Archie CRM & Outlook, de kracht van e-mail-CRM-integratie

E-mail is nog steeds één van de belangrijkste communicatiemiddelen met klanten. Het is daarom eigenlijk niet meer dan logisch dat je deze e-mails ook opslaat in je CRM-systeem en niet alleen in Outlook. De praktijk is echter dat veel organisaties CRM daar niet voor gebruiken. En dat is een gemiste kans. Want door een integratie tussen Archie CRM en Outlook zorg je ervoor dat alle e-mails van en aan klanten, inclusief attachments, gemakkelijk vindbaar zijn via de relatiekaart. Dat is niet alleen handig voor de accountmanager, die zo ook ziet welk contact de klant heeft gehad met de serviceafdeling. Maar ook voor een secretaresse die de telefoon aanneemt. Zij kan ook zien wat de laatste communicatie met de klant is geweest en daarop inspelen

Automatisch e-mails koppelen aan CRM-relatiekaart

De kracht van de e-mail-CRM-koppeling, in dit geval tussen Archie CRM en Outlook, ligt vooral in de schijnbare eenvoud. Een eenvoud die een krachtige tool maskeert. Door de koppeling krijg je in Outlook een optie: ‘opslaan in CRM’. Op het moment dat je die optie selecteert, gaat het systeem zoeken of het e-mailadres van de afzender al in de CRM-database staat. Zo niet, dan volgt de vraag of je deze relatie wilt aanmaken in CRM. En vindt de Outlook-CRM-integratie het e-mailadres wel in Archie, dan wordt de mail automatisch aan de relatiekaart gekoppeld. Op die manier hebben alle collega’s met klantcontact inzicht in de correspondentie met deze klant, ongeacht wie in het bedrijf het mailtje heeft gestuurd of ontvangen.

Contactpersoon toevoegen

Is de contactpersoon nog niet bekend binnen Archie CRM, dan bestaat er de mogelijkheid om vanuit Outlook een contactpersoon toe te voegen. Hiervoor hoeft de Archie CRM software niet eens open te staan. Je kan alle belangrijke contactgegevens toevoegen als titulatuur, functie, afdeling en natuurlijk de voornaam of achternaam. Tenslotte kan je ook nog een M-Groep (Mail Groep) toevoegen, waarmee je kan aangeven welke e-mailings deze persoon gaat ontvangen.

Uitgebreide zoekmogelijkheden

De e-mails die je in Archie opslaat met de Outlook-CRM-integratie, kun je eenvoudig doorzoeken. Je kunt daarbij gebruikmaken van Smart Search, waarbij je na het intypen van de beginletters van een naam snel de juiste organisatie en contactpersoon vindt. Of van Deep Search, waarbij je op trefwoord zoekt dat voorkomt in de e-mail of in de attachment. Waar Smart Search specifiek is ontworpen als je de Archie app op je mobiele telefoon gebruikt, is Deep Search een functie die je gebruikt als je achter je computer zit en bijvoorbeeld een offerte of voorstel moet maken. Je kunt zelfs tien jaar oude offertes nog terugvinden.

Helpdeskmodule

Je kunt de e-mail-CRM-koppeling ook gebruiken op de serviceafdeling. Als in Archie CRM de helpdeskmodule is geactiveerd, dan kan je eenvoudig vanuit Outlook een nieuwe melding toevoegen. Als een klant een klacht niet meldt via de officiële klachtenprocedure maar je gewoon een mailtje stuurt, dan kun je dat mailtje dus eenvoudig in de flow opnemen. Hetzelfde geldt voor vragen die klanten stellen via e-mail. Ongeacht wie die vraag ontvangt – de accountmanager of de serviceafdeling – hij komt automatisch in de workflow van de serviceafdeling terecht. Zij kunnen de vraag weer doorsturen of terugkoppelen aan de accountmanager als het logischer is dat hij of zij hiervoor contact zoekt met de klant. Zo raken er door de Outlook-Archie integratie dus nooit mailtjes met vragen of klachten zoek.