FAQ

FAQ

Waar kunt u selecties voor gebruiken?

In Selecties… kunt u Instellingen met of zonder Contactpersonen selecteren aan de hand van selectiecriteria. De selectiecriteria zijn de waarden die u hier invult. Deze waarden worden vergeleken met de inhoud van de overeenkomende velden bij uw relaties.

Voorbeeld:

U wilt alle relaties selecteren in de postcoderegio “1000 AA” t/m “1199 ZZ” met een B-Groep “LEV”.

1. U maakt een nieuwe selectie. Omdat u deze selectie kunt bewaren vult u het veld “Omschrijving” met een logische omschrijving. Bijvoorbeeld “Leveranciers regio Amsterdam”.

2. U vult bij “B-Groepen” de waarde “LEV” in en bij “Postcode huisadres” in het linkerinvoerveld “1000 AA” en in het rechterveld “1199 ZZ”.

3. U geeft Archie opdracht om te selecteren. (knop [Selecteren] linksonder)

Als Archie relaties vindt die aan de opgegeven criteria voldoen, worden deze relaties op uw persoonlijke Selectiebestand geplaatst. Uw Selectiebestand wordt net zolang bewaard totdat u een nieuwe selectie maakt. Dus ook als u Archie verlaat en op een later tijdstip weer start, staan de geselecteerde relaties nog steeds op uw Selectiebestand.

Het Selectiebestand is op alle relevante plaatsen binnen Archie beschikbaar. Zo kunt u in Lijsten…, Analyses…, Etiketten… etc… akties uitvoeren op de geselecteerde relaties.

 

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe kan ik een nieuwe pagina forceren in lijsten?

Je kunt de afdruk van je lijst overzichtelijk houden door na het laatste (sub)detail een nieuwe pagina te starten. Elk record zal dan op een eigen pagina geprint worden. Je doet dit door in de onderste (sub)detailband te dubbelklikken. Vink vervolgens ‘Forceer nieuwe pagina’ aan. Na dit punt zal nu telkens een nieuwe pagina worden aangemaakt, waarop het volgende record wordt afgedrukt.

Forceer een nieuwe pagina in lijsten

Link naar dit antwoord

 0 

Gegevens printen of pdf-bestand exporteren via standaard Lijst?

Naast de standaard Relatie lijst en de Gearchiveerde Activiteitenlijst is er ook een standaardlijst in Archie CRM voor contactpersonen. HIermee is het mogelijk om een uitgebreid overzicht van de contactpersonen te genereren aan de hand van een Selectie of Analyse.

Om bij de lijst te komen ga je via het hoofdmenu naar Ga naar en dan naar Lijsten:

Daar krijg je een overzicht van alle lijsten die in Archie CRM al aangemaakt zijn en kies je voor de standaard CONTACT lijst waar Archie Report achter staat:

Gegevens exporteren, standaard contactpersonen lijst

Je krijgt dan de onderstaande lijst te zien:

Gegevens exporteren standaard contactpersonen lijst

Vervolgens ga je naar het hoofdmenu, naar Bestand en dan naar Afdrukken. Dan kom je in het volgende dialoog terecht waar je kan kiezen of je lijst van alle relaties of van alleen een selectiebestand wil maken:

Gegevens exporteren, standaard contactpersonen lijst

Als je daar een keuze hebt gemaakt kom je in het printmenu terecht waar je kan kiezen om de lijst af te drukken of er een pdf-bestand van te maken. Heb je voor de laatste optie gekozen dan krijg je automatisch de vraag, na de verwerking, hoe je het bestand wil noemen en waar je het wil opslaan.

Gegevens exporteren, standaard contactpersonen lijst

Wij hebben hier voor afdrukvoorbeeld gekozen en daar zie je keurig alle contactpersoon gegevens staan:

Gegevens exporteren, contactpersonen lijst

 

Link naar dit antwoord

 0 

Gegevens printen of pdf-bestand exporteren via standaard relatie lijst?

