FAQ

FAQ

Hoe stel ik favorieten bij activiteiten in?

Bij  het toevoegen van een afspraak geef je aan wat voor soort afspraak het is, zoals klantenbezoek, presentatie, bel-activiteit etc. Hiervoor kun je een keuze maken uit de tabel met de soorten Activiteiten, die automatisch in beeld verschijnt als je een nieuwe activiteit inplant.

Deze tabel kunt je aanpassen door het instellen van je eigen ‘Favorieten’. Klik hiervoor op de button ‘Favorieten’ en vink de activiteit soorten aan die voor jou van toepassing zijn. Voortaan zie je in het tabeloverzicht alleen de activiteit-soorten die je hebt aangevinkt.

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe krijg ik de activiteiten in beeld op het beginscherm van Archie?

Gebruik je Activiteiten in Archie, dan koppel je deze natuurlijk aan een relatie. Als je Archie opstart kun je er voor kiezen automatisch al je activiteiten direct in beeld te hebben. Zo heb je een overzicht van wat er allemaal te doen is. Maar je kunt er ook voor kiezen alleen de Activiteiten van die dag te tonen. Of om helemaal geen Activiteiten direct te laten zien. Je regelt het in Beheer, Standaards.

Activiteiten beginscherm van Archie CRM

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe kan ik eenvoudig activiteiten en afspraken plannen?

Met de functietoets [F9] open je direct de planner vanuit vrijwel alle onderdelen van Archie. In de planner zie je direct welke interne of externe afspraken jij of je collega’s hebben. Door de initialen van collega(‘s) in te typen, krijg je een overzicht van de afspraken van de door jou gekozen collega(‘s).

Acitiviteiten en afspraken plannen

Link naar dit antwoord

 0 

Archie Activiteit maken van een Outlook mail?

As je van een email in Outlook een activiteit gaat maken, dan wordt deze automatisch gekoppeld in Archie CRM als de Outlook Activiteitenkoppeling actief is. De tekst van de email wordt meegenomen en kan in Archie CRM, met toevoeging van eventuele nieuwe tekst, gearchiveerd worden bij de betreffende relatie.

Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als er een klacht is binnengekomen waar een overleg over gepland moet worden. Kan ook zijn dat er een offerte is binnengekomen waar over vergaderd moet worden.

Hieronder wordt uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat via het icoontjes menu dat meestal, Office 2016, linksonder staat.

Archie activiteit - Outlook mail

Outlook maakt nu een activiteit van de mail.

Kies een datum als het geen tijdsafspraak moet worden vink dan het vakje “Duurt de hele dag” aan.

Koppel de activiteit aan een relatie in Archie (Hiervoor moet de Archie CRM Outlook koppeling geïnstalleerd zijn)

Archie Activiteit - Outlook mail - 2

Als je niet koppelt wordt de activiteit na de synchronisatie tussen Outlook en Archie CRM (een paar minuten later) aan je persoonlijke kaart gekoppeld.

Kies voor opslaan.

Archie Activiteit - Outlook Mail - 3

Link naar dit antwoord

 0 

Hoe kan ik in één keer meerdere activiteiten aanmaken voor een groep contactpersonen?

Als u meerdere activiteiteiten in uw planner wilt toevoegen om bijvoorbeeld een groep contactpersonen te bellen, kunt u dat op de volgende manier doen. Maak een selectie van de contacten die u aan een belafspraak wil koppelen. Kies OK

Meerdere activiteiten, groep contactpersonen

.Kies voor Opvolgen

Meerdere activiteiten, opvolgen

Kies Activiteiten en zoek de eigenaar van de planner erbij. Geef aan hoeveel afspraken er gemaakt dienen te worden. Voer de datum – aanvang- duur en soort afspraak in en kies voor OK.

Meerdere activiteiten, planner

Bij de vraag doorgaan kiest u voor JA.

Meerdere contactpersonen, doorgaan

Link naar dit antwoord

 0 

Kan ik een activiteit bevestigen via e-mail of brief?

Wanneer u een afspraak (intern of extern) maakt met een Contactpersoon bij een relatie, en er is in de activiteit een begintijd opgenomen, dan kunt u een afspraakbevestiging printen of mailen. In die afspraakbevestiging kunnen de gegevens uit de activiteit geplaatst worden. Na het toevoegen van een afspraak (intern of extern) met een begintijd wordt automatisch gevraagd of een afspraakbevestiging gemaakt moet worden. Als u die vraag bevestigend beantwoordt, volgt de vraag of de aanhef formeel of informeel moet zijn. Deze vraag wordt overgeslagen als er geen voornaam bekend is van de Contactpersoon.

