 10. Als het daarvoor gewerkt heeft, en na de update niet meer, ga dan naar de website van de fabrikant van de printer om te kijken of er nieuwe printerdrivers staan die geschikt zijn voor Windows 10. Na de installatie daarvan zou er gewoon weer een kopie van de offerte uitgeprint moeten worden.

 0 

Hoe plaats ik eenvoudig een profielfoto bij een contactpersoon?

In het relatiebeheerscherm van Archie CRM is het een fluitje van een cent om een profielfoto bij een contactpersoon te plaatsen. Dat gaat via het schaartje dat in het contactpersoon menu staat. Zorg er eerst voor dat u, via bijvoorbeeld LinkedIn of Facebook, de juiste profielpagina in beeld hebt staan met de profielfoto.

Foto bij contactpersonen

In het menu dat verschijnt als u op het schaartje klikt kiest u voor “Minimaliseer, kopieer schermgedeelte“. In ons geval hebben wij de Facebook-pagina van Archie CRM openstaan en we willen de foto van de mevrouw met de zonnebril als profielfoto gaan gebruiken. In het scherm ziet u een kruisje verschijnen dat u over de foto kan bewegen. Hiermee snijdt u als het ware de foto uit.

Foto bij contactpersonen, Facebook Archie CRM

Als u dat gedaan heeft verschijnt de foto in Archie CRM en wordt om een naam gevraagd en of u deze foto als profielfoto wil gebruiken. In dit scherm kunt ook nog extra gegevens invoeren.

Foto contactpersonen, profielfoto

Als u vervolgens op opslaan klikt komt de foto keurig in Archie CRM bij de contactpersoon te staan.

Foto bij contactpersoon, opslaan

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe koppel ik een bestand aan de relatiekaart?

In Archie CRM kan je attachments aan de relatiekaart en de contactpersonen koppelen. Dit kunnen officebestanden als documenten en spreadsheets zijn, maar ook een pdf of en bouwtekening, Om deze bestanden te koppelen ga je naar het bestandsicoontje rechtsboven in het scherm.

Hoe koppel ik een bestand aan een relatiekaart

Daar klik je in het menu rechtsboven op nieuw en gaat via de verkenner naar het bestand dat je wilt koppelen.

Attachments Tabblad

Daar klik je in het menu rechtsboven op nieuw en gaat via de verkenner naar het bestand dat je wilt koppelen.

Bestand dat je wilt koppelen

Als je een bestand hebt aangeklikt krijg je een dialoogvenster met daarin de opties die je hebt om het bestand toe te voegen

Dialoogvenster bestanden toevoegen

1. Je kan een kopie maken van het bestand in Archie. Het originele bestand blijft staan op de eigen locatie.
2. Je kan het bestand verplaatsen naar Archie. Hierdoor komt het bestand in de Archie bestandsdirectory te staan.
3. Je kan het bestand vanuit de huidige locatie benaderen. Het bestand blijft op de originele locatie staan.

In dit voorbeeld is gekozen om het bestand te verplaatsen naar Archie.

Bestand verplaatsen naar Archie

Hier kan je het soort, een korte omschrijving en een lange omschrijving aan meegeven. Ook kan je hier aangeven of je het als miniatuur wil gebruiken.

Korte of lange beschrijving meegeven

Als je vervolgens op opslaan klikt zie je bij het tabblad attachments het bestand gekoppeld is, wat voor soort bestand het is en of er een omschrijving bijstaat.

Koppel bestand aan een relatiekaart

Link naar dit antwoord

 0 

Wie ziet de Salesmonitor?

U kunt per gebruiker aangeven of ze gebruik maken van de Sales Monitor. In (Gebruikers) moet u hiervoor het vakje achter “Sales Monitor” onder “Gebruikt” aanvinken. Via de Sales Monitor krijgt u een overzicht per verkoper van de Sales-regels per soort gegroepeerd. Tevens ziet u een geconsolideerd resultaat van de orders en facturen per relatie (Klantentop). U kunt een overzicht vragen van alle Sales-regels in de database of van een groep geselecteerde relaties. Onder in het scherm kunt u een keuze aanklikken, “Relatie” of “Selectie”.

De Sales Monitor bestaat uit 3 elementen:

1.       Onderin het scherm kunt u een aantal instellingen aangeven:

•     van welke gebruiker(s) een overzicht moeten worden gegeven

•     of de Sales-regels van een “Soort” sales in het overzicht moet worden getoond

•     voor welke periode een overzicht van de Sales-regels moet worden weergegeven: dag, week, maand of een zelf in te stellen periode.

•     of de Sales-regels van het “Relatiebestand” of “Selectiebestand” moeten worden getoond.

2.       Rechts onder in het scherm vindt u twee knoppen:

•     “Selecteer”: alle Relaties, die gekoppeld zijn aan een Sales-regel in de Sales Monitor, worden op het selectiebestand geplaatst.

•     “MS-Excel”: Excel wordt gestart en gevuld met alle gegevens van de in het overzicht getoonde Sales-regels.

3.       Linksboven in het scherm vindt u de Sales-regels afgebeeld, in de volgende kolommen:

•     Suspects, Prospects, Orders, Facturen, Vervallen Offertes en Klantentop. Boven in iedere kolom staat het totaal aantal aan suspects, prospects e.d.

N.B.

Via de menu optie (Standaards, Beeld, Sales), kunt u instellen welke kolommen in het overzicht getoond moeten worden.

Wie ziet de salesmonitor

In iedere kolom vindt u:

In.

Initialen van de gebruiker op wiens naam de Sales-regel staat.

Relatie

De relatie waarbij de regel is aangemaakt.

Bedrag

Het bedrag van de offerte, order e.d.

Onder iedere kolom staat het totaalbedrag van de betreffende Sales-regels.

Vanuit de Sales Monitor kan een Sales-regel worden geopend door op de relatiecode (hyperlink) te klikken. De relatiekaart van deze relatie en het tabblad “Sales” worden direct geopend. Door op de knop [Terug] in de Channelbar te klikken keert u automatisch terug naar de regel in de Sales Monitor.

Link naar dit antwoord

 0