In Archie CRM zitten een drietal standaard lijsten waarmee op eenvoudige wijze gegevens naar de printer gestuurd kunnen worden of naar een PDF-bestand. Dit zijn de Archie Report Lijsten: RELATIE voor uitgebreide relatiegegevens, CONTACT voor uitgebreide contactpersoon informatie en ACTLOG voor gearchiveerde afspraken. Deze lijsten kunnen gegenereerd worden aan de hand van het hele relatiebestand of via een selectiebestand.

Relatie

Met behulp van de Relatie lijst kan je uitgebreide gegevens over relaties, keurig gerangschikt, printen of exporteren naar een PDF-bestand. In deze lijst krijg je de de belangrijkste contactpersoongegevens, de doelgroepen, de universele velden, activiteiten, de historie en notities van de relatie, de campagnes, de suspects, de prospects en de klanten (orders) te zien.

Om bij de lijst te komen ga je via het hoofdmenu naar Ga Naar en vervolgens naar Lijsten. Je komt dan in het onderstaande lijstenoverzicht terecht:

Gegevens exporteren, relatielijst

Daar kies je de lijst RELATIE waar ARCHIE Report achterstaat. Dat is de Archie CRM standaardlijst voor relaties.

Gegevens exporteren, relatie lijst

Dan ga je via het hoofdmenu naar Bestand en dan naar Afdrukken. Dan krijg je het onderstaande dialoogvenster te zien waarin je een keuze kan maken tussen Relaties, Selectie en Etiketten. In ons voorbeeld kiezen we voor Relaties.

Gegevens exporteren, relatie lijst

Nadat je daar op OK geklikt hebt volgt het dialoogvenster Selectiecriteria Verkoophistorie. Hier kan je de gebruikers kiezen en een datumbereik aangeven voor de verkoophistorie. Tevens is er de optie om de Relaties zonder de juiste criteria wel of niet te onderdrukken. Als deze aangevinkt staan zullen de relaties die niet aan de criteria voldoen worden weggelaten.

Gegevens exporteren, relatie lijst

Als hier de juiste gegevens zijn ingevoerd en je drukt op OK dan kom je in de printerdialoog terecht waar je kan kiezen om de lijst af te drukken of te exporteren naar PDF.

Gegevens exporteren, relatie lijst

 

Link naar dit antwoord

 0 

Gegevens printen of pdf-bestand exporteren via standaard activiteiten lijst?

Gearchiveerde afspraken

Er zit een lijst in archie waarmee je een overzicht krijgt van de gearchiveerde afspraken. Op deze manier kan je bijvoorbeeld snel de verkoopgesprekken opvragen. Dit gaat wel op een andere manier dan met de bovenstaande standaard Archie lijsten.

In de menubalk ga je naar beheer en vervolgens naar lijsten.

Gegevens exporteren, gearchiveerde activiteiten

Daar kiezen we één van de standaard Archie Report lijsten: ACTLOG.

 

Gegevens exporteren, gearchiveerde activiteiten

Vervolgens ga je naar afdrukken en krijg je een speciale printerdialoog waarin je aan kan geven van wie je de gearchiveerde afspraken wilt zien, welke soort en de periode Tevens kan je aangeven op het op basis van datum activiteit moet worden uitgeprint of op basis van datum archivering.

Gegevens exporteren, gearchiveerde activiteiten

Nadat je op OK gedrukt hebt volgt er een printerdialoog waarin je kan kiezen of je de lijst wil afdrukken of exporteren naar een PDF-Bestand.Op onderstaand afdrukvoorbeeld zie je hoe zo’n lijst er uit komt te zien.

Gegevens exporteren, gearchiveerde activiteiten

 

Link naar dit antwoord

 0 

Zijn er voorbeelden van SQL Selecties?

Ja, we hebben hieronder een paar voorbeelden. U dient wel kennis te hebben van SQL als u hiermee aan de slag gaat.

Voorbeeld 1: 

U wilt alle afspraken en bijbehorende Instellingen in Purmerend selecteren.