Als u kiest voor het printen van een afspraakbevestiging zal Archie direct etiketten aanmaken van de aan de activiteit gekoppelde Contactpersonen en zoekt, afhankelijk van de soort afspraak (in- of extern), naar de eerste brief in het algemene brievenbestand die overeenkomt met de soort afspraak. Archie zoekt naar de brief met de code “<” bij een interne afspraak en naar de brief met de code “>” bij een externe afspraak. U komt vervolgens direct in het printstatusscherm en u kunt de brief printen. Als u een andere brief wilt versturen ter bevestiging van de afspraak, dan kunt u het afdrukscherm met [Annuleren] verlaten en met de knop [Terug] naar het voorliggende scherm om de andere brief op te zoeken. Archie onthoudt per gebruiker welke brief gekozen werd en zal bij een volgende keer per gebruiker standaard de brief kiezen, die het laatst gebruikt werd.

In de brief kunt u B-variabelen opnemen waardoor de gegevens van de activiteit in de brief afgedrukt kunnen worden.

Het is eveneens mogelijk de afspraakbevestiging direct per E-mail te verzenden. Zie daarvoor de uitleg bij .

Speciale variabelen in de brief voor afspraakbevestiging

Tijdens het intypen van de brieftekst kunt u de lijst met variabelen opvragen met [F1].

<B01>                                      Datum van de afspraak, formaat afhankelijk van de door u gekozen standaard taal in Windows, bijvoorbeeld 20/06/11, of 06/20/11.

<B02>                                      Datum van de afspraak met maandomschrijving, bijvoorbeeld 20 juni 2011.

<B03>                                      Dagnummer uit de datum van de afspraak “19”.

<B04>                                      Maand uit de datum, “juni”, of “June”.

<B05>                                      Jaar uit de datum van de afspraak “2011”.

<B06>                                      Dag uit de datum, “maandag”, of “Monday”.

<B07>                                      Tijd van de afspraak.

<B08>                                      Naam van de Archie gebruiker zoals opgegeven bij Systeembeheer…(Gebruikers) in het veld “Naam”.

<B09>                                      Aanspreekvorm (meneer, mevrouw etc.) van de Archie gebruiker. Deze aanspreekvorm haalt Archie op uit de titulatuurtabel met behulp van de titulatuurcode die in Archie Systeembeheer (Gebruikers) in het veld “Titulatuur” is opgenomen.

<B10>                                      Contactpersonen, die aan de afspraak gekoppeld zijn.

<B11>                                      Namen van de Archie gebruikers, die gekoppeld zijn aan de activiteit.

<B12>                                      Omschrijving van de afspraak.

<B13>                                      Tijdsduur van de afspraak.

Voorbeeld lay-out afspraakbevestiging

In Brieven… zijn twee brieven opgenomen met code “<” en code “>”. Deze twee brieven kunnen onder andere worden gebruikt voor de afspraakbevestiging.

U kunt naar eigen inzicht de tekst en variabelen aanpassen.

Voorbeeld afspraak extern:

Activiteit: JC vr 22/07/11 12.00 – 13.30 Lunch met directie

Briefbody afspraakbevestiging extern:

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen met <B09> <B08> op <B02> om <B07> uur. Wij bezoeken u op <R06> te <R09>.

wordt

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen met meneer Jaap Conijn op 22 juli 2011 om 13.00 uur. Wij bezoeken u op Schepenmakersdijk 11 te HOORN.

Voorbeeld afspraak intern:

Activiteit: JC vr 22/07/11 09.30 – 10.30 Bespreking offerte

Briefbody afspraakbevestiging intern

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen op <B06> <B03> <B04> a.s. om <B07> uur met <B08>. Wij zijn gevestigd in ….

wordt

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen op vrijdag 22 juli a.s. om 09.30 uur met Jaap Conijn. Wij zijn gevestigd in ….

Link naar dit antwoord

 0 

Kan ik activiteiten bij relaties vast leggen?

In de Activiteiten van Archie CRM legt u gebeurtenissen en afspraken met uw relaties vast.

Op het relatiescherm wordt automatisch de oudste, nog af te handelen Activiteit die gekoppeld is aan die relatie, getoond.

Als u de muis over de Activiteit beweegt, verschijnt een venster waarin wordt weergegeven wie de Activiteit gemaakt heeft en wanneer dat gebeurde.

