+ 31 299 - 411 800 archie@archie.nl

FAQ

Wanneer u een afspraak (intern of extern) maakt met een Contactpersoon bij een relatie, en er is in de activiteit een begintijd opgenomen, dan kunt u een afspraakbevestiging printen of mailen. In die afspraakbevestiging kunnen de gegevens uit de activiteit geplaatst worden. Na het toevoegen van een afspraak (intern of extern) met een begintijd wordt automatisch gevraagd of een afspraakbevestiging gemaakt moet worden. Als u die vraag bevestigend beantwoordt, volgt de vraag of de aanhef formeel of informeel moet zijn. Deze vraag wordt overgeslagen als er geen voornaam bekend is van de Contactpersoon.

Als u kiest voor het printen van een afspraakbevestiging zal Archie direct etiketten aanmaken van de aan de activiteit gekoppelde Contactpersonen en zoekt, afhankelijk van de soort afspraak (in- of extern), naar de eerste brief in het algemene brievenbestand die overeenkomt met de soort afspraak. Archie zoekt naar de brief met de code “<” bij een interne afspraak en naar de brief met de code “>” bij een externe afspraak. U komt vervolgens direct in het printstatusscherm en u kunt de brief printen. Als u een andere brief wilt versturen ter bevestiging van de afspraak, dan kunt u het afdrukscherm met [Annuleren] verlaten en met de knop [Terug] naar het voorliggende scherm om de andere brief op te zoeken. Archie onthoudt per gebruiker welke brief gekozen werd en zal bij een volgende keer per gebruiker standaard de brief kiezen, die het laatst gebruikt werd.

In de brief kunt u B-variabelen opnemen waardoor de gegevens van de activiteit in de brief afgedrukt kunnen worden.

Het is eveneens mogelijk de afspraakbevestiging direct per E-mail te verzenden. Zie daarvoor de uitleg bij .

Speciale variabelen in de brief voor afspraakbevestiging

Tijdens het intypen van de brieftekst kunt u de lijst met variabelen opvragen met [F1].

<B01>                                      Datum van de afspraak, formaat afhankelijk van de door u gekozen standaard taal in Windows, bijvoorbeeld 20/06/11, of 06/20/11.

<B02>                                      Datum van de afspraak met maandomschrijving, bijvoorbeeld 20 juni 2011.

<B03>                                      Dagnummer uit de datum van de afspraak “19”.

<B04>                                      Maand uit de datum, “juni”, of “June”.

<B05>                                      Jaar uit de datum van de afspraak “2011”.

<B06>                                      Dag uit de datum, “maandag”, of “Monday”.

<B07>                                      Tijd van de afspraak.

<B08>                                      Naam van de Archie gebruiker zoals opgegeven bij Systeembeheer…(Gebruikers) in het veld “Naam”.

<B09>                                      Aanspreekvorm (meneer, mevrouw etc.) van de Archie gebruiker. Deze aanspreekvorm haalt Archie op uit de titulatuurtabel met behulp van de titulatuurcode die in Archie Systeembeheer (Gebruikers) in het veld “Titulatuur” is opgenomen.

<B10>                                      Contactpersonen, die aan de afspraak gekoppeld zijn.

<B11>                                      Namen van de Archie gebruikers, die gekoppeld zijn aan de activiteit.

<B12>                                      Omschrijving van de afspraak.

<B13>                                      Tijdsduur van de afspraak.

Voorbeeld lay-out afspraakbevestiging

In Brieven… zijn twee brieven opgenomen met code “<” en code “>”. Deze twee brieven kunnen onder andere worden gebruikt voor de afspraakbevestiging.

U kunt naar eigen inzicht de tekst en variabelen aanpassen.

Voorbeeld afspraak extern:

Activiteit: JC vr 22/07/11 12.00 – 13.30 Lunch met directie

Briefbody afspraakbevestiging extern:

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen met <B09> <B08> op <B02> om <B07> uur. Wij bezoeken u op <R06> te <R09>.

wordt

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen met meneer Jaap Conijn op 22 juli 2011 om 13.00 uur. Wij bezoeken u op Schepenmakersdijk 11 te HOORN.

Voorbeeld afspraak intern:

Activiteit: JC vr 22/07/11 09.30 – 10.30 Bespreking offerte

Briefbody afspraakbevestiging intern

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen op <B06> <B03> <B04> a.s. om <B07> uur met <B08>. Wij zijn gevestigd in ….

wordt

Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen op vrijdag 22 juli a.s. om 09.30 uur met Jaap Conijn. Wij zijn gevestigd in ….

 

Link naar dit antwoord

 0 

1