SQL Tabblad Instellingen:

TBL_ORG.ORG_HOME_CITY = ‘PURMEREND’

én op SQL Tabblad Activiteiten:

UPPER(TBL_AGENDA.AGENDA_DESC) LIKE ‘%AFSPRAAK%’

Eerst worden de Instellingen in Purmerend geselecteerd. Vervolgens worden de activiteiten geselecteerd waar het woord ‘afspraak’ in de omschrijving voorkomt én die gekoppeld zijn aan één van de geselecteerde Instellingen. Hierna worden alle Instellingen die niet een geselecteerde afspraak hebben verwijderd. Wat overblijft zijn de bedrijven in Purmerend die een activiteit hebben waar het woord afspraak in voorkomt, en de afspraken zelf.

Voorbeeld 2:

U wilt alle Instellingen selecteren die de B-Groep PRO (prospects) hebben.

SQL Tabblad Instellingen:

TBL_ORG.ORG_ID IN (

SELECT TBL_GROUP.ORG_ID

FROM TBL_GROUP

WHERE GROUP_CODE = ‘PRO’)

U moet hier een subquery van maken, omdat de B-Groepen in een andere tabel liggen opgeslagen dan de Instellingen (Instellingen kunnen immers meerdere B-Groepen bevatten). U kunt niet direct invullen ‘GROUP_CODE = ‘PRO’. Selecties… kan niet het onderscheid maken dat het in een andere tabel moet zoeken.

Voorbeeld 3:

U wilt alle Instellingen selecteren die géén B-Groep PRO hebben.

SQL Tabblad Instellingen:

TBL_ORG.ORG_ID NOT IN (

SELECT TBL_GROUP.ORG_ID

FROM TBL_GROUP

WHERE GROUP_CODE = ‘PRO’)

Dit is een functionaliteit die in de originele selectie methode niet kan want u kunt daar niet invullen dat een B-Groep niet mag voorkomen.

Voorbeeld 4:

U wilt alle Instellingen selecteren waar geen enkele B-Groep is gekoppeld:

SQL Tabblad Instellingen:

ORG_ID NOT IN ( SELECT ORG_ID FROM TBL_GROUP )

Voorbeeld 5:

U wilt alle Instellingen selecteren waar géén Correspondentie, géén Historie en géén Contactpersonen aan gekoppeld zijn:

SQL Tabblad Instellingen:

ORG_ID NOT IN (  SELECT ORG_ID  FROM TBL_CORRESP ) AND

ORG_ID NOT IN (  SELECT ORG_ID  FROM TBL_LNK_ORGHIS ) AND

ORG_ID NOT IN (  SELECT ORG_ID  FROM TBL_LNK_CONORG )

N.B. Wij geven geen support op SQL.

Link naar dit antwoord

 0 

Wat kan ik doen met SQL Selecties?

Selecties is in Archie XRM/s, in vergelijking met de Codebase versie van Archie, herschreven om optimaal gebruik te kunnen maken van de mogelijkheden van de SQL database en om Archie gebruikers de mogelijkheid te geven om elke willekeurige selectie te kunnen maken, ook als deze niet mogelijk is via de oorspronkelijke selectie interface. Er is voor gekozen om het selectie scherm van XRM intact te laten en daarnaast de gebruiker de mogelijkheid te geven om zelf een SQL Query in te voeren. Per gebruiker kan in Archie Systeembeheer worden bepaald of deze SQL-selecties mag gebruiken of niet. Het is verstandig om mensen die geen verstand hebben van SQL geen autorisatie te geven voor het wijzigen/toevoegen van SQL selecties. Iedereen mag wel de SQL selecties draaien.

Als u naar Selecties… gaat, krijgt u eerst het overzicht te zien met voorgedefinieerde selectiecriteria. Deze lijst is te ordenen door in de titelbalk op een kolom te klikken. De laatste kolom heeft als titel SQL. Als hier een vinkje staat betekent dit dat de selectie met behulp van de SQL interface gemaakt is. Als hier geen vinkje staat betekent het dat de selectie met de klassieke XRM interface gemaakt is.