Als u op de onderstreepte datum klikt wordt de Activiteit geopend en kunt u deze wijzigen.

Activiteiten vastleggen

Rechtsboven de Activiteit staat het icoon “Activiteiten” (Mapje). Als er meerdere Activiteiten aan de Relatie gekoppeld zijn kunt u deze oproepen door op dit “Mapje” te klikken.

Naast het Activiteitenoverzicht ziet u een overzicht met Contactpersonen die aan de Activiteit zijn gekoppeld.

Rechts daarvan ziet u de akties die u met de Activiteit kunt ondernemen.

Voor meer informatie over Activiteiten kunt u op de link klikken

Link naar dit antwoord

 0 

Wat kun je doen met Activiteiten?

U kunt op het lege zoekscherm in Relaties… de activiteiten oproepen via het menu Activiteiten (Activiteiten algemeen), of door op het icoon “Activiteiten” onderin het scherm te klikken.

Wat kun je doen met activiteiten

Onder het overzicht kunt u aangeven wat u wilt zien:

•     de activiteiten van één of meerdere gebruikers. U kunt de activiteiten van alle gebruikers zien door het vinkje in het vak voor “Gebruiker(s)” weg te halen.

•     alle activiteiten, activiteiten van een bepaalde soort (Bellen, Bezoeken etc…) of alleen de interne/externe activiteiten

•     de activiteiten van een bepaalde datum

•     de lopende of gearchiveerde activiteiten. Als u kiest voor het activiteitenlog wordt de archiveringsdatum in het overzicht getoond.

Activiteiten, overzichtscherm

Als u in het datumveld op het kalendericoon klikt verschijnt de kalender. In een geopende “Kalender” kan direct een dag of maand worden geselecteerd en een volgend of vorig jaar. Als er al activiteiten staan gepland op een datum wordt het dagnummer blauw gekleurd in de kalender weergegeven. De “Kalender” is ook voorzien van een “Hint”. Door de cursor op die datum te plaatsen, wordt als hint een overzicht getoond met de al geplande afspraken op die betreffende dag.

In het overzicht is de omschrijving van een activiteit een onderstreepte hyperlink. Als u één van die hyperlinks aanklikt komt u direct bij de betreffende relatiekaart en activiteit. Als u een ander veld aanklikt in het overzicht verschijnt een venster met daarin de initialen van degene die de activiteit heeft toegevoegd. Ook ziet u wanneer dat gebeurt is. Als er historie aan de activiteit is gekoppeld wordt deze ook getoond.

Onder in het overzicht kunt u via iconen:

•     een nieuwe activiteit aanmaken.

•     een activiteit wijzigen.

•     activiteiten verwijderen of archiveren.

•     het activiteitenoverzicht afdrukken.

•     een activiteit openen in het scherm “Activiteiten”

•     alle relaties selecteren waar een activiteit aan is gekoppeld die in het overzicht “Activiteiten Algemeen” staan.

•     met het activiteitenoverzicht naar MS Excel (alleen indien u geautoriseerd bent voor het Exporteren van gegevens) In het overzicht worden ook de straat en postcode van het huisadres meegenomen naar MS Excel.

•     doorschakelen naar Filter, Planner, GeoMap of Rapportage.

Wanneer in het overzicht alleen de Activiteiten van uzelf staan is het mogelijk om een aantal van hen te selecteren en in één keer te verwijderen of archiveren. Tijdens het archiveren van meerdere activiteiten tegelijkertijd, wordt geen Workflow (Campagne en Respons wegschrijven) toegepast. In de historie worden, boven de, tijdens het archiveren ingetikte tekst, alle Activiteiten getoond van die relatie die tijdens de aktie zijn gearchiveerd.

In het overzicht treft u de volgende kolommen aan:

Pijlen

Indicatie of het een interne of externe activiteit betreft.

In.

Initialen Archie gebruiker.

Dag

Dag van de activiteit.

Datum

Datum van de activiteit.

Dgn

Hier wordt aangegeven hoever de activiteit in de toekomst of in het verleden ligt.

Van

Begintijd van de activiteit.

Tot

Eindtijd van de activiteit.

Icoon

Een afbeelding die de soort activiteit weergeeft (bellen, documentatie sturen e.d.).

Omschrijving

Korte omschrijving van de activiteit.

C

Eventueel de code van de campagne (beurs, advertentie, mailing etc…), waaruit de activiteit voortkomt.

Relatie

De code en instellingsnaam waarbij de activiteit is gepland.

Plaats

De vestigingsplaats van de relatie.

Link naar dit antwoord

 0