Hoe maak ik een mailing met Archie (SQL + XRM)
Welke onderdelen van Archie moet ik gebruiken om een mailing te maken ?
Om met Archie een mailing te versturen moeten een aantal stappen worden doorlopen. Niet elke stap is noodzakelijk, maar voor een optimale opvolging en analyse wel aan te bevelen. Hieronder worden de diverse stappen beschreven.
Procedure voor een mailing:
1. Selecteer de bedrijven en contacten die u wilt aanschrijven. U doet dit in het onderdeel Selecties, of u selecteert vanuit een gemaakte analyse. Maak bij voorkeur gebruik van een Selectie (of Analyse) waarbij een specifieke contact wordt geselecteerd (bijvoorbeeld een Selectie op K-groep). Als u bijvoorbeeld alleen een Selectie op B-groep gebruikt, zullen alle contactpersonen bij een bepaalde Instelling worden geselecteerd.
2. Controleer de gemaakte Selectie met behulp van het Filter. (niet noodzakelijk)
3. Maak Etiketten aan van het Selectiebestand. Voor elke contactpersoon op uw selectiebestand wordt nu een Etiket gemaakt.
4. Maak een brief met de tekstverwerker van Archie. Of met MS Word als u de beschikking heeft over de module WordXRM.
5. Print de brief. Voor elk etiket op uw etikettenbestand zal een brief worden afgedrukt. 6. Sla de brieven op als Correspondentie bij de geselecteerde Instellingen. (niet noodzakelijk)
7. Zorg voor een mogelijkheid om de effectiviteit van de mailing te kunnen analyseren/verhogen. Hiervoor bestaat in het filter en op het Etiketten scherm de optie Opvolgen. Met deze functie is het mogelijk om elk geselecteerde Contact te voorzien van bijvoorbeeld een Campagnecode. Hiermee kunnen de Contacten die deze mailing ontvangen hebben later weer makkelijk worden teruggevonden. Ook kan een Activiteit worden gekoppeld, die gebruikt kan worden voor de opvolging
(niet noodzakelijk).
Procedure voor een E-mailing:
1. Selecteer de bedrijven en contacten die u wilt aanschrijven. U doet dit in het onderdeel Selecties, of u selecteert vanuit een gemaakte analyse. Maak bij voorkeur gebruik van een Selectie (of Analyse) waarbij een specifieke contact wordt geselecteerd (bijvoorbeeld een Selectie op K-groep). Als u bijvoorbeeld alleen een Selectie op B-groep gebruikt, zullen alle contactpersonen bij een bepaalde Instelling worden geselecteerd.
2. Controleer de gemaakte Selectie met behulp van het Filter. (niet noodzakelijk)
3. Maak etiketten van de personen die gemaild moeten worden.
4. Kies in Etiketten voor de actie E-mailbestand.
Nu verschijnt uw laatst aangemaakte e-mailbestand
5. Kies de actie Maken om uw etiketten op het e-mailbestand te plaatsen aangevuld met het e-mailadres.
het e-mailbestand is een dBASE bestand (een bestandsformaat dat door MS Word en nog vele andere pakketten gelezen kan worden). Dit bestand kan gebruikt worden om de e-mailing met een extern pakket te verzorgen, maar het gaat makkelijker als u het met Archie doet
6. Verlaat Etiketten en start Archie-Mail, kies vervolgens voor de actie E-mailing.
bij Versturen aan is [E-mailing] ingevuld. Het versturen van Cc is niet toegestaan.
vul het Betreft-veld en voer onder de <>-variabelen het bericht in
in het bericht zijn standaard de etiketregel-variabelen opgenomen. Als u deze laat staan wordt tijdens het verzenden de juiste informatie ingevuld op de plek van de variabelen. De variabele <13> wordt bijvoorbeeld vervangen door "Geachte heer Conijn" of "Beste Ruud".
7. Met de keuze OK wordt het bericht naar ieder e-mailadres dat op het e-mailbestand verzonden.
u kunt het bericht automatisch opslaan in de Correspondentie van de relatie
bijlagen of "attachments" worden niet in Archie opgeslagen
Zorg voor een mogelijkheid om de effectiviteit van de mailing te kunnen analyseren/verhogen. Hiervoor bestaat in het filter en op het Etiketten scherm de optie Opvolgen. Met deze functie is het mogelijk om elke geselecteerde Contact te voorzien van bijvoorbeeld een K-groep of Campagnecode. Hiermee kunnen de Contacten later weer makkelijk worden teruggevonden. Ook kan een Activiteit worden gekoppeld, die gebruikt kan worden voor de opvolging
(niet noodzakelijk).
Tips:
Gebruik de functie weloverwogen, de meeste bedrijven stellen geen prijs op teveel onnodige e-mailberichten. Laat de e-mail goed controleren, als hij eenmaal verzonden is, kunt u hem niet meer terughalen. Controleer voor het verzenden het e-mailbestand. Sla een mailing alleen in de Correspondentie op als dat echt nodig is. Een mailing kan behoorlijk veel bestandsruimte vragen.
Procedure voor een mailing:
1. Selecteer de bedrijven en contacten die u wilt aanschrijven. U doet dit in het onderdeel Selecties, of u selecteert vanuit een gemaakte analyse. Maak bij voorkeur gebruik van een Selectie (of Analyse) waarbij een specifieke contact wordt geselecteerd (bijvoorbeeld een Selectie op K-groep). Als u bijvoorbeeld alleen een Selectie op B-groep gebruikt, zullen alle contactpersonen bij een bepaalde Instelling worden geselecteerd.
2. Controleer de gemaakte Selectie met behulp van het Filter. (niet noodzakelijk)
3. Maak Etiketten aan van het Selectiebestand. Voor elke contactpersoon op uw selectiebestand wordt nu een Etiket gemaakt.
4. Maak een brief met de tekstverwerker van Archie. Of met MS Word als u de beschikking heeft over de module WordXRM.
5. Print de brief. Voor elk etiket op uw etikettenbestand zal een brief worden afgedrukt. 6. Sla de brieven op als Correspondentie bij de geselecteerde Instellingen. (niet noodzakelijk)
7. Zorg voor een mogelijkheid om de effectiviteit van de mailing te kunnen analyseren/verhogen. Hiervoor bestaat in het filter en op het Etiketten scherm de optie Opvolgen. Met deze functie is het mogelijk om elk geselecteerde Contact te voorzien van bijvoorbeeld een Campagnecode. Hiermee kunnen de Contacten die deze mailing ontvangen hebben later weer makkelijk worden teruggevonden. Ook kan een Activiteit worden gekoppeld, die gebruikt kan worden voor de opvolging
(niet noodzakelijk).
Procedure voor een E-mailing:
1. Selecteer de bedrijven en contacten die u wilt aanschrijven. U doet dit in het onderdeel Selecties, of u selecteert vanuit een gemaakte analyse. Maak bij voorkeur gebruik van een Selectie (of Analyse) waarbij een specifieke contact wordt geselecteerd (bijvoorbeeld een Selectie op K-groep). Als u bijvoorbeeld alleen een Selectie op B-groep gebruikt, zullen alle contactpersonen bij een bepaalde Instelling worden geselecteerd.
2. Controleer de gemaakte Selectie met behulp van het Filter. (niet noodzakelijk)
3. Maak etiketten van de personen die gemaild moeten worden.
4. Kies in Etiketten voor de actie E-mailbestand.
Nu verschijnt uw laatst aangemaakte e-mailbestand
5. Kies de actie Maken om uw etiketten op het e-mailbestand te plaatsen aangevuld met het e-mailadres.
het e-mailbestand is een dBASE bestand (een bestandsformaat dat door MS Word en nog vele andere pakketten gelezen kan worden). Dit bestand kan gebruikt worden om de e-mailing met een extern pakket te verzorgen, maar het gaat makkelijker als u het met Archie doet
6. Verlaat Etiketten en start Archie-Mail, kies vervolgens voor de actie E-mailing.
bij Versturen aan is [E-mailing] ingevuld. Het versturen van Cc is niet toegestaan.
vul het Betreft-veld en voer onder de <>-variabelen het bericht in
in het bericht zijn standaard de etiketregel-variabelen opgenomen. Als u deze laat staan wordt tijdens het verzenden de juiste informatie ingevuld op de plek van de variabelen. De variabele <13> wordt bijvoorbeeld vervangen door "Geachte heer Conijn" of "Beste Ruud".
7. Met de keuze OK wordt het bericht naar ieder e-mailadres dat op het e-mailbestand verzonden.
u kunt het bericht automatisch opslaan in de Correspondentie van de relatie
bijlagen of "attachments" worden niet in Archie opgeslagen
Zorg voor een mogelijkheid om de effectiviteit van de mailing te kunnen analyseren/verhogen. Hiervoor bestaat in het filter en op het Etiketten scherm de optie Opvolgen. Met deze functie is het mogelijk om elke geselecteerde Contact te voorzien van bijvoorbeeld een K-groep of Campagnecode. Hiermee kunnen de Contacten later weer makkelijk worden teruggevonden. Ook kan een Activiteit worden gekoppeld, die gebruikt kan worden voor de opvolging
(niet noodzakelijk).
Tips:
Gebruik de functie weloverwogen, de meeste bedrijven stellen geen prijs op teveel onnodige e-mailberichten. Laat de e-mail goed controleren, als hij eenmaal verzonden is, kunt u hem niet meer terughalen. Controleer voor het verzenden het e-mailbestand. Sla een mailing alleen in de Correspondentie op als dat echt nodig is. Een mailing kan behoorlijk veel bestandsruimte vragen.