Als u een selectie uit de lijst selecteert gaat u van het overzicht naar de detail mode. Als het een SQL selectie betreft komt u op het SQL tabblad en als het een klassieke selectie betreft gaat u naar de klassieke interface. U kunt wisselen tussen SQL en klassieke mode, door aan de onderkant van het scherm van tabblad te wisselen. Als u de selectiecriteria in de SQL mode aanpast staat vanaf dat moment een vinkje in de laatste kolom SQL.

Links van het overzicht ziet u hoeveel gegevens er in de database aanwezig zijn en daaronder het aantal geselecteerde gegevens met de naam van de gemaakte selectie. Voordat u gaat selecteren kunt u nog kiezen of u een selectie op alle gegevens of op het Selectiebestand wilt maken. Ook kunt u kiezen of u het Selectiebestand wilt schonen. Als u dit niet wenst blijven alle gegevens van de laatste selectie bewaard en zal uw huidige selectiebestand worden aangevuld met de relaties van de nieuwe selectie. Verder kunt u kiezen of u in het overzicht alle voorgedefinieerde selecties zichtbaar moeten zijn of alleen degene toegevoegd door een bepaalde gebruiker.

Als u nieuwe selectiecriteria maakt en u wilt dat doen door zelf een SQL Query samen te stellen, voegt u eerst de selectiecriteria toe door de Code en Omschrijving toe te voegen. U slaat de gegevens op en wisselt naar de SQL-mode door onderin het scherm op de SQL-tab te klikken. Vervolgens kunt u weer op [Wijzigen] klikken.

Wat kan ik doen met SQL selecties?

Op elk tabblad kan een query worden ingetypt in de editor. Zodra u op [Wijzigen] klikt wordt het eerste vaste deel van de query zichtbaar, namelijk:

SELECT [ID_VELD] FROM [BRONTABEL(LEN)] WHERE deze tekst kunt u niet aanpassen.

De rest van de query kunt u wel vullen. Wat u opgeeft is dus de WHERE clausule van de SQL query. U kunt geen extra tabellen joinen, de query is statisch, afgezien van de WHERE clausule. Dit betekent dat als u een referentie naar een andere tabel wilt hebben, u altijd een subquery moet maken.

Aan de rechterkant van de editor is er een hulpmiddel om de queries mee te maken. Via de combobox kunt u een tabel selecteren, waaronder u dan een beschrijving en een overzicht krijgt van de velden in deze tabel, met hun type, lengte en eventueel een beschrijving. Als u een veld twee keer aanklikt, wordt [TABEL].[VELD] op de huidige positie in de editor geplakt.

N.B.

Er is een gedegen kennis nodig van zowel SQL als van de Archie database om een SQL selectie te kunnen maken. Op het maken van SQL selecties is geen support beschikbaar.

 

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe gebruik ik Analyse en Selectie?

1.       Kies vanuit het basisscherm met de knop voor of via het menu Ga naar (Analyse).

2.       Kies onder “Database” de hyperlink “Contacten”

3.       Kies het tabblad Titulatuur.

4.       Kies links in het scherm voor Analyse van het Relatiebestand en klik op de knop [Bereken], onderin het scherm. Na de berekening ziet u hoeveel Contactpersonen een bepaalde titulatuurcode hebben. U ziet ook bij hoeveel procent van alle Contactpersonen deze codes voorkomen.

5.       Kies het tabblad K-Groepen. Bereken de Analyse van het Relatiebestand met de knop [Bereken]. U ziet na de berekening in het venster hoe vaak de K-Groep “DMU” voorkomt.

6.     Ga op de regel “DMU” staan en klik onderin op de het Selectie-icoon (het filtertje). Archie vraagt dan of alleen de DMU Contacten geselecteerd moeten worden of alle Contacten uit het overzicht. Als er gevraagd wordt om “Selectiebestand schonen Ja/Nee” kiest u “Ja”. Dit Selectiebestand is een werkbestand en bevat alleen de verwijzingen naar de geselecteerde relaties. U gaat nu weer relaties selecteren dus is het waarschijnlijk wenselijk om de relaties die al op uw Selectiebestand staan eerst te verwijderen. U mag dit bestand onbeperkt schonen, er wordt geen database informatie verwijderd. Het Selectiebestand wordt binnen Archie vaak gebruikt, bijvoorbeeld voor het afdrukken van gegevens, het mailen van een groep relaties etc…

7.       Kies Filter via het icoon (dit icoon staat rechtsboven in het scherm in het iconenpalet). Kies vervolgens voor “Relatiefilter”. U komt nu in een overzichtscherm van de relaties die u in stap 6 selecteerde. Door een hyperlink aan te klikken komt u in het betreffende relatiescherm. U ziet aan de afbeelding van het trechter-icoon voor de naam van de Instelling en de betreffende Contactpersonen, dat deze op uw Selectiebestand staan. Als u nu met [+] en [-] gaat bladeren, bladert u door de door u geselecteerde relaties.

8.       Klik op [Terug] of [Esc] en daarna op [Sluiten] in het overzicht om het Filter af te breken. U staat weer in het basisscherm.

Analyse en selectie gebruiken

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe kun je een Selectiebestand bekijken of bewerken?

In Selecties…, Analyse… en via een aantal andere akties kunt u relaties op uw Selectiebestand plaatsen. Met dit bestand kunt u etiketten, lijsten, analyses etc. maken. U kunt in Relaties… via menu Ga naar (Filter), of met het icoon “Filter” uit het iconenpalet de geselecteerde relaties bekijken en bewerken. Nadat u deze aktie gekozen heeft, krijgt u een dialoogscherm in beeld, waarin u kunt aangeven welk filter u wilt zien: het Relatiefilter (uw laatst gemaakte selectie), het B-Groepfilter of het Activiteitenfilter.

Selectiebestand bekijken of bewerken

Als u kiest voor “Relatiefilter”, krijgt u de geselecteerde relaties in een dialoogscherm in beeld. Onderin het scherm ziet u ook de geselecteerde Contactpersonen van de relatie.

Selectiebestand, relatiefilter

Als er meer dan 500 Instellingen zijn geselecteerd wordt in het Relatiefilter een scherm getoond met de aantallen van de geselecteerde gegevens. Vanuit dit scherm kan direct worden gebladerd door de geselecteerden als u op de knop [Huidige selectie] klikt. Door een vinkje te plaatsen bij “Overzicht” wordt eerst het overzicht van de geselecteerde Instellingen getoond.

In het scherm ziet u de kolommen “Code”, “Instelling”, “Plaats” en “Land/Postcode”. Onderin ziet u de Contactpersonen die bij de relatie geselecteerd zijn. U kunt met de pijltjestoetsen door het Selectiebestand scrollen, of een geselecteerde relatie zoeken door (een deel van) een code in te typen. Als u met [Enter] uw keuze bevestigt, roept u de geselecteerde relatie in beeld. Met de door u gekozen relatie uit het Selectiebestand in beeld kunt u met [+] en [-] bladeren door de relaties die op uw Selectiebestand staan. Tijdens het bladeren door de geselecteerde relaties wordt de eerste geselecteerde Contactpersoon actief gemaakt.

Als u een aktie onderneemt waardoor u bij niet geselecteerde relaties terechtkomt of als u wisselt van zoekvolgorde, dan wordt gevraagd of u het Filter wilt afbreken. Als u deze vraag met “Ja” beantwoord, wordt het bladeren op geselecteerden opgeheven.

Met de knop [Terug] op de Icon Toolbar, met de [ESC]-toets of met de menu-optie Bestand (Sluiten) keert u terug naar het overzicht van het Selectiebestand.

In Beheer (Standaards, Beeld, Algemeen) kan de volgorde van het relatiefilter worden ingesteld.

Naast het hierboven beschreven bladeren door uw Selectiebestand kunt u ook in het overzicht een aantal akties ondernemen.

Link naar dit antwoord